Dokument

Enkel digital dokumenthantering med vårt dokumenthanteringssystem

Skapa, dela och samla alla organisationens dokument på en och samma plats. Glöm pärmar, slipp obegripliga mappstrukturer och upplev ordning och reda. Exakt hur smart dokumenthantering kan förändra era arbetsprocesser upptäcker ni genom att testa, helt kostnadsfritt.

Tack! Vi hör av oss till dig inom kort :)

Ett fel uppstod, var god försök igen senare :(

Populära funktioner i vår dokumenthantering

Ett dedikerat dokumenthanteringssystem i molnet har många fördelar jämfört med en klassisk filserver eller en antik hylla skräckinjagande pärmar. Läs om funktionerna i Dokument som förenklar din organisations förhållande till digitala papper.

  • Skapa dokument

    I Dokument finns en inbyggd editor. I editorn kan du till exempel skapa dokument, göra tabeller och infoga bilder. Om du har befintliga dokument på din dator från till exempel Word som du vill använda kan du kopiera och klistra in texten direkt i editorn, eller lägga till Word-filen som en bifogad fil. Om du kopierar och klistrar in text direkt i editorn blir formatet automatiskt HTML, vilket fungerar lika bra på mobil och surfplatta som på dator.

    Det är bara du som skapar dokumentet som kan se det, om du inte väljer att dela det med andra användare eller användargrupper. Sidhuvud och sidfot syns först när dokumentet har blivit godkänt och publicerats.

  • Köp färdiga policyer

    I Dokument kan du köpa färdiga policyer att utgå från, eller bygga upp dina egna policymallar som är helt anpassade efter din organisations behov. Några av de många policyer du kan köpa är:

    • Kreditkortspolicy
    • Alkohol- och drogpolicy
    • Arbetsmiljöpolicy
    • Bemötandepolicy
    • IT-policy.
  • Skapa mallar

    Om du ofta skapar liknande dokument kan du göra en mall att utgå ifrån. Du väljer själv vem som ska ha tillgång till mallen och var i trädstrukturen den hamnar när du har godkänt och publicerat den. Dessutom kan du tagga mallen med lämpliga sökord, distributionsplatser och revisionsintervaller.

  • Dela dokument

    Funktionen “Dela dokument” använder du när du vill dela något med andra användare. Det kan till exempel vara en instruktion, en arbetsbeskrivning, en rutin eller en policy. När du delar ett dokument med andra användare syns det dokumentet hos dem under “Mina dokument”. Alla användare som du delar dokumentet med får automatiskt samma behörighet.

  • Skicka dokument för granskning

    Du kan skicka dokument som du har skapat till andra användare för granskning. Användaren som du skickar till får automatiskt en avisering via e-post med en länk till dokumentet. Sedan kan den andra användaren kommentera med sina synpunkter och ge tummen upp eller ner.

  • Publicera och godkänna dokument

    När du är klar med ett dokument behöver någon med rätt behörighet godkänna det. Har du den behörigheten kan du själv godkänna ditt dokument, men annars skickar du det till en användare som har behörigheten. Användaren som ska godkänna dokumentet får en avisering via e-post med en länk till dokumentet. Om användaren väljer att inte godkänna dokumentet får du en avisering om det och den andra användaren kan kommentera varför dokumentet inte godkänts. Om användaren godkänner dokumentet får den personen välja var dokumentet ska publiceras, vem som berörs av det, vilka sökord det ska ha och när och av vem det ska uppdateras.

  • Publicera dokument publikt

    Funktionen “Publicera publikt” gör att du kan dela dokument med personer som inte har en användare i programmet. Om du klickar på “Publicera publikt” får du välja hur länge dokumentet ska vara publikt och om du vill få aviseringar när någon öppnar det. Sedan får du en unik URL som du kan skicka direkt från systemet till personerna som du vill dela dokumentet med. Dokumentet sparas under “Mina dokument”. Under profilen styr du vilka användare som ska ha möjlighet att publicera dokument.

  • Skapa länkar mellan dokument och formulär

    Du kan länka både till webbsidor och andra dokument i systemet. För att länka till ett dokument i systemet använder du funktionen “Relatera dokument”. Du kan både länka inom Dokument och till exempelvis ett formulär i programmet “Ärende”.

  • Olika behörighet för användare

    Administratörer kan tilldela olika användare olika typer av behörigheter. Alla användare kan skapa och dela dokument med varandra, men profilen styr till exempel om en användare har rätt att skicka dokument vidare för godkännande och publicering. Profilen styr också vem som har rätt att godkänna, revidera och publicera dokument. Ett dokument har en skapare och en godkännare, och kan ha en tredje person som ansvarar för att revidera dokumentet.

  • Hantera versioner av dokument

    När du godkänner och publicerar ett dokument genereras ett dokumentnummer och en första utgåva automatiskt. Om du vill göra ändringar i ett godkänt dokument skapar du en ny utgåva och gör ändringarna där. Den gamla utgåvan finns kvar tills den nya utgåvan har godkänts, sedan arkiveras den gamla utgåvan. Du kan se gamla utgåvor av ett dokument i arkivet om du har behörighet för det.

  • Samla allt i Mina dokument

    I Mina dokument samlas alla dokument som är kopplade till dig på något sätt. Sidan är uppdelad i fyra flikar:

    • “Att göra”. Här visas alla dokument som du ska godkänna, läskvittera, revidera eller granska.
    •  “Publicerade”. Här ser du de senaste dokumenten som är publicerade av alla användare. Du ser också dokument som berör dig, vilken distributionsgrupp du tillhör samt vilka dokument som du själv har publicerat publikt.
    • ”Mina favoriter”. Här visas alla dokument som du har markerat som favorit och besöker ofta.
    • ”Mina skapade”.  Här visas de dokument som du har skapat och dokument andra har delat med mig.
  • Söka efter dokument

    Du kan söka efter olika dokument från menyn och från verktygspanelen. Om du gör en fritextsökning söker programmet på innehållet i alla tillgängliga dokument, metadata och bifogade filer i t. ex. .docx-format. Du kan också göra en avancerad sökning där du kombinerar flera olika sökkriterier.

     

  • Välj språk för programmet

    Dokument levereras som standard på svenska och engelska. Administratörer styr vilket språk olika användaren får då de loggar in. Du kan aktivera fler språk mot en tilläggskostnad, men då kan du själv behöva översätta vissa delar.

  • Bygg upp en dokumentstruktur

    I funktionen Navigera bygger du upp dokumentstrukturer med nivåer, ungefär som mappar i en filhanterare. För att förtydliga navigeringen kan du välja färger och olika ikoner för respektive kategori. Du kan begränsa åtkomst till olika mappar och bestämma vem som får godkänna dokument i en specifik kategori. För att flytta kategorier använder du dra-och-släpp-teknik.

    Längst ned till höger kan du aktivera ”visa endast dokument som berör mig”  och då filtreras dokumentträdet ner till att bara visa de dokument som du berörs av.

  • Anpassa rättigheter för användare

    Varje användare har en profil som styr vilka rättigheter användaren får. Administratörer kan exempelvis begränsa om användaren ska ha möjlighet till att publicera publika dokument, få skicka dokument för godkännande och senare publicering, ha åtkomst till arkivet, kunna administrera nyckelord eller kunna skapa mallar. Från profilen styrs också vilket språk och startsida användaren får.

  • Revidera dokument

    När ett dokument publiceras har användaren möjlighet att inkludera ett revideringsdatum och ett påminnelsedatum och lägga in information om vem som ansvarar för revideringen av dokumentet. Det går också att använda sökverktyget för att se alla dokument som ska revideras. Påminnelser om revideringar skickas ut både via mejl och i systemet. Om du har fått dokument som ska revideras finns de i Mina dokument under fliken ”Att göra”.

  • Få läskvittenser för dokument

    Funktionen Läskvittens ger alla användare som är kopplade till en viss distributionsgrupp möjlighet att kvittera att de har läst ett dokument. När en användare får ett dokument som ska läsas och kvitteras hamnar det i Mina dokument under fliken ”Att göra”. Du kan använda sökverktyget för att hitta dokument som är kvitterade eller inte kvitterade.

  • Se ändringar i dokument

    I loggen visas allt som hänt med ett dokument. Här kan du tydligt se och filtrera på vem som läst dokumentet, när det skapades en ny utgåva och av vem, när det godkändes  och publicerades och av vem, samt se sammanfattning av ändringar mellan utgåvorna.

  • Godkänn dokument åt andra

    Under din personliga profil kan du tillåta valfria användare att godkänna dokument i ditt namn. Denna funktion kan vara bra att aktivera i om ni befinner er uppstartsprocessen och ni redan har dokument som är korrekta och tidigare godkända. På detta sätt slipper den som ska godkänna dokument göra det igen.

  • Skapa processflöden

    Med funktionen processkartan kan du ta fram tydliga processflöden som är möjliga att navigera i genom länkar. Verktyget ingår i priset när ni köper någon av våra system för Ärende eller Dokument. Länkarna kan skicka användare mellan programmen om ni använder er av både Ärende och Dokument.

    I det användarvänliga gränssnittet kan du rita upp nya processflöden eller infoga befintliga. Länka processerna mellan varandra, eller länka till ett eller flera dokument i dokumentsystemet. Från t.ex. försäljningsprocessen kan du länka till rutiner, instruktioner och mallar som behövs i försäljningssammanhang.

     

"Vi har använt AM System sedan 2015 och då framförallt dokumenthanteringssystemet. Vi startade detta i samband med vår ISO9001-certifiering och systemet underlättade betydligt under arbetets gång. Vi är mycket nöjda med både systemet och supporten man får när det uppstår frågor. Jag kan varmt rekommendera AM System till andra företag!"

Sofia Carlsson
HR- och kvalitetsansvarig, Fristad Industri AB

"AM System är ett mångsidigt verktyg som tillför mycket för vår organisation."

Björn Sjöström
Bergskoleingenjör/HMSK ansvarig, Norab AB

"AM-System har bidraget til at forbedre effektiviteten hos Jackon og har muliggjort at vi har kunne samle afvigelseshåndtering, kvalitet og miljøledelse og vedligehold i ét system på tværs af 3 lande. Samtidig giver systemet stor fleksibilitet indenfor sprogstyring og online tilgængelighed."

Anders Evendorff Sørensen
Kvalitets- og Miljøchef, Jackon Norden

"Hydroscand AB har ett mycket aktivt miljö- och kvalitetsarbete där vi är ledande i vår bransch. Vi är certifierade enligt ISO 9001 och ISO 14001 och har därför krav på oss att ha ett systematiskt kvalitets- och miljöarbete vilket förutsätter ett ändamålsenligt system, vilket vi upplever att vi har i AM Dokument och Ärendehantering. Då vi är spridda på 60 filialer i Sverige har vi nytta av tillgängligheten av AM Dokument och Ärendehantering."

Elizabeth Smolle
Kvalitets och Miljöchef, Hydroscand AB

"På Falck har vi använt oss av AM i både avvikelse och dokumenthantering i många år med goda resultat. Det är ett system som är både enkelt att använda och administrera. Detta i samband med en lättillgänglig supportfunktion gör AM System till en god samarbetspartner."

Joakim Storeide
Kvalitet och Miljöansvarig, Falck Assistance Sverige AB

"Nu har vi äntligen fått allt samlat på ett och samma ställe. Handlingsplaner, ansvariga, signering av utbildningar och dokument sköts allt digitalt nu i AM System, där möjligheterna verkar mer eller mindre obegränsade över vad man kan göra! :)"

Niklas Persson
Ci-Manager, SHE-Coordinator, Quality Manager, Maintenance, Mondi Packaging Sunne AB

Vad kostar det?

Här kan du snabbt kalkylera månadskostnaden för Dokument utifrån era behov. Kom ihåg att vi alltid erbjuder en kostnadsfri testperiod, helt utan avtal. (En mer precis prisräknare hittar du på Beställ-sidan!)

Per månad

Per användare

Räkna på flera
program & beställ