All förändring kräver tydlighet – en lektion i krishantering

Vad är egentligen kriser, och hur förbereder man sig som organisation för att hantera dem? I den här artikeln tittar vi närmare på Lottie Knutssons agerande under flodvågskatastrofen 2004 och de råd hon ger för krishantering.

En kris kan komma i många skepnader, allt från smygande nötande till rusande chockartad. För Lottie Knutson, informationschef på Fritidsresor 2004, kom den i skepnad av det sistnämnda.

Söndagen den 26 december skakar en jordbävning som uppmäts till 9,3 på richterskalan om den Indiska oceanen. Skalvet är det näst kraftigaste som någonsin uppmätts och efterspelet en katastrof: en tsunami som sveper in med full kraft över Indonesien, Sri Lanka, Thailand och Indien. Omkring 300 000 människor omkommer, bland dem 543 svenskar.

Samtidigt i Sverige firar statsminister Göran Persson julen på Harpsund. Det skulle dröja 30 timmar innan han åkte till jobbet. Inte heller utrikesminister Laila Freivalds finns på plats under katastrofdagen. Några som däremot gör allt för att komma i kontakt med myndigheterna och upplysa dem om allvaret i situationen är människorna på Fritidsresor, med Lottie i spetsen.

en intervju i DN berättar Lottie att utrikesdepartementet inte förstod hur allvarligt läget var:

”Det var kaotiskt på sjukhusen. Det var blod på golven. Folk låg direkt på cementen och såren började bli infekterade […] Vi hade väldigt svårt att komma igenom [till utrikesdepartementet], bli hörda och respekterade.”

I krishanteringen har hon har svaren som de svenska myndigheterna saknar

När varesig stadsministern, utrikesministern eller någon annan kliver fram ser Lottie ingen annan utväg än att själv leda det svenska folket genom krisen. Något som i efterhand har lyfts fram som ett av svenskt ledarskaps viktigaste ögonblick det senaste halvseklet.

Tidigt på morgonen den 27 december under SVT:s första morgonsändning möter hon tittarna. Hon berättar rakt och tydligt att Fritidsresor inte fått kontakt med de resenärer som bott på företagets hotell och att hon befarar att många är drabbade. Så fortsätter kontakten med media och därigenom det svenska folket. Hela tiden med raka svar och stort lugn.

Lottie Knutssons agerande har i efterhand lett till att hon ofta fått uttala sig om krishantering. Många vill veta hur man hanterar både större och mindre kriser.

”Det behövs inte en flodvåg för att människor ska må dåligt på jobbet”

en intervju i TV4 10 år senare pratar Lottie Knutsson om att kriser egentligen är förändringar, men med olika intensitet. Vissa är direkta, medan andra är lågintensiva och utdragna.

I en artikel i Tidningen chef uttrycker hon sig såhär:

”Det behövs inte en flodvåg för att människor ska må dåligt på jobbet. Det finns ju de som sjukskriver sig för att kontoret ska flytta.”

All förändring kräver tydlighet

I efterhand har Lottie många gånger fått frågan om hur hon kunde hantera krisen så bra. Här följer tre råd från en intervju i tidningen Chef:

1. TYDLIGT LEDARSKAP

”Det är oerhört viktigt med ett tydligt närvarande ledarskap särskilt när det blåser snålt. Har du inte det, eller konflikträdsla och osäkerhet, då släpps alla destruktiva krafter lös i lagren under chefen. Forskningen visar vikten av ett tydligt ledarskap vid kris. Att vid en trängd situation känna sig oviktig, som en flyttbar kostnadsmassa, skapar ett stressat beteende.”

2. RÄTT PERSONLIGHETSTYP

”Jag är en rätt livlig person, men i krisen blir jag lugn. Jag klarar av adrenalinpåslaget, men är inte lika bra på att klara långsam nötning. Människor är olika och reagerar olika vid kris. Även de som är schyssta och toleranta kan visa mindre trevliga sidor under stress.”

3. TRÄNING I KRIS

”Utbildningar är bra för självinsikt, men jag tror mycket på praktisk övning. Man kan resonera så mycket fint runt ett bord och formulera sig väl. Men du måste hållfasttesta. Funkar beredskapen? Telefonlistorna? Men också se hur du själv och dina medarbetare reagerar. Annars vet du inte hur du ska optimera arbetet.”

Se till att du och din organisation är redo för kris

Som ledare är det ditt ansvar att se till att både du och din organisation kan hantera krisen, i vilken skepnad den än dyker upp. Chanserna kanske är små att du får H.M. Konungens medalj för dina insatser, som Lottie fick, men du ser i alla fall till att vara beredd att göra skillnad när det verkligen behövs.

Krisberedskap består av många olika insatser. Vi vill som en del i förberedelserna berätta att vi har tagit fram en policy för krishantering som hjälper er bestämma och tydliggöra vad som gäller. Policyerna finns i i vår molntjänst för dokumenthantering. Om du vill se hur de är uppbyggda bjuder vi på två stycken helt kostnadsfritt här.

Ärende

Läs mer

Digitalisera era affärsprocesser så som avvikelser, reklamationer och tillbud med smarta formulär.

Funktioner i urval

  • Bygg unika formulär med dra- och släppteknik
  • Bygg från grunden eller installera färdiga mallar
  • Skapa händelser och påminnelser
  • Sök och presentera er data i grafer
Ärende

Dokument

Läs mer

Skapa, dela, granska och godkänn dokument. Så som rutiner, instruktioner och policys.

Funktioner i urval

  • Skapa dokument från färdiga mallar
  • Ordning och reda med revisionshantering
  • Automatisk distribution och påminnelser
  • Hämta färdiga policys
Dokument

Underhåll

Läs mer

Skaffa överblick över underhåll av maskiner, fordon och mycket mer.

Funktioner i urval

  • Skapa arbetsordrar och felanmälningar
  • Ladda upp ritningar, instruktioner och manualer
  • Bygg en hierarkisk objektsstruktur
Underhåll