8D-rapport: Definiera, analysera och lös problem effektivt

8D, eller Eight Disciplines, är en systematisk metod för problemlösning som från början kommer från Ford. Genom att följa metoden effektiviserar ni problemlösningen och kan skapa rapporter som tydligt visar vad som gått fel, varför och hur ni löser det, både kortsiktigt och långsiktigt. Rapporteringen gör ni enklast digitalt med hjälp av vårt program Ärende: skapa anpassade mallar, fyll i och skicka vidare till rätt personer utan krångel och mellanhänder.

Prova AM System kostnadsfritt

Så fungerar 8D-metoden

Genom att använda principerna i 8D-metoden blir det lättare att kunna identifiera och lösa problem, och att förhindra att samma problem återkommer flera gånger. Som namnet antyder har 8D-principerna en gång varit åtta, men de har kompletterats i efterhand med steg 0, planeringsfasen. Följande 9 discipliner utgör idag 8D-metoden:

D0: Planera lösningar och identifiera förutsättningar.

D1: Etablera ett team med personer som har rätt kompetens

D2: Definiera problemet – vem, vad, var, när, varför, hur och hur många?

D3: Hitta och implementera tillfälliga lösningar som gör att kunder inte drabbas av
problemet.

D4: Identifiera och verifiera grundorsaker till att problemet har uppstått, till exempel med hjälp av 5 x varför-analys eller fiskbensdiagram (för definitioner, se vår kvalitetsordlista)

D5: Gör kvantitativa undersökningar för att kontrollera vilka permanenta lösningar som faktiskt skulle lösa problemet för kunden.

D6: Definiera och implementera den lösning som fungerar bäst.

D7: Vidta förebyggande åtgärder så att problemet inte kan uppstå igen. Gör förändringarna som behövs i till exempel rutiner, processer eller ledningssätt.

D8: Gratulera teamet och tacka dem för en bra insats, gärna formellt i samband med till exempel ett möte.

Det finns många fördelar med att effektivisera problemlösningen på det här sättet. Du och dina kollegor vet hur ni ska hantera problemen när de väl uppstår, det är lätt att hitta grundorsakerna till att något går snett och ni säkerställer en hög kvalitet på alla produkter och processer. Dessutom får ni nöjdare kunder eftersom de slipper hamna i kläm när något oförutsett händer. Några andra konkreta effekter av att hantera avvikelser med 8D-metoden är till exempel att ni:

  • Kan minska antalet reklamationer
  • Kan minska kostnader som uppstår vid avvikelser
  • Får bättre kunskap om en produkt eller process
  • Slipper göra om arbetet snart igen.

Digitala 8D-rapporter underlättar arbetet

Eftersom det andra steget i 8D-metoden är att sammanställa ett team av anställda som tillsammans ska försöka lösa problemet är det en fördel om de alla kan få tillgång till rapporten. Det är förstås möjligt att skriva rapporten för hand och lämna den till nästa person i turordningen genom hela processen, men det tar onödigt lång tid.

Genom att skapa era 8D-rapporter digitalt kan alla som behöver ta del av den oavsett var de befinner sig, och dessutom kan flera personer arbeta med rapporten samtidigt. Skriv ut rapporten när den är klar om det behövs, eller ha den sparad digitalt med hjälp av till exempel en molntjänst. Med en digital mall slipper ni också onödiga problem som att det är svårt att justera mallen för varje ny avvikelse – digtala mallar kan du ändra hur och när du vill.

Gör 8D-rapport från mall i Ärende

Molntjänsten AM System inkluderar programmet Ärende, som du använder för enkla och effektiva 8D-rapporteringar. I programmet skapar du ett nytt ärende genom att använda vår färdiga mall för 8D-rapportering, och om det behövs kan du ändra i mallen genom att till exempel lägga till fler fält eller byta namn på fälten. Mallen innehåller alla de steg som inkluderas i 8D-metoden och du kan dela mallen med andra användare som också ska ta del av den. I rapporten fyller du till exempel i artikelnummer på produkten, vilken fabrik den kommer från och vilken produktfamilj som den tillhör.

När du fyller i en 8D-rapport i Ärende kan du välja att tilldela olika personer olika uppgifter som de ska hantera. Vem är ansvarig för uppföljningen? Vem är ansvarig för den kortsiktiga lösningen? Dessa personer får en avisering i programmet och på mejl om att du har gett dem uppdrag kopplat till rapporten och kan själva se vad de behöver göra. För att inte processen ska bli mer långdragen än nödvändigt kan du också bestämma tidpunkter för när ärendet ska vara påbörjat, avslutat och uppföljt.

Prova AM System kostnadsfritt