Fria Bröds ledning gjorde AM System till en strategisk tillgång

När Nordens största glutenfria bageri Fria Bröd skulle implementera AM System var det reklamationshanteringen som stod i fokus. Därefter växte behovet och idag är AM System en självklar del av Fria Bröds verksamhet. Nyckeln till framgången? Ett starkt engagemang från ledningen.

Idag är AM System både ett komplett kvalitetsledningssystem, ett intranät och ett stöd i vardagen för alla medarbetare på Fria Bröd. Här får ni ta del av resan dit. Av lärdomar och erfarenheter av att implementera ett nytt kvalitetsledningssystem och låta det växa med verksamhetens behov.

Ett familjeföretag med ambitioner

Fria Bröd grundades 1996 och har vuxit till Nordens största glutenfria bageri. Visionen är att skapa det goda glutenfria livet, och produkterna finns idag i hela Norden samt i Belgien, Schweiz, Tjeckien, Tyskland och Österrike.

Kontakten med AM System kom via ett kvalitetsnätverk med andra företag. Feldt’s Fisk, som redan använde AM System, delade med sig av sina positiva erfarenheter och rekommenderade Fria Bröd att ta kontakt.

- Vi såg tidigt att AM System matchade våra behov bäst. För oss var det avgörande att hitta en lösning som både är flexibel och enkel att använda - och som kan växa med vår verksamhet, säger Patrik Hultman, VD på Fria Bröd.

Ledningens engagemang från start

Tidigt i projektet samlade Fria Bröd en engagerad projektgrupp som bestod av VD, produktionschef, produktionsledare, kvalitetschef och kvalitetskoordinator. Tillsammans drev de arbetet framåt, för att säkerställa att implementeringen blev en prioriterad satsning för hela organisationen.

Patrik Hultman (VD), Annie Berglind, (föräldraledig kvalitetschef), Alexander Pettersson (produktionsledare), Kenny Hedberg (produktionschef), Terese Stridsberg (tf. kvalitetschef), och Tim Jakobsson (kvalitetskoordinator).

Implementeringen prioriterades på högsta nivå

Ledningen var starkt involverad i projektet från start och deltog aktivt i projektgrupp och onboarding. Implementeringen prioriterades på högsta nivå. Extra resurser tillsattes för att bygga layout, föra över dokument och utbilda alla medarbetare.

"Att vi i ledningen var aktiva gjorde hela skillnaden. Hade vi inte prioriterat och lagt resurser på det från början hade det tagit mycket längre tid och inte fått samma genomslag"

De första månaderna bjöd på utmaningar. Det tar tid att bygga upp ett nytt system från grunden. Men tack vare att ledningen visade vägen så skapades en känsla av delaktighet och gemenskap.

Bild 1: Alexander Pettersson, Produktionsledare & Kenny Hedberg, Produktionschef 
Bild 2: Patrik Hultman, VD

Behoven växte och systemet följde med

Det inledande målet med AM System var enkelt och viktigt - att digitalisera reklamationshanteringen och slippa tidskrävande och manuella “klipp-och-klistra” i Excel.

- Men målet utökades när vi insåg vad AM System kunde bidra med. Som exempel hade vi även behov av ett visuellt och användarvänligt system för alla våra rutiner och instruktioner i produktionen, säger Patrik Hultman, VD.

-    AM Systems plattform hjälper oss idag med långt mer än vad vi hade föreställt oss från början. Och vi fortsätter att upptäcka nya användningsområden, vilket är positivt, fortsätter Terese Stridsberg, tf kvalitetschef.

Fria Bröd har på så sätt breddat användningen av AM System. Idag är det en plattform för hela deras ledningssystem, där de bland annat hanterar följande områden:

• Leverantörsbedömningar: Digitala formulär skickas ut till leverantörer och används sedan som underlag för riskbedömningar.
• Dokumentstyrning med nyckelord: Vid interna revisioner kan relevanta dokument hittas med bara några klick.
• Rutiner och instruktioner i produktionen: Visualiseras på ett mer användarvänligt sätt vilket underlättar det dagliga arbetet.
• Planering och uppföljning av interna revisioner: Görs överskådligt och strukturerat direkt i systemet.

Olika startsidor i AM System

Medarbetarna lovordar det enkla och tydliga

På Fria Bröd var det ledningens engagemang som satte tonen för hur systemet togs emot internt. Och den första utvärderingen visade dessutom att medarbetarna var nöjda och visste vem de kunde vända sig till för stöd. 

Skillnaden innan och efter är tydlig. Från ett traditionellt filsystem har Fria Bröd tagit steget till en modern plattform som mer liknar en smartphone – där användaren enkelt kan klicka sig fram till rätt information. Det som uppskattas mest är systemets enkelhet och tydlighet:

"Systemet gör det enkelt att göra rätt. Våra medarbetare tycker att systemet är användarvänligt, snyggt"

Avslutande tips till andra

1. Avsätt tid
   
   - Tänk på att avsätta tid - det tar längre tid än man tror att bygga upp. Men när det börjar ta form inser man hur många möjligheter det finns och hur mycket det underlättar i vardagen, säger Patrik. 
   
   
2. Se till att ledningen är aktivt engagerad
   
   - I alla förändringsprojekt är ledningens engagemang avgörande. För oss har det inneburit att AM System inte bara är ett verktyg, utan en del av vår kultur och vårt sätt att arbeta tillsammans, avslutar Patrik Hultman.