Lean – Utveckla din organisation med AM Systems molntjänst

AM Systems molnbaserade program Ärende och Dokument fungerar utmärkt som verktyg för att arbeta med lean management. Programmen hjälper er att strukturera, dokumentera och vidareutveckla organisationen så att den hela tiden blir bättre och så att ni kan bli mer effektiva utan att kvaliteten sjunker.

Prova AM System kostnadsfritt

Lean, lean management eller lean production – de är alla uttryck för ungefär samma sak, nämligen att arbeta enligt en systematisk metod för att få ett bättre slutresultat men utan att få sämre kvalitet eller mindre produktivitet.

Lean kommer ursprungligen från Toyotas metod TPS (Toyota Production System), men har utvecklats vidare från att bara användas inom produktion till att också användas inom bland annat sjukvården. Sedan uttrycket lean myntades har det förstås hänt en hel del inom produktionen och i världen, där bättre och mer effektiv massproduktion och digitaliseringen spelat avgörande roller.

Lean management är en del av ett digitalt ledningssystem

Lean management är som gjort för att skötas i ett digitalt ledningssystem, där ni kan samla allt från processer och policyer till rutiner och avtal på ett och samma ställe. Lean management är också ofta en del av ett större ledningssystem, där alla delar tillsammans driver organisationen mot de mål och enligt de riktlinjer som finns. Det kan handla om många olika processer, policyer och rutiner som samspelar, så att ha dem lättillgängliga i till exempel en molntjänst underlättar arbetet mycket.

Att ha ett digitalt system gör dessutom att alla medarbetare får enkel tillgång till de dokument och den information som de behöver, oavsett var de befinner sig eller vilken enhet de använder.

Så använder ni AM System som verktyg för lean

Eftersom en viktig del av lean management är att minska slöseriet med resurser och se till att rätt sak finns på rätt plats i rätt tid har du stor hjälp av AM Systems molnbaserade program Ärende och Dokument, som tillsammans bidrar till just det. Ni får en överblick över hur era arbetsflöden ser ut och programmen samlar all information på ett och samma ställe. På så sätt kan ni lättare systematisera arbetet och lyckas med lean management.

I Dokument skapar, redigerar och delar ni alla typer av dokument som finns i organisationen: policyer, rutiner eller kanske instruktioner? Det är lätt att ändra i ett dokument som behöver uppdateras, och de gamla versionerna sparas så att det är möjligt att granska dem i efterhand. Många delar i lean management blir lättare att lyckas med om det finns dokumenterade instruktioner för det, till exempel en policy som beskriver hur ni fattar beslut som baseras på långsiktigt tänkande (ett av de centrala koncepten för lean production).

Programmet Ärende hjälper er att skapa digitala formulär för att kontrollera att arbetet verkligen blir gjort. I programmet följer du ett ärende från början till slut, ser vem som står näst på tur för att hantera ärendet och kan planera arbetet på ett enkelt sätt. Du kan till exempel använda Ärende till reklamationshantering, leverantörsbedömning och avvikelsehantering, vilket gör Ärende till ett utmärkt verktyg för lean management. Kombinera med Dokument, så har du allt samlat. Båda programmen är molnbaserade och fungerar lika bra på dator och surfplatta som i mobilen.

Lean – ett arbetssätt som påverkar varje dag på jobbet

Det finns flera olika principer och koncept som försöker ringa in precis vad arbetet med lean innebär, men oftast menar man att man arbetar långsiktigt inom hela organisationen för att ständigt förbättra och utveckla såväl effektivitet som kvalitet. För att lean management ska fungera i praktiken räcker det dock förstås inte att ha ett molnbaserat ledningssystem – arbetet måste implementeras i vardagen och bli ett förhållningssätt snarare än något som ledningen bestämt. Lean kan bland annat innebära att organisationen:

  • Baserar beslut på långsiktigt tänkande även om det sker på bekostnad av kortsiktiga finansiella mål
  • Skapar en kultur där medarbetare vågar avbryta processen för att reda ut problem
  • Fattar beslut långsamt efter att ha övervägt alla alternativ
  • Jämnar ut arbetsbördan
  • Skapar kontinuerliga processflöden som kan hjälpa till att föra problem till ytan.

Det är dock viktigt att organisationen arbetar enligt hela lean management, och inte bara fokuserar på att göra arbetet så effektivt som möjligt. Genom att till exempel låta medarbetare arbeta övertid i långa perioder för att tillverka fler produkter kommer kvaliteten och effektiviteten snarare att minska, eftersom ingen tagit hänsyn till den enskilda individens behov – även deras energi och arbetsförmåga är en resurs som måste värderas lika högt som något annat. Att arbeta enligt lean management innebär dessutom att man helst ska inkludera leverantörer och samarbetspartners för att se till att hela kedjan arbetar mot samma mål.

Vill du veta mer om hur du kan använda AM System som ledningssystem? Läs mer om Dokument här, och om Ärende här.

Prova AM System kostnadsfritt