Processer blir lättare att dokumentera med AM System

Processer kommer i många olika former, men gemensamt för dem alla är att de ska hjälpa dig att kontrollera att verksamheten fungerar och gör det som den ska. Genom att skapa, spara och organisera processer i AM Systems molnbaserade program Ärende och Dokument har du allt samlat på samma plats på ett överskådligt sätt – oavsett om det är kärnprocesser, stödprocesser eller leverantörs- och samarbetsprocesser.

Prova AM System kostnadsfritt

Att ha tydligt formulerade och dokumenterade processer har många fördelar. Du får en överblick över hur alla processer ser ut en och en, och dessutom kan du lättare förstå hur en process påverkar en annan om de finns ordentligt dokumenterade. Vad varje process innehåller varierar förstås från organisation till organisation, men gemensamt för de allra flesta är att det finns två huvudkategorier av processer:

  • kärnprocesser, som utgår från kundens behov och har som mål att producera en vara eller tjänst, och
  • stödprocesser, som gör det möjligt att genomföra kärnprocesser.

Dessutom finns det ofta någon typ av leverantörs- och samarbetsprocesser, som berör produkter och tjänster som produceras för organisationens räkning av någon annan.

Dokumentera dina processer digitalt med AM System

Genom att samla dina processer i en digital tjänst har du alltid enkel tillgång till dem, oavsett om du befinner dig på ett kontor eller sitter på ett möte hos en leverantör. En digitalt dokumenterad process innebär dessutom mindre pappersarbete, och att du snabbt kan dela med dig av informationen till rätt personer utan att behöva skicka flera mejl eller få tag på någon via telefon. AM Systems molnbaserade tjänster Ärende och Dokument hjälper dig att skapa, registrera och arkivera processer, från första till sista steget.Stödprocesser

Processkartläggning i Ärende och Dokument

I AM Systems molntjänster Ärende och Dokument kan du ta hjälp av en funktion som vi kallar Processkartan. Här kan du rita upp alla era affärsprocesser i översiktliga kartor som demonstrerar precis hur till exempel försäljningsprocessen går till (som på bilden här ovanför). Eftersom lagringsutrymmet är obegränsat spelar det ingen roll om din organisation har många olika processer – med AM System kan du ha allihop på samma ställe. 

Från processkartan skapar du sedan länkar till viktiga dokument, underliggande processer eller ärendeflöden. Kanske behöver du länka till en särskild policy som finns dokumenterad i Dokument, kanske vill du att ett enkelt knapptryck ska leda till er färdiga offertmall. Du anpassar processkartan och dess länkar till era egna behov så att den hjälper er precis där det behövs.

I programmet Ärende skapar du flöden för alla typer av ärenden som ni behöver utföra. Ett exempel på ett ärende som du kan hantera med AM System är avvikelser. Använd vår färdiga mall för avvikelsehantering programmet, eller bygg upp din egen som passar specifikt för din organisation. Du drar och släpper olika fält som behöver vara med och kan själv välja till exempel vilken information som ska vara obligatorisk att fylla i. När en avvikelse sedan inträffar är det enkelt för dig eller en kollega att använda mallen, fylla i de aktuella fälten och skicka ärendet vidare till nästa person. Ett brådskande ärende kan du sätta upp en kortare ledtid för, medan ett annat kanske kan få lite längre tid på sig att bli åtgärdat – det väljer du. Har ni en processkarta där avvikelsehantering är en del? Länka direkt till flödet från processkartan!

Skicka aviseringar och få påminnelser

För att arbetet ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att både du och dina kollegor vet vilka uppgifter som ligger på just era bord. I Ärende har vi gjort det lätt att hålla koll på egna uppgifter, både med hjälp av Mina Ärenden, som varje användare har tillgång till, och aviseringar. Aviseringar kommer både i programmet och på mejl, så att den inte ska gå att missa. Dessutom kan programmet påminna relevanta användare om att det till exempel är dags att följa upp hanteringen av den där avvikelsen. Ett viktigt led i organisationens kvalitetssäkring, förstås.

Arkivera och spara gamla processer i molnet

När en process inte längre är aktuell kan du enkelt arkivera den i Ärende. Om du skulle behöva komma åt processen igen senare behöver du med andra ord inte leta reda på en gammal pärm nere i källaren, utan du använder bara sökverktyget i Ärende för att hitta den process du söker. Från arkivet kan du också sammanställa statistik på allt möjligt som rapporterats i processerna: tidpunkt för olika händelser, kostnader fördelat över månader eller år och med vilken intervall ni rapporterat något, till exempel. Exportera statistiken i grafer för att kunna presentera den på ett översiktligt sätt.