Ledighetsansökan i molnet minskar pappersarbetet

Ledighetsansökningar innebär i många fall papper som ska fyllas i, lämnas i fack, signeras och lämnas tillbaka. I den processen är det lätt hänt att ett papper glöms bort eller försvinner på vägen – därför är det en fördel att sköta ledighetsansökningar och andra uppdrag digitalt i vårt molnbaserade program Ärende. Vi har färdiga mallar för ledighetsansökningar och du kan se hela processen från ansökan till godkännande eller avslag direkt i programmet.

Prova AM System kostnadsfritt

När det äntligen börjar närma sig semester har ledighetsansökningarna en tendens att hopa sig. Papper som ska lämnas in, papper som skickas vidare till en annan avdelning och papper som blir liggandes länge på någons skrivbord… Det är en onödigt lång process tycker vi, särskilt när det finns digitala alternativ som underlättar arbetet från början till slut.

Ett papper kan bara fyllas i en gång, medan en digital mall har fördelen att kunna användas om och om igen, och dessutom skickas vidare betydligt snabbare. Det är också enklare att anpassa mallar efter behov när de finns digitalt. Med digitala ledighetsansökningar kan du enkelt beta av ansökningarna en i taget, se vilka du redan har hanterat och snabbt skicka tillbaka till medarbetaren om den behöver komplettera sina uppgifter.

Slipp blankett för ledighetsansökan med AM System

Fördelen med att använda AM System för ledighetsansökningar är att du slipper hantera fysiska blanketter och papper som lätt kommer på villovägar. Dessutom är det betydligt enklare för medarbetare som arbetar på olika avdelningar att skicka sina ansökningar till rätt person, och du kan enkelt vidarebefordra ledighetsansökningarna till exempelvis ekonomiavdelningen när turen kommit till dem i processen.

I AM System sker allt digitalt och allting sparas i molnet. Det innebär att alla ledighetsansökningar alltid är uppdaterade med de senaste händelserna, och att du inte behöver tänka på sådant som kopior, pärmar och pappershögar. Eftersom AM System fungerar på mobiltelefon, surfplatta och dator utan att du behöver installera någon programvara kan du alltid komma åt ansökningarna, oavsett om du jobbar på kontoret, hemifrån eller från sommarstugan. Dessutom skickar  du enkelt ledighetsansökningarna vidare till t. ex. ekonomiavdelningen, som sedan hanterar sin del av processen. 

Skapa mall för ledighetsansökan i Ärende

I AM Systems molnbaserade program Ärende kan du enkelt skapa ett färdigt flöde för hur ledighetsansökningar går till i just er organisation. I det första steget av flödet kan medarbetaren som vill vara ledig fylla i vilka datum det gäller och annan viktig information, och sedan skicka ärendet vidare till den chef eller ansvariga som sköter ledighetsansökningarna. Chefen kan sedan i sin tur få en automatisk avisering i programmet och på mejl för att inte missa ansökan. Det är sedan lätt att godkänna eller avslå ansökan, så att medarbetaren snabbt kan få besked. Tack vare de automatiska aviseringarna slipper du eller någon annan ringa eller mejla andra i organisationen för att berätta att de fått ett nytt uppdrag – det sköter programmet åt dig.

Du kan själv skapa ett ansökningsflöde från grunden i programmet, där du själv väljer precis vilka steg som ska ingå, vem som ska aviseras när och hur lång tid ledighetsärendet får ta. Det är enkelt att bygga flöden i AM System – du använder en smidig dra-och-släpp-teknik som låter dig bestämma precis hur flödet ska se ut. Det gör att du kan samla in sådan information som är relevant för ledighetsansökningar i just din organisation. Låt till exempel de anställda fylla i vilka kunskapsområden de behärskar, vilka avdelningar de jobbat på tidigare eller om de kan tänka sig att flytta semestern eller inte.

Vill du inte bygga din egen mall kan du istället använda vår färdiga flödesmall för ledighetsansökningar, där vi har färdigställt det som brukar behövas för just ledighetsansökningar.

Spara gamla ansökningar i Ärendes arkiv

Alla avslutade ledighetsansökningar sparas, så att du inte behöver oroa dig för att ansökningar som kom in förra året ska ha försvunnit eller blivit förstörda. Du kan spara dem så länge som det behövs och alltid gå tillbaka för att till exempel kontrollera vem som är ledig när eller se statistik över ansökningarna. Statistiken kan du sedan exportera i grafer eller tabeller och använda utanför Ärende.

 

Prova AM System kostnadsfritt