Avtalshantering i AM System

Att hålla koll på sin organisations olika avtal kan verka som en rörig historia. Ofta finns avtal med exempelvis leverantörer, partner och kunder som alla behöver vara giltiga och uppdaterade. Dessutom är det förstås nödvändigt att veta exakt vad som står i avtalen så att ni kan efterleva dem och ställa krav på den som ni har avtal med. Med AM System digitaliserar ni enkelt alla avtal, registrerar rätt information till rätt avtal och kan få påminnelser när ett avtal är på väg att gå ut.

Prova AM System kostnadsfritt

Avtalshantering online med molntjänster

Fördelarna med att hantera avtal digitalt är många, särskilt om du väljer ett bra program som går att anpassa efter förutsättningarna i din organisation. Digital avtalshantering betyder färre papper som riskerar att komma bort, möjligheten att snabbt söka efter det avtal du vill läsa och möjligheten att få påminnelser när ett avtal behöver uppdateras. När du ändrar i ett digitalt avtal ser den andra parten det direkt, vilket betyder att du inte behöver skicka en ny papperskopia för varje liten ändring i ett avtal.

Med en molnbaserad tjänst för avtalshantering kan du alltid komma åt avtalen, oavsett var du befinner dig. Både du och dina kollegor kan arbeta från fler ställen utan att behöva oroa er för saker som att inte ha alla papper med er.

Ärende: Program för säker avtalshantering

AM System är en molntjänst som hjälper dig och dina kollegor att sköta all avtalshantering digitalt. I programmet Ärende kan du skapa ett avtal från grunden eller välja från vårt bibliotek av förproducerade mallar. Lägg till eller ta bort information som du själv vill och skicka avtalet till de användare som behöver ta del av det. Ärende sparar alla dina viktiga avtal och du kan arkivera dem som inte längre är aktuella. På så sätt har du alltid tillgång även till gamla avtal om det skulle behövas.

När du skapar ett avtal kan du aktivera aviseringar och välja vem i organisationen som ska få dem. När avtalet behöver uppdateras får rätt personer både en avisering i programmet och ett mejl med informationen för att ni inte ska riskera att missa uppdateringen. Arbetet blir lättare att komma ihåg att utföra i stunden, och dessutom leder avtalshanteringen till säkrare arbete i längden eftersom ni aldrig kommer att ha några avtal som inte är giltiga.

Har ni en kund som inte använder AM System kan du eller en administratör enkelt skapa en användare åt dem, så att de kan logga in och se era gemensamma ärenden. Du väljer själv vem som ska ha rättigheter att se ett ärende och behöver alltså inte oroa dig för att några papper ska hamna i orätta händer.

Digitala avtal hjälper er att veta vad som gäller

Det finns förstås många olika typer av avtal, men ofta handlar det om att en part har upprättat avtalet medan den andra parten bara behöver godkänna det. Så fungerar till exempel användarvillkor och sekretessavtal.

Andra typer av avtal inkluderar till exempel:

  • Personalavtal
  • Löneavtal
  • Kundavtal

Gemensamt för alla avtal är att de måste finnas tillgängliga för dem som de berör för att kunna användas som det är tänkt. De ska inte sitta i en pärm i det dammigaste hörnet av kontoret och aldrig bli lästa. Förutom risken att ett avtal går ut utan att någon märker det kan det också hända att ni till slut inte vet vilka avtal ni har med vem eller vad som faktiskt gäller.
Med digitala avtal blir det lätt att kontrollera vad som egentligen står i avtalet med en leverantör om ni skulle ha svårt att komma överens, och det går snabbt att uppdatera ett avtal som hunnit bli utdaterat sedan det användes sist. Med digitala, lättillgängliga avtal vet ni alltid vad som gäller.

Avtalshantering

Prova AM System kostnadsfritt