2016 10 05 • Redaktionen

Är ni produktiva på riktigt eller bara upptagna?

Vi arbetar mer och mer och hårdare och hårdare – men hur mycket får vi ut av det? Produktivitetens utveckling i västvärlden saktar in trots alla effektiviseringar, verktyg och appar som ska göra oss mer produktiva. Varför? Faller din organisation i fällan av att jobba mer men få ut mindre?

Googla “produktivitet” + “app” eller “tips” och träffarna bli otaliga. Tänk på all teknik du och kollegorna har till ert förfogande i dag som gör många uppgifter enklare. Tänk på all kunskap vi kollektivt byggt upp och gjort tillgänglig.

Vi borde vara extremt produktiva. Men det är vi inte. Arbetskraftens produktivitet i världens mest utvecklade länder visar istället en vikande trend. Trenden matchas av den magkänsla som drabbar alltför många, alltför ofta, på jobbet: “Vart tar all tid vägen? Jag får inget gjort!”

Hur blev det såhär? 

Ganska mycket pekar mot att vårt sätt att organisera oss och arbeta i dag inte bara är mindre produktivt än vi tror utan rent kontraproduktivt. 

Citat Yves Morieux produktivitet

Oavsett hur vi mäter, faller produktiviteten

Ett vanligt mått på produktivitet är, något förenklat, att ställa antalet arbetade timmar i ett land gentemot BNP och därigenom se hur effektivt arbetstimmarna används. Internationella ekonomiska organisationen OECD definierar produktivitet såhär: 

“BNP per arbetad timme är ett mått på arbetsproduktivitet. Det mäter hur effektivt arbetsinsatser kombineras med andra produktionsfaktorer och används i produktionsprocessen. Arbetsinsatsen definieras som det totala antalet timmar som arbetats av alla personer engagerade i produktion.” 

Forskare och analytiker tycks oavsett rätt eniga om att hur vi än mäter, har produktivitetens tillväxt fallit betänkligt. Nyligen rapporterade amerikanska arbetsdepartementet att produktiviteten i USA rent av minskade det andra kvartalet 2016 vilket sätter i USA i den längsta sträckan av fallande produktivitet sedan 70-talet. 

Yves Morieux, organisationsspecialist hos Boston Consulting Group (BCG), överblickar i ett TED-föredrag hur produktivitetens tillväxt minskat historiskt: 

  • På 50-talet växte produktiviteten i Europas 15 största ekonomier med ungefär 5 % per år.
  • Under 70- till tidiga 80-talet växte den med omkring 3 % per år.
  • Från mitten av 90-talet till i dag har den växt med mindre än 1 % om året.

I andra stora, välutvecklade ekonomier, t.ex. Japan och nämnda USA, syns samma trend: fallande tillväxt av produktivitet.

yves-morieux-produktivitet

Yves Morieux, Boston Consulting Group

Utan ökande produktivitet, ingen utveckling

Vad blir följderna när produktiviteten knappt ökar? Se till din egen organisation. När produktiviteten inte ökar, jobbar fler och fler men med att trampa vatten. Det kanske går fortsatt bra, men det går inte bättre – ingen eller mycket liten framåtrörelse sker och organisationens tillväxt hämmas. 

Översatt till hela nationer och sen till världen, får vi samma effekt. Washington Journal konstaterar: 

“Takten av produktivitetstillväxt är en kritisk ingrediens för att fastslå takten av tillväxt för arbetarlöner, priser och ekonomin som helhet. De robusta effektivitetsframstegen under sena 90-talet och tidiga 2000-talet, när amerikanska företag drog nytta av nya framsteg inom informationsteknologi, har mattats och produktivitetstillväxten har fallit dramatiskt under det senaste decenniet.” 

BCG:s Yves Morieux sätter det hela i ett ännu större perspektiv: 

“Med en produktivitetstillväxt på 3 % förbättras levnadsstandarden [i samhället] med det dubbla från en generation till nästa. Med 1 % i produktivitetstillväxt tar det tre generationer.”

ineffektivt-arbete-produktivitet

Rapporter och möten tar allt mer av vår arbetstid.

Varför ökar inte produktiviteten mer?

Nyckelfrågan är såklart varför det ser ut på det här viset. Svaret kan vara så allvarligt som att vi i våra organisationer är helt fel ute i hur vi organiserar oss. Flera studier och deras upphovsmakare är inne på det spåret.

I sin rapport Productivity at the office – challenges 2015 (oktober 2015) skriver Jabra, amerikansk utvecklare av kommunikationsteknologi, om den paradox många av oss i dag arbetar mitt i. “Affärsverksamheter investerar i verktyg för att skickliga professionella kontorsarbetare effektivt ska kunna samarbeta och koncentrera sig,” skriver de. “Men, anställda fortsätter att handskas med uppemot 17 olika distraktioner under arbetsdagen, de går på icke-produktiva möten, och kämpar med att använda teknologi som ursprungligen var menad att förbättra produktiviteten.” 

Vi gissar att flera läsare just nu nickar och känner igen sig i den här paradoxen: Det som designats för att göra oss produktiva och effektiva, har motsatt effekt. Några av Jabras siffror:

  • 36 % av kontorsarbetare tycker att möten minskar produktiviteten.
  • 46 % tycker att ljudnivåer är det mest distraherande problemet på kontoret.
  • 28 % störs av för många mejl (fast 78 % skickar hellre ett mejl än ringer ett samtal för att lösa ett problem).

För många regler och processer hämmar produktiviteten

Tidigare nämnde organisationsspecialisten Yves Morieux har skrivit böcker om produktivitet på arbetsplatsen och bedriver något av ett korståg mot de enligt honom galna prioriteringar organisationer i dag gör. Hans och BCG:s efterforskningar visar hur dagens stora organisationer arbetar efter tre snudd på heliga principer:

  • Tydlighet (var exakt börjar och slutar uppgifter?)
  • Mätningar (hur kan vi mäta och följa upp allt organisationen gör?)
  • Ansvar (vem har ansvar för vad, ska vi kanske ha en ansvarig för att fördela ansvar?)

Enligt Morieux gör dessa prioriteringar att människors energi används till helt fel saker. Istället för att vi dirigerar vår energi mot problemen och deras lösningar, förbrukas för mycket energi i formandet av organisationer och processer som är tydliga och mätbara. 

“När man tänker efter, så spenderar vi mer uppmärksamhet på att veta vem vi ska skylla på om vi misslyckas än på att skapa förutsättningarna för att lyckas,” säger Morieux i sitt TED-föredrag. 

Logiken är tydlig: Det en organisation mäter och följer upp, strävar varje anställd efter att uppnå. Om mätpunkten är t.ex. hur många telefonsamtal en anställd hinner ta på en dag, kommer energin i första hand fokuseras mot att ta många samtal – inte mot att få bästa möjliga resultat i varje enskilt samtal.

Citat Yves Morieux produktivitet-big

Vi bemöter en mer komplex värld med superkomplexa organisationer

Hur hamnade vi i tydlighets-, ansvars- och mäthärvan? Krävde vi inte sådana saker tidigare, när produktiviteten fortfarande ökade stabilt? Jovisst, men inte i samma skenande utsträckning. BCG har intressant data där de visar att organisationernas komplexitet vuxit betydligt snabbare än omvärldens komplexitet.

Med sitt ‘Complexity index’ visar de att mellan år 1955 och 2010 ökade de olika typerna av krav organisationer har på sig (t.ex. miljökrav och kvalitetsstandarder) med en faktor på 6. Under samma period ökade deras ‘Complicatedness index’, som visar hur komplicerade organisationer är, med en faktor på 35. En mer komplex värld har alltså bemötts med extremt mycket mer komplicerade organisationer.

Morieux sammanfattar situationen lite raljant men träffande: 

“Folk spenderar sin tid i möten och skriver rapporter som de måste göra om, revidera och göra om igen. Baserat på vår forskning, spenderar arbetare mellan 40 och 80 % av sin tid på att slösa bort sin tid. De jobbar hårdare och hårdare, längre och längre, på aktiviteter som adderar mindre värde.”

Vilka är alla dessa saker vi tillför som gör organisationer så komplexa? Antagligen finns de i din arbetsvardag: mellanchefer, mätpunkter, koordinatorer, KPI, rapporter, beräkningar. Och när produktiviteten sedan faller, då lägger vi på ännu fler system för att få ett tydligt och mätbart svar på vem eller vilka som är ansvariga och vad vi kan göra åt det. Kanske skriver vi en åtgärdsplan när vi ändå är igång … 

Vi gör fler och fler saker, men de adderar för för lite värde till det övergripande mål verksamheten har. 

Välmående och bra arbetsmiljö nycklar till produktivitet

Produktiviteten för organisationen är en sak, men låt oss avslutningsvis kliva ned på individnivå. Här kan vi koppla samman produktivitet och välmående. De flesta av oss har nog känt frustrationen av att få för lite gjort på jobbet. Åtta timmar har passerat och att göra-listan har inte krympt märkbart. Vi vill se och känna resultat, då mår vi lite bättre när vi styr skutan hemåt för dagen. 

produktivitet-arbetsmiljo

Den som mår bra på jobbet jobbar bättre.

När vi slösar bort vår tid mår vi inte särskilt bra heller. Kopplingen mellan ohälsa och låg produktivitet finns där. En omfattande studie från Nordiska ministerrådet (gjord 2014) visade på en tydlig koppling mellan förbättrad arbetsmiljö och förbättrad produktivitet. “Glada, hälsosamma arbetare är, kort sagt, mer produktiva än de som inte är så glada och inte så hälsosamma,” sammanfattar rapporten enkelt, med tillägget att resultaten är robusta över tid och mellan olika länder.

På området välmående på jobbet finns en del att göra. I fjol publicerade forskningsrådet Forte, på uppdrag av regeringen, en vetenskaplig översikt över sambanden mellan arbetsförhållanden, psykisk ohälsa och sjukskrivning. Resultaten var alarmerande: Antalet sjukfall med psykiatriska diagnoser, där akut stressreaktion var den vanligaste, ökade med hela 48 % mellan 2012 och 2014. Därmed motsvarar nu psykiatriska diagnoser 40 % av alla sjukfall. 

Betänk Morieux konstaterande igen: “Arbetare spenderar mellan 40 och 80 % av sin tid på att slösa bort sin tid. Men de jobbar hårdare och hårdare, längre och längre, på aktiviteter som adderar mindre värde …” 

Vad går er tid till?

Produktivitet, arbetsmiljö, tidsåtgång … Här finns en stor utmaning. Som du kanske märkt mellan raderna är det också en utmaning som ligger nära AM Systems hjärta. Vi blir, som så många andra, frustrerade av att se organisationer med anställda som upplever att tiden går till spillo. Där en process tar två dagar när den skulle kunna ta två timmar (som en av våra kunder pratade om på ämnet digitala arbetsprocesser).

Så vi måste alla fråga oss: Hur spenderar vi vår tid i organisationen? Har vi blivit medryckta i det moderna, komplexa sättet att jobba, som fjättrar produktiviteten snararare än låter den löpa fritt? Har vi lagt på lager av icke-värdeskapande arbete som ingen egentligen ifrågasätter? Kan vi kanske med t.ex. automatiserande teknik och smarta tjänster frigöra tid till att göra sådant som verkligen skapar värde? Vi fortsätter att gräva i dessa frågor på vårt Magasin, för svaren är inte alldeles enkla heller.

Du kan läsa mer om de konkreta delarna, om riktlinjer att arbeta efter, i vår artikel ”6 riktlinjer för en modern, produktiv arbetsplats” som bygger vidare på den artikel du just läst.

Vill du gå på djupet med två företag som lyckats frigöra en massa tid och bli mer effektiva får du i vår e-bok “Att digitalisera affärsprocesser” lära känna Lerøy och Railcare. Hämta hem den nedan (gratis såklart).


Våra senaste artiklar

systemtankande-processkarta-flode-feature

Förändra systemet, förändra världen – systemtänkande istället för processkarta

produktivitet-organisation-riktlinjer-feature

6 riktlinjer för en modern, produktiv arbetsplats

livsmedelssakerhet-kvalitet-picadeli

Livsmedelssäkerhet med IT och kultur – möt Picadelis food & quality-ansvarige

It-säkerhet 5 snabba tips

5 saker ni kan göra i eftermiddag för att förbättra er it-säkerhet