Internrevision som ger effekt – så gör du

Internrevisioner är något de flesta verksamheter gör då och då (eller borde göra, eftersom syftet med en internrevision är att förbättra verksamheten). Väljer ni att göra internrevisionen digitalt kan ni smidigt göra jobbet tillsammans och dela resultatet. Med AM Systems program Ärende kan alla jobba på sin del av internrevisionen samtidigt. Som en bonus kan du dessutom välja vilka fält i mallen som varje person ska se, så att alla fyller i rätt saker.

Prova AM System kostnadsfritt

Så hjälper Ärende er med internrevisionen

Internrevisioner kan innehålla en mängd olika områden: ekonomi, risker, möjligheter eller omvärldsbevakning, till exempel. När du använder AM Systems molnbaserade program Ärende för att göra internrevisioner blir alla delar av arbetet mer överskådligt och lättare att delegera tack vare tydliga arbetsflöden, möjlighet att tilldela olika personer olika uppgifter och samlad statistik från tidigare revisioner. Planera ut vem som ska göra vad så sköter programmet alla påminnelser och sparar all dokumentation som kommer in.

Ett omfattande arbete kan förstås snabbt bli svårt att överblicka, särskilt om man är flera som delar på det. Då kan ni ta hjälp av Ärende för att hålla ordning. Med Ärende kan ni skapa ett visuellt arbetsflöde för hela processen. Dra och släpp olika typer av fält där ni vill ha dem, så har ni hela processen och allt som ska utvärderas samlat på ett enda ställe. Om ni är flera som delar på arbetet kan ni ställa in formuläret så att alla bara får se sina egna delar av internrevisionen – ingen förvirring och klar fördelning av arbetsuppgifter. Eftersom Ärende är molnbaserat har ni det med er var ni än är, oavsett om ni använder mobiltelefon, surfplatta eller dator – praktiskt om ni behöver intervjua någon som är “ute på fältet”.

Internrevision på ett bra sätt – hur?

Internrevisionen är till för att hitta rutiner i verksamheten som inte fungerar så att det blir möjligt att göra förbättringar, inte för att peka ut eller övervaka enskilda anställda. I flera standarder är internrevision ett krav, till exempel:

  • ISO 9001
  • ISO 14001
  • OHSAS 18001
  • AFS 2001
  • SOSFS 2011

Försök att inte tänka på internrevisionen som att ni uppfyller ett krav. Försök i stället att se det som en möjlighet till aha-upplevelser, till en bättre jobbvardag och kanske som ett teambuilding-tillfälle.

Oavsett om ni har tänkt göra en övergripande internrevision av hela verksamheten eller av mer specifika för några områden så behöver ni se till att ni har syftet klart för er innan ni börjar. Då är det lättare för internrevisorn att avgränsa sig och få fram ett användbart resultat.

Vem kan vara internrevisor?

Vem som helst kan vara internrevisor, en extern konsult eller någon (eller några) på ditt företag. Fastna bara inte i fällan av att ge uppgiften till den som verkar ha lite tid över – tänk på att personen behöver ha de rätta egenskaperna. En nyfiken och empatisk person kommer att göra en mycket bättre internrevision än en konfrontativ och felsökande. Hen ska också ha ett kritiskt öga för att kunna granska rutiner, policyer och annat och kunna ifrågasätta det som inte fungerar optimalt på ett konstruktivt sätt.

Det brukar vara bra att ta in en extern konsult för internrevisionen ibland. Någon som kommer utifrån kan titta på verksamheten med fräscha ögon och ställa de “dumma” frågor som leder till att ni får syn på problem som har blivit en del av vardagen. Vårt program Ärende tillåter att externa personer (t.ex. kunder, leverantörer eller just internrevisorer) kan få egna användare, så ni kan lätt samla alla internrevisioner på samma ställe oavsett om det är en intern eller extern person som gör dem.

Det finns kurser att gå (till exempel hos SIS) för den som vill bli tryggare i rollen som internrevisor.

Vilka frågor ska vi ställa i en internrevision?

Den eller de som sköter internrevisionen brukar granska dokumentationen (rutiner, policyer, protokoll och annat) som finns om området de ska fokusera på och intervjua personer som har ansvar för eller jobbar inom området.

Vilka frågor som blir relevanta beror helt på vilket område ni fokuserar på. Rent allmänt så brukar det vara så att samtalen med medarbetarna ger bättre resultat om internrevisorn fokuserar på förbättring snarare än fel. Den som känner sig attackerad kommer bli defensiv och försvara sig i stället för att hjälpa till att hitta bristerna. Har man otur kan det leda till att brister i ett arbetssätt hänger kvar år efter år.

Det behöver inte vara en klassisk intervjusituation mellan två personer. Prova med t.ex. gruppdiskussioner och att “skugga” någon på jobbet (kom bara ihåg att påminna om att du inte är där för att granska den du skuggar, utan för att försöka hjälpa hen att få det bättre på jobbet).

Efter internrevisionen – hur tar vi oss framåt?

Resultatet av en internrevision brukar bli en rapport där det står om hur det fungerar i dag, eventuella avvikelser och vad de beror på och ofta rekommenderade förbättringsåtgärder. Se till att det finns engagemang för resultatet! Det jobbet börjar redan innan internrevisionen sätter igång, med att se till att alla är införstådda med vad som ska hända, varför det ska göras och vad syftet är. Om ni har erfarenhet av konfliktfyllda internrevisioner kan det vara bra att kalla internrevisionen för något annat, t.ex. “utforskardagar”.

Genom hela internrevisionen är det viktigt att medarbetare blir sedda och lyssnade på, annars finns det risk för att resultat och handlingsplaner känns som tomma ord. Det är lika viktigt att presentera resultatet på ett engagerande sätt. Någon typ av rapport behövs för dokumentationens skull, men för att engagera kan ni kombinera med att t.ex. hålla en avslappnad presentation med gruppdiskussion om resultatet. Eller varför inte gå helt utanför ramarna och skriva en sång om resultatet?

Prova AM System kostnadsfritt