Ledningssystem organiserar och effektiviserar arbetet

Ledningssystem organiserar och effektiviserar arbetet Att arbeta med ledningssystem är ett sätt att organisera, effektivisera och förbättra både organisationen och själva arbetet som utförs. Ledningssystemet byggs upp av de mål, värderingar, affärsidéer och visioner som organisationen har, och gör det sedan enklare för alla medarbetare att arbeta för att nå dem. AM Systems ledningssystem är en molnbaserad tjänst i tre delar där du själv väljer vilken eller vilka delar som är relevanta för din organisation. Oavsett om du behöver få bättre ordning på dina dokument, skapa nya rutiner eller få ett certifikat för bra miljöarbete kan du ta hjälp av våra program och anpassningsbara mallar för kvalitetsarbete på alla nivåer.

Prova AM System kostnadsfritt

Använd ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Ledningssystem, eller verksamhetssystem som det också kallas, är ett sätt att arbeta mot de mål som organisationen har satt upp. Behoven ser olika ut beroende på till exempel vilken bransch organisationen verkar inom och hur stor organisationen är, men de allra flesta organisationer behöver kunna systematisera sitt arbete på något sätt. Det handlar om att rätt person ska kunna utföra sina uppgifter vid rätt tidpunkt och på rätt sätt genom att ha ett system för hur ni planerar, fördelar och följer upp arbetet.

Ett ledningssystem kan bestå av flera delsystem som reglerar specifika delar av arbetet. Sådana delsystem kan till exempel vara system för:

  • miljöarbete
  • arbetsmiljöarbete
  • kvalitetsarbete

De olika delarna av ledningssystemet består ofta av olika rapporter, policyer, riktlinjer och mål som alla bidrar till att verksamheten fungerar på bästa sätt. Ledningssystemet kan inkludera allt möjligt som har med arbetet att göra, men några exempel är:

  • policyer för hur ni ska välja leverantörer och samarbetspartners
  • informationsblad om hur er krishantering ska gå till
  • riktlinjer för hur ni ska säkra personaltillgång och rätt kompetenser.

Ledningssystem för hög kvalitet och bättre informationssäkerhet

Det finns framför allt två skäl till att en organisation kan behöva ett ledningssystem. Antingen är det ni själva inom organisationen som upplever att det är svårt att hålla reda på allt från ledighetsansökningar och reklamationer till leverantörsrapporter och underhållsarbeten på maskiner utan ett systematiskt sätt att hantera dem. Eller så kommer kravet på ett ledningssystem utifrån, till exempel från en kund som vill vara säker på att ni håller en hög kvalitet på miljöarbetet. Då underlättar det om ni redan har ett ledningssystem, eller är beredda att skaffa ett för att visa att ni kan leva upp till de krav som kunden ställer.

Ledningssystem kan också användas för att få ett fungerande arbete kring informationssäkerhet. Säkerhetsarbetet kan till exempel inkludera att ni har ett säkert sätt att hantera personlig information om anställda, ekonomiska uppgifter eller immateriell egendom. Genom att ha ett ledningssystem för informationssäkerhet är det möjligt att få en certifiering i informationssäkerhet (ISO 27000). En certifiering i informationssäkerhet kan exempelvis betyda att ni har policyer, mål och rutiner för säkerhetsarbetet som ni aktivt använder i arbetet. Det är vanligt med certifieringar för informationssäkerhet inom exempelvis hälso- och sjukvårdsbranschen eftersom de har höga krav på sig från både samhälle och myndigheter att hålla en hög integritet om patienter.

Ledningssystem för kvalitetsarbete med AM

Fördelarna med att använda ett molnbaserat ledningssystem är många. Du slipper papper och pärmar som fyller både bokhyllor och skrivbord, samtidigt som du alltid har informationen sparad digitalt så att du kan skriva ut papperskopior omd det skulle behövas (och om någon spiller kaffe på ett papper går det alltid att skriva ut ett nytt). Behöver alla anställda inte ha tillgång till alla funktioner? Då anpassar du enkelt rättigheterna för de anställda så att de bara får tillgång till de delar av programmet som är relevanta. Allt det här kan du eller någon av dina kollegor göra oavsett var ni befinner er eftersom programmen alltid är tillgängliga och fungerar lika bra på dator såväl som surfplatta och mobiltelefon.

När du väljer att använda AM Systems ledningssystem får du tre grundpelare att bygga vidare från:

  • Dokument, där du kan samla, dela och arkivera viktig information digitalt i stället för att skicka runt papper och samla pärmar på hög.
  • Ärende, som systematiserar och förenklar arbetet med rutiner för till exempel egenkontroller och avvikelser.
  • Underhåll, som ser till att till exempel maskiner får det underhåll som behövs och dessutom på rätt sätt och vid rätt tidpunkt.

De olika delarna samarbetar för att ge dig bättre kontroll över alla delar av organisationen, och för var och en av delarna finns färdiga mallar att använda eller redigera så att de passar din organisation.

Så fungerar Ärende, Dokument och Underhåll

I Ärende fokuserar du på att digitalisera rutiner och få dem att bli mer tydliga. Du skapar flöden som hjälper till att ta till exempel en avvikelserapport från registrering till åtgärd och vidare till uppföljning. Du kan tilldela andra användare arbetsuppgifter genom att skapa en arbetsorder i programmet, och väljer själv när du vill att ett ärende ska vara påbörjat, uppföljt och avslutat.

I Dokument använder du den inbyggda texteditorn för att skapa innehåll i olika dokument. Programmet påminner till stor del om andra textredigeringsprogram, men med den stora fördelen att du snabbt och enkelt kan dela med dig av dokumentet till kollegorna utan att riskera att det hamnar i orätta händer. Skicka dokument för godkännande, få aviseringar när någon läst ett dokument och se tidigare versioner av dokumenten.

Dokumentstruktur

I Underhåll systematiserar du alla typer av underhållsarbete, både förebyggande och avhjälpande. Du registrerar dina maskiner, fastigheter, eller produkter som objekt i programmet och lägger in påminnelser om underhållsarbete med lagom intervall. Du kan se lagerstatus för dina produkter och dessutom koppla ihop olika objekt med rätt instruktioner, tillbehör eller reservdelar så att ingen behöver vara osäker på hur ett underhållsarbete ska utföras.

Använd programmen var för sig eller tillsammans– om du har alla tre program kan du koppla dokument och arbetsuppgifter mellan dem. Vill du veta mer om vårt ledningssystem? Du kan se filmer om våra program Dokument, Ärende och Underhåll på vår Youtube-kanal.