Inköpssystem hjälper dig att beställa enklare

Håll koll på när lagret börjar ta slut, lägg beställningar i rätt tid och använd statistik för att förhandla er till bättre villkor. AM Systems molnbaserade program Underhåll är inte bara en hjälp för att sköta underhållet prickfritt, utan kan också fungera som inköpssystem. Systemet varnar automatiskt när lagret sinar och statistikfunktionen hjälper dig att beställa rätt mängd (och ger dig underlag för att förhandla).

Prova AM System gratis

Den där specifika packningen, den där speciella smörjoljan eller det där livsviktiga filtret. Att stå utan material är nästan det värsta som kan hända. Maskiner står still, produktionen står still. Inte är det speciellt kul att sitta på ett jättelager “för säkerhets skull” heller. Det tar plats, och skulle maskinen haverera innan alla specialfilter har gått åt blir lagret helt plötsligt en helt onödig kostnad.

Ett inköpssystem med lagersaldo hjälper er att beställa rätt mängd, i rätt tid. AM Systems program Underhåll säger till när antalet artiklar i lager går under en kritisk gräns, och statistiken du kan hämta från historiken hjälper dig att avgöra hur stor volym du ska beställa.

Inköpssystem + underhåll = sant

Allra bäst nytta av Underhåll får du om du använder det både som underhållssystem och inköpssystem. För varje utfört underhåll uppdateras då lagersaldot som inköpssystemet bygger på automatiskt. Underhållsteknikerna behöver bara fylla i vilket material de har använt när de återrapporterar sitt arbete, så sköter resten sig självt. Mycket smidigare än att ha två separata system för underhåll och inköp, mycket mer kontrollerat än att sköta inköp analogt. Du tar snabbt reda på vad som finns i lager, utan att behöva gå iväg och hitta rätt hylla i förrådet.

Om fler än en person hanterar lager och inköp underlättar ett digitalt inköpssystem för dem att synka sitt arbete. Informationen lagras i molnet, lättåtkomlig för alla som behöver den, och uppdateras omedelbart, överallt.

Inköpssystemet bygger på ditt artikelregister

När du ska komma igång med Underhåll som inköpssystem börjar du med att göra ett leverantörsregister och föra in alla artiklar ni har i en artikeldatabas. För varje artikel kan du sedan ange till exempel

  • beskrivning, serienummer, bild, eventuell dokumentation och annan grunddata om artikeln
  • vilka leverantörer ni beställer artikeln från
  • pris hos olika leverantörer
  • aktuellt lagersaldo
  • lagersaldo-gräns för när Underhåll ska varna om att det är dags att beställa
  • var ni förvarar artikeln.
  • ansvarig inköpare

Digitalt Inköpssystem

För att systemet automatiskt ska indikera när det är dags att göra en beställning måste beställningspunkt och ansvarig inköpare vara angivet på förrådsartikeln. Så snart saldot understiger beställningspunkten så visas artikeln i listan ”Förrådsartiklar som det är dags att beställa” hos den ansvarige inköparen som man angett på artikeln.

Vi rekommenderar att du också kopplar varje artikel till objektet det hör ihop med – du kan till exempel ange vilka byggnader som målas med en viss färg, vilka maskiner som ett visst filter passar till eller vilka fordon som ska ha en viss motorolja. Det gör det enkelt för den som ska utföra underhållet att få med sig rätt material från lagret, även om det är första veckan på jobbet.

En god idé är också att ange min/maxantal för varje förrådsartikel så att lagret inte växer sig för stort, och så att ansvarig inköpare vet vilka volymer som är mest kostnadseffektiva att göra beställningar mot och så att antalet artiklar motsvarar det minimala antalet artiklar som krävs för ett underhåll.

Sköt hela inköpsprocessen digitalt

Programmet har varnat dig för låga nivåer i lagret, du har skickat beställningen till leverantören som ger dig bäst pris. Och sedan då? Om du vill kan du sköta hela inköpsprocessen i Underhåll. När varorna kommer bekräftar den som tar emot dem att de har kommit och uppdaterar lagersaldot. När fakturan kommer kan den bifogas direkt i Underhåll.

Digitalt Inköpssystem

Statistik hjälper dig förhandla

Självklart finns det en statistik-funktion i Underhåll. När du har använt programmet ett tag har du samlat på dig ett bra underlag om ert köpbeteende. Du kan sortera inköpen utifrån leverantör, projekt, avdelning, datum, pris eller någon annan kategori som är relevant för er, sedan är det bara att analysera och dra slutsatser.

Jämför inköpen i ett visst projekt med rapporter om vilket material som har gått åt – har ni tendenser att beställa för mycket?

Undersök hur stora ordrar ni lägger hos olika leverantörer – kanske kan ni förhandla er till mängdrabatt med er statistik som stöd?

Kolla om ni beställer samma artikel från olika leverantörer – kan ni börja beställa från en och samma i stället och förhandla er till ett bättre pris?

Finns det några artiklar ni beställer så ofta att ni borde beställa större volymer åt gången? Går det åt orimligt mycket pengar för att underhålla en viss maskintyp, så att det kanske är bättre att byta ut den helt? Beställer ni för mycket av en säsongsbunden artikel (t.ex. sand på vintern) så att den tar plats i lagret under halva året?

Ditt digitala inköpssystem ger dig underlaget för att ta smarta beslut.

Digitalt Inköpssystem

Prova AM System gratis