Ändringshantering blir lättare med AM System

För att kunna få en samlad överblick över ändringshanteringen underlättar det att sköta hela ändringsprocessen digitalt, utan onödiga papper. Med hjälp av AM Systems molnbaserade program Ärende har du tillgång till ändringsordern i mobilen och kan därför arbeta med den var du än är. Du kan skicka ärenden vidare till andra medarbetare, bestämma hur lång tid en uppgift i ärendet får ta och känna dig trygg med att ändringshanteringen håller en hög kvalitet hela vägen.

Oavsett vilken typ av förändring som en ändringsorder gäller kan det kännas krångligt att genomföra förändringen, särskilt om den innebär mycket nya rutiner och processer. Men det behöver inte vara så! Ett viktigt steg i att förenkla ändringshanteringen är att se till att du har full kontroll över hela processen, vilket blir betydligt enklare om den är digitaliserad. Då kan du hantera den från början till slut utan att behöva samla på dig fysiska papper, filer och dokument från olika håll och se till att de kommer fram till rätt personer. Med ett digitalt program för att hantera ändringsordrar har du istället allt på ett och samma ställe, tryggt och säkert förvarat i molnet. Dessutom är det enkelt att skicka ändringsordern vidare när det är dags, utan att riskera onödiga missöden som borttappade papper.

Ändringsorder – digitalisera den med AM System

AM System är en helt molnbaserad tjänst där du kan digitalisera ändringsordrar oavsett vad de berör. Eftersom tjänsten fungerar lika bra på mobiltelefon som surfplatta och dator kan du påbörja ett ärende på en plats, och fortsätta på en annan – kanske börjar du på datorn på kontoret men behöver gå och kontrollera något på en annan avdelning? Då kan du enkelt fortsätta ändringshanteringen i din egen mobiltelefon när du är där.

Ändringshantering

Skicka ändringsförfrågan i Ärende

I AM Systems program Ärende kan du registrera hela ändringsprocessen i ett tydligt flöde. Det ger dig en överblick över vad som ska göras eller redan har gjorts, och dessutom av vem. Du kan själv anpassa vem som ska få tillgång till en särskild ändringsorder, och skicka den till andra medarbetare om du vill att de ska delta i förändringsarbetet. Kanske behöver du skicka ändringsordern till en avdelningschef för att denne ska berätta om förändringarna för de andra på avdelningen? Då får avdelningschefen en avisering om händelsen, och kan sedan rapportera tillbaka direkt i programmet när alla är informerade.

Med hjälp av sådana här aviseringar kan du vara säker på att ändringshanteringen håller en hög kvalitet, eftersom programmet ser till att du inte missar något viktigt. Aviseringarna får du både på mejl och i programmet, som en extra säkerhetsåtgärd.

Ändringshantering

Använd mallar för ändringsorder och skapa tidsplan

I programmet använder du antingen en av de färdiga mallarna som ingår, eller skapar ett helt eget flöde. Att göra mallar är enkelt – du drar och släpper olika fält för text, listor och bilder och anpassar dem efter behov. Om en ändringsorder skulle förändras över tid är det enkelt att komplettera eller ändra formuläret så att det motsvarar den nya processen – med andra ord slipper du börja om från början med att bygga upp ditt flöde.

Ändringshantering

I Ärende kan du också skapa tidsplaner som är lätta att hålla sig till. För varje uppgift kan du sätta upp tidsramar för när just den delen av ändringen ska vara påbörjad och avslutad. Oavsett om det är du eller någon annan som ansvarar för de olika delarna blir det tydligt att det är en uppgift som ska prioriteras, och chansen ökar att ändringsordern blir klar i utsatt tid. Med hjälp av triggerfunktionen kan Ärende skicka ut påminnelser till exempel en dag innan en uppgift ska vara klar.

Ändringshantering

Samla ändringsordrar i arkivet

När du sköter ändringshanteringen i AM System och Ärende kan du arkivera formulär som inte längre är aktuella, och alla uppgifter som ingår i formuläret arkiveras då samtidigt. Det ger dig möjligheten att sortera bort sådana formulär som inte längre är aktuella, samtidigt som du vet att de finns kvar i molnet så att du kan se dem när du vill. Kanske behöver du kunna sammanställa statistik från gamla ärenden? Det gör du smidigt i Ärende och exporterar sedan datan från programmet, om du vill.