Internrevision: Ett verktyg för förbättring och efterlevnad

Internrevision är en metod som hjälper verksamheter att förbättra sina processer, säkerställa efterlevnad av standarder och lagar samt identifiera möjligheter till utveckling och förbättring. Trots att det är en central del av kvalitetsarbetet, ser vissa organisationer fortfarande internrevisioner som en administrativ börda snarare än en möjlighet att samlas kring potentialen att bli bättre. I denna artikel utforskar vi varför internrevisioner är viktiga, hur de kan genomföras och vilka faktorer som kan bidra till framgångsrika resultat.

Varför genomföra internrevision?

Internrevisionens primära syfte är att ge en objektiv granskning av verksamheten för att identifiera både styrkor och förbättringsområden gentemot de krav och förväntningar organisationen har på sig. Detta arbete är avgörande för att säkerställa att organisationen ständigt utvecklas och följer de processer som definierats för att möta de krav som ställs på den.

Säkerställa kravuppfyllelse

För många organisationer är det avgörande att uppfylla krav från standarder som ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001, liksom regulatoriska och kundspecifika krav. Det första gäller såklart er som är certifierade, samtidigt som de två sista är nåt som alla företag behöver leva upp till för att överleva och vara hållbara. Internrevisioner hjälper till att sätta ögonen på verksamhetens processer, granska och säkerställa att verksamheten lever upp till dessa krav vilket också förbereder den för externa revisioner.

Hitta brister

Internrevisionen gör det möjligt att upptäcka avvikelser i rutiner, policyer och processer. Det handlar inte bara om att följa regler utan också om att identifiera områden där rutiner inte fungerar som avsett, eller där de helt enkelt inte överensstämmer med kravnivån från exempelvis standarder eller kunder. Tanken är såklart att kontinuerligt förebygga olika former av kvalitetsproblem och och slöserier och därmed förbättra verksamhetens övergripande effektivitet.

Identifiera möjligheter

Utöver att hitta brister är det viktigt att understryka vikten av att internrevisioner också är en möjlighet för organisationen att reflektera över sina arbetsmetoder och identifiera förbättringsmöjligheter. Det kan röra sig om att effektivisera arbetsflöden, minska resursslöseri eller förbättra kundupplevelsen.

Har man en tydlig plan för sina interna revisioner, baserat på de krav som finns för det i kombination med vart de ger störst effekt (ofta förknippat med risk), kan det ge organisationen viktiga aktiviteter att samla sina resurser kring och ständigt förbättras.

Vem kan vara internrevisor?

En internrevisor behöver rätt kompetens, utbildning och egenskaper för att kunna skapa ett värdeskapande resultat. Utbildning är en grundläggande förutsättning, men lika viktigt är personliga egenskaper som nyfikenhet och kommunikationsförmåga.

Kompetens och utbildning

Internrevisorer bör vara eller skall vara, beroende på vilka standarder ni efterlever, dokumenterat utbildade i de relevanta standarderna och i revisionsmetodik. Exempelvis genom externa kurser genom olika utbildningsinstitut. Utbildningen ger verktyg för att förstå standarder, utföra revisioner och analysera resultat. Olika typer av interna revisioner och kvalitetsstandarder har också bör- eller skall-krav gällande kompetens om de processer man ska revidera. 

Personliga egenskaper

En bra internrevisor är:

• Nyfiken och empatisk: Förmågan att ställa öppna frågor och lyssna aktivt.

• Analytisk: Förmågan att granska dokumentation och identifiera mönster eller avvikelser.

• Konstruktiv & kommunikativ: En kommunikativ approach som fokuserar på pedagogik och förbättringar snarare än att peka ut fel.

Att skapa en dialog som uppmuntrar till samarbete och förbättring är avgörande för att internrevisionen ska bli framgångsrik.

Så går en internrevision till

Internrevisioner följer ofta en strukturerad process som kan anpassas beroende på organisationens storlek, bransch och specifika behov. Genom att ha en tydlig arbetsgång säkerställs att revisionen blir grundlig, objektiv och rättvis samt ger ett resultat som är både användbart och praktiskt.

Planering – en strategisk startpunkt

Grunden för en framgångsrik internrevision är en tydlig och noggrant utformad plan. Genom att definiera syftet med revisionen och identifiera vilka områden och processer som ska granskas säkerställs att fokus ligger där det skapar störst värde för organisationen. Är det en helhetsgranskning eller en riktad revision av specifika områden, som miljöprestanda, produktkvalitet eller kundnöjdhet?

En robust plan inkluderar:

• Syfte och mål för revisionen.

• Tidsramar och resurser som krävs för genomförandet.

• Roller och ansvar för involverade parter, inklusive ledning och processägare.

Med en strukturerad planering undviker organisationen att kritiska aspekter förbises, vilket ger ett mer effektivt och fokuserat arbete.

Dokumentgranskning – skapa förståelse för nuläget

För att få en djupare förståelse för hur verksamheten är tänkt att fungera granskas styrande dokument såsom policyer, rutiner och arbetsinstruktioner. Här läggs grunden för att identifiera gap mellan teori och praktik.

Exempelvis kan en granskning av kvalitetsstyrningen visa att arbetsinstruktioner inte har uppdaterats för att möta förändrade kundkrav eller lagstiftning. Dessa insikter är ovärderliga för att kunna peka ut prioriterade förbättringsområden och skapa en grund för att effektivisera processer.

Intervjuer och observationer – förankring i verkligheten

Efter dokumentgranskningen är nästa steg att validera hur processerna fungerar i praktiken. Här är det avgörande att skapa en öppen dialog med medarbetarna genom strukturerade intervjuer och lösningsfokuserade samtal.

Observationer av arbetsflöden kompletterar bilden och avslöjar potentiella diskrepanser mellan dokumentation och faktisk tillämpning. Till exempel kan en rutin som kräver att utrustning kontrolleras dagligen visa sig vara omöjlig att följa på grund av resursbrist. Genom att involvera medarbetarna får organisationen inte bara insikter utan också engagemang för förändring.

Analys och rapportering – en plattform för förbättring

Den insamlade informationen analyseras och sammanställs i en rapport som är mer än bara ett dokument – det är ett verktyg för att driva förbättringsarbete. En väl genomarbetad rapport bör innehålla:

• En tydlig nulägesbeskrivning av verksamheten.

• Identifierade avvikelser och en analys av deras grundorsaker.

• Rekommendationer för åtgärder som stärker verksamhetens prestanda och lönsamhet.

Ett molnbaserat ledningssystem kan här spela en avgörande roll genom att förenkla analysen och rapporteringen, ge realtidsdata och skapa en transparent överblick över prioriterade åtgärder. Detta möjliggör snabbare beslut och mer effektivt förbättringsarbete.

En pedagogisk process som driver kollektivt lärande

En väl genomförd internrevision är en pedagogisk process som inte bara identifierar brister utan också stärker organisationens förmåga att arbeta systematiskt och långsiktigt. Genom att involvera ledningen och processägarna kan revisionen bli ett strategiskt verktyg som skapar värde för hela organisationen.

När revisionen görs rätt – med rätt fokus, metodik och kommunikation – blir den ett kraftfullt verktyg för att förvandla insikter till konkreta förbättringar och därigenom stärka organisationens konkurrenskraft.

Efter internrevisionen: Från rapport till handling

En internrevision är bara värdefull om resultaten leder till konkreta förbättringar. Därför är det viktigt att ha en tydlig strategi för hur rapporten ska användas.

Engagera organisationen

För att säkerställa att rapporten inte hamnar i en byrålåda är det viktigt att kommunicera resultaten på ett tydligt, pedagogiskt och engagerande sätt. En kombination av skriftliga rapporter och presentationer kan vara effektiv. Gruppdiskussioner kan också användas för att involvera medarbetarna och skapa en känsla av delaktighet i förbättringsarbetet.

Skapa handlingsplaner

Varje identifierat förbättringsområde bör kopplas till en konkret åtgärdsplan. Planen ska innehålla:

• Tydligt definierade åtgärder.

• Ansvariga personer eller avdelningar.

• Tidsramar för genomförande.

En välstrukturerad handlingsplan säkerställer att alla vet vad som förväntas och när det ska vara klart.

Följ upp och utvärdera

Att följa upp åtgärder är avgörande för att säkerställa att de implementeras korrekt och ger önskad effekt. Genom att regelbundet utvärdera framstegen kan organisationen också identifiera nya förbättringsområden och justera sina strategier vid behov.

Exempelvis kan en uppföljning visa att en åtgärd har löst ett specifikt problem men samtidigt skapat en ny utmaning, vilket kräver ytterligare insatser.

Internrevisionens roll i standarder

Internrevision är en grundläggande del av många ledningssystemstandarder. Syftet är att säkerställa att verksamheten följer de krav och riktlinjer som standarderna föreskriver, samtidigt som det skapas en kultur av ständiga förbättringar.

ISO 9001 (Kvalitetsledning)

Internrevisioner enligt ISO 9001 fokuserar på att granska organisationens kvalitetsledningssystem. Målet är att säkerställa att processerna stöder kundnöjdhet och kontinuerlig förbättring.

ISO 14001 (Miljöledning)

Här handlar revisionerna om att identifiera miljörisker och säkerställa att organisationen följer lagkrav och interna miljömål. Internrevisioner är också ett verktyg för att driva miljöförbättringar och minska verksamhetens påverkan.

ISO 45001 (Arbetsmiljö)

Inom arbetsmiljö är revisionens roll att säkerställa att organisationen skyddar sina medarbetares säkerhet och hälsa. Detta inkluderar att granska riskbedömningar, olycksrapporter och arbetsrutiner.

ISO 27001 (Informationssäkerhet)

Internrevisioner enligt ISO 27001 fokuserar på att skydda organisationens informationsresurser. Genom att granska säkerhetsrutiner och identifiera sårbarheter hjälper revisionen till att minimera riskerna för dataintrång och informationsförlust.

Sammanfattning: Internrevision som en drivkraft för utveckling

Internrevision är mer än en administrativ kontroll; det är ett strategiskt verktyg för att förbättra verksamheten och skapa långsiktig framgång. Genom att granska processer, identifiera brister och lyfta fram förbättringsmöjligheter bidrar revisionen till att stärka organisationens effektivitet, kvalitet och konkurrenskraft.

Nyckeln till en framgångsrik internrevision ligger i förberedelser, engagemang och uppföljning. Genom att involvera medarbetarna, kommunicera resultaten tydligt och omsätta insikterna i handling, kan internrevision bli en positiv kraft för förändring och utveckling.

Oavsett om det handlar om att säkerställa efterlevnad av standarder, öka kundnöjdheten eller förbättra arbetsmiljön, erbjuder internrevisionen en strukturerad metod för att bygga en starkare och mer hållbar organisation.