Hantera reklamationer effektivt med reklamationshantering i AM System

Digital reklamationshantering gör att hela reklamationsprocessen blir lätthanterlig, effektiv och överskådlig, från kundens första mejl tills ärendet är avslutat. Med AM Systems program Ärende kan du hantera reklamationer på ett enkelt sätt och samla statistik kring till exempel varför kunderna reklamerar varor och tjänster och hur ofta de gör det. Dessutom ser Ärende till att reklamationen utförs i tid och av rätt person. Läs mer och se vår film om reklamationshantering i programmet Ärende här nedanför.

Prova AM System kostnadsfritt

Vad är bra reklamationshantering?

Målet för alla organisationer är förstås att ha så nöjda kunder som möjligt, men ibland händer det ändå att någon vill göra en reklamation. När det väl händer är det viktigt att reklamationen går så smidigt som möjligt, men eftersom ett reklamationsärende ofta ska hanteras av mer än en person eller avdelning blir det ibland svårt.

De viktigaste stegen för en bra reklamationsprocess vill vi sammanfatta så här:

  • Registrera reklamationerna direkt när de dyker upp.
  • Hantera reklamationerna på ett effektivt och korrekt sätt inom organisationen.
  • Återkoppla till kunden med beslut om reklamationen.
  • Avsluta ärendet när det är färdigt.

Ibland går inte de här stegen riktigt som man önskar. Det är till exempel lätt hänt att reklamationer tar onödigt lång tid eller till och med glöms bort. Med digital reklamationshantering får kunderna istället snabba och tydliga besked och dessutom blir det lättare för dig och dina kollegor att veta vems tur det är att hantera reklamationen.

När ett reklamationsärende så småningom är avslutat behöver informationen kring ärendet sparas, så att det är lätt att gå tillbaka och göra analyser och sammanställa data kring reklamationerna. Det kan till exempel vara värdefullt att kunna se hur många reklamationer som berodde på fraktskador eller hur många reklamationer som skickades in under en viss månad. Genom att alla reklamationsärenden sparas blir det också lättare att reda ut eventuella oklarheter och problem som kan uppstå i efterhand, och det behöver inte bli särskilt tidsödande att leta rätt på informationen om allt underlag finns samlat på ett ställe.

Om delar av hela reklamationsprocessen går automatiskt tror vi att det blir ännu lättare för dig, vilket är anledningen till att vi har utvecklat en färdig mall för enkel reklamationshantering i vårt program Ärende. Läs mer om oss och hur du kan sköta reklamationer i Ärende här nedanför.

Hur fungerar det att reklamera med Ärende?

En reklamation består ofta av flera steg, från ett första mejl från kunden, till returhanteringen, till arkivering av avslutade reklamationer. Vi tycker att det är viktigt att underlätta vart och ett av dessa moment så mycket som möjligt. Därför är den digitala reklamationshanteringen i vår molntjänst Ärende noga utarbetad för att du lätt ska kunna se vad som händer i hela reklamationsprocessen och för att all information kring reklamationerna ska finnas på ett och samma ställe. Till exempel ser vår mall till att det alltid är tydligt vem som står på tur att hantera ett ärende, och programmet skickar automatiskt meddelanden om olika beslut till de som berörs. Det är du som bestämmer vem eller vilka i din organisation som ska aviseras när en kund vill göra en reklamation, men själva aviseringen går sedan iväg automatiskt för att du ska slippa tänka på det. En annan smidig funktion är att du kan sätta en gräns för hur lång tid reklamationshanteringen får ta. Inga mer bortglömda reklamationer som hamnar längst ner i mejlkorgen!
Är du nyfiken på mer detaljer om hur det kan se ut när du och dina kollegor ska hantera en reklamation i Ärende? I filmen nedan visar vi steg för steg hur allting fungerar när flera olika avdelningar är inblandande i besluten kring en reklamation. I filmen kan du till exempel se att de olika beskeden skickas automatiskt till nästa person i ledet tills ärendet kan avslutas. Precis så enkelt som vi själva vill ha det.

Vår mall för reklamationshantering innehåller allt du kan behöva för att hantera reklamationer, men om du vill kan du istället bygga upp formuläret själv från grunden så att det är skräddarsytt för din verksamhet. Låter det här som något för dig? Mallen för reklamationshantering finns tillgänglig i webshopen för alla användare som använder programmet Ärende.

Vad innebär en reklamation?

En reklamation innebär i normala fall att kunden påpekar att något är fel på varan eller tjänsten som de har köpt och att de vill ha någon sorts ersättning för det. För att kunna hantera en reklamation på rätt sätt är det viktigt att veta vad kunden har rätt att kräva. Till exempel är det bra att veta att reklamationen kan göras i upp till tre år efter inköp, men att kunden är skyldig att reklamera varan eller tjänsten så fort felet upptäcks.

Kunden har följande rättigheter:

  • Reklamera en vara eller tjänst om den har ett fel som är ursprungligt och som inte beror på slitage eller har orsakats av kunden själv.
  • Få varan reparerad eller tjänsten åtgärdad.
  • Få en likvärdig, felfri vara.
  • Få avdrag på priset.
  • Häva köpet.
  • Hålla inne med betalningen.
  • Få skadestånd.

Kunden kan dock inte ställa alla dessa krav samtidigt, utan i de flesta fall ska företaget först få möjlighet att åtgärda felet genom till exempel reparation. Om företaget och kunden inte kan komma överens om vems felet är eller vad som är en rimlig ersättning kan kunden anmäla tvisten till Allmänna Reklamationsnämnden eller till domstol. Det bästa sättet att undvika ett sådant sammanhang är att ha ett effektivt, tydligt sätt att hantera reklamationer redan från början, både för din och kundens skull.

Prova AM System kostnadsfritt