Sex sigma för bättre kvalitet och nöjdare kunder

Att “minska resursslöseriet” är något alla organisationer alltid vill göra. Floran av metoder är stor och alla har de sitt eget huvudfokus. I metoden sex sigma (eller six sigma på engelska) är det att minska variationen som står i centrum. Självklart kräver det tydlig struktur och noggranna kontroller. I AM Systems program Ärende lägger ni upp arbetet och ser till att alla vet precis vad de ska göra och när de ska göra det.

Prova AM System kostnadsfritt

Vad är Sex sigma?

Sex sigma är en metodik för att spara resurser som fokuserar på att producera en större andel enheter som håller måttet. Målet är att få max 3,4 defekter per en miljon möjligheter. Sex sigma används främst inom olika tillverkande industrier, men också inom till exempel sjukvård. Två enkla exempel: tillverkar du en miljon skruvar ska max 3,4 av dem behöva kasseras, ställer du fram sjukvårdsmaterial i ett undersökningsrum en miljon gånger ska det inte saknas något vid mer än 3,4 tillfällen.

Det kan kännas som höga krav, men de flesta organisationer har mycket att vinna på att minska variationen. Ni får en jämnare kvalitet överlag och behöver inte heller t.ex. kassera skruvar direkt efter tillverkningen (eller få arga mejl senare för att era skruvar har gått av och orsakat driftstopp hos en kund). Som en bonus slipper kunderna krångel och får större förtroende för företaget.

Kontrollera Sex sigma-processerna med AM System

Rätt använt är Sex sigma ett strukturerat sätt att göra stora förbättringar, men det är viktigt att hålla strukturen. Särskilt uppföljningen är ett viktigt steg som ibland hamnar lite på undantag.

AM Systems program Ärende hjälper er att hålla strukturen hela vägen, genom hela processen. Ni bygger ett händelse-flöde som passar er med hjälp av drag-and-drop-teknik – ett flöde som sedan är tillgängligt överallt för alla medarbetare tack vare att Ärende är molnbaserat. Sätt en ansvarig för respektive del av flödet och låt programmet skicka ut automatiska påminnelser när det är dags för någon att ta tag i en viss arbetsuppgift. All uppföljningsdata samlar ni på ett och samma ställe, så att ni lätt kan se om ni får effekterna som ni hoppas på.

Kanske passar det er att även koppla in era leverantörer i systemet? Låt deras del i tillverkningen också vara en del i ert Sex sigma-arbete, så att ni får bättre material att arbeta med redan från början.

Sex sigma och lean är en vanlig kombination

Det har blivit vanligt att kombinera sex sigma med lean. Inte så konstigt, eftersom de på många sätt kompletterar varandra. Sex sigma är mer handlingsfokuserat och siktar in sig på projekt, ekonomi och tydliga roller. Lean är mer av en filosofi och fokuserar på att förbättra flöden och att engagera alla medarbetare.

DMAIC: ett viktigt Sex sigma-verktyg

Sex sigma-metodiken består av ett antal verktyg som alla syftar till att minska variationen. DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) är en central process inom Sex sigma. I korthet fungerar stegen så här:

  • Define: Ni börjar med att definiera förutsättningarna. Vilket problem vill ni lösa, vad är målet, vilka resurser kan ni ta hjälp av, vad säger kunderna?
  • Measure: För att ni ska kunna mäta om förbättringsprojektet har gett resultat måste ni  veta vad utgångsläget var. I det här steget bestämmer ni vad ni ska mäta och hur ni ska göra det.
  • Analyze: Det är dags att identifiera rotorsaken till problemet ni ska lösa. Ni listar möjliga rotorsaker – till exempel med hjälp av ett fiskbensdiagram – och identifierar de rotorsaker som är viktigast att åtgärda först.
  • Improve: I det här steget tänker ni ut och testar olika lösningar eller dellösningar.
  • Control: Syftet med Control-steget är att upprätthålla arbetet. Ni utvecklar system för att hålla koll på att ni arbetar som ni har bestämt och att era lösningar fortsätter ge rätt effekt.

En del vill också lägga till ett sjätte steg: Replicate. Syftet med detta steg är att fundera över hur ni kan använda det ni har lärt er från det här projektet i andra delar av verksamheten. Dela med er av kunskapen och framstegen till resten av organisationen, så att fler blir inspirerade.

Roller i Sex sigma: black belt, champion och andra

Inom Sex sigma finns det olika roller, de flesta med sina namn tagna från japansk kampsport (Sex sigma utvecklades av amerikanska Motorola som ett svar på att japansk industri började dra ifrån den amerikanska). Det här är några av de vanligaste rollerna:

  • Executive leadership: sätter övergripande mål och ser till att det finns resurser till projekten
  • Champion (eller Sponsor): har det övergripande ansvaret för en enhet och ser till att förbättringsprojekten verkligen genomförs, stöttar och följer upp.
  • Master black belt: Jobbar med sex sigma på heltid, utbildar black belts.
  • Black belt: Leder förbättringsprojekt på heltid (eller så gott som heltid).
  • Green belt: Leder förbättringsprojekt på deltid, vid sidan av sina ordinarie arbetsuppgifter, och har inte lika mycket utbildning som en black belt.
  • Yellow belt, white belt: Har grundläggande utbildning i Sex sigma, så att de ska kunna delta i projekt.

Rollerna är strikt hierarkiskt ordnade, men svenska sex sigma-auktoriteter tipsar ofta om att inte hålla lika hårt på det som man gör i t.ex. USA. Det brukar fungera bättre att försöka anpassa sig till det svenska företagsklimatet med en plattare och mer kamratlig struktur. Ni måste helt enkelt bygga ert Sex sigma-arbete så som det passar er bäst. Ta gärna Ärende till hjälp för att hålla koll på allt!

Prova AM System kostnadsfritt