Vad är ett ledningssystem?

Ett ledningssystem är ett verktyg som företag använder för att styra verksamheten mot sina mål. Det hjälper till att strukturera, styra och förbättra arbetet, till exempel genom att hantera dokument och ärenden mer effektivt. 

Systemet beskriver hur ni:

• Planerar och genomför arbetet
• Följer upp resultat och avvikelser
• Säkerställer ständiga förbättringar
• Levererar kvalitet till kunder

Hur fungerar det?

Systemet översätter företagets övergripande mål till konkreta arbetsrutiner i vardagen. Grundtanken i de flesta moderna system (inklusive ISO-standarder) bygger på förbättringscykeln PDCA (Plan-Do-Check-Act):

• Planera: Ni sätter upp mål och fastställer processer för vad som ska göras.
• Genomföra: Arbetet utförs enligt beslutade rutiner och processbeskrivningar.
• Följa upp: Ni mäter och övervakar resultatet. Blev det som ni tänkt er?
• Agera: Om resultatet inte nådde målet, eller om en avvikelse skedde, genomför ni förbättringar för att korrigera detta till nästa cykel.

Fördelar med ett ledningssystem

• Ökad effektivitet genom automatiserade processer
• Bättre samarbete och tydligare ansvarsfördelning
• Lättare att uppfylla lagkrav och certifieringskrav
• Förbättrad spårbarhet och kontroll över dokument och ärenden

Ett ledningssystem skapar ordning och tydlighet i organisationen genom att samla alla viktiga processer på ett ställe. Det förenklar kvalitetsarbete, minskar administration och gör det lättare att uppfylla standarder och regelverk. 

Varför använda ett ledningssystem?

De verkliga vinsterna med ett välfungerande ledningssystem är interna, trots att många ser implementeringen som ett "måste" för att möta krav vid upphandlingar.

1. Effektivitet: Alla berörda personer vet vad som ska göras, när och hur.
2. Tydlighet: Minskat personberoende när processer finns dokumenterade.
3. Kvalitetssäkring: Genom att styra avvikelser och ärenden systematiskt minskar ni felmarginalen.
4. Beslutsunderlag: Med data från systemet kan ledningen fatta beslut baserade på fakta, och slippa gissa.

Vilka funktioner ska det innehålla?

Ett komplett ledningssystem vilar oftast på tre grundpelare som samverkar för att skapa ordning, säkerställa kvalitet och driva förbättring: dokumenthantering, ärendehantering och processkartläggning. 

Dokumenthantering

Ett dokumenthanteringssystem hjälper till att hålla ordning på viktiga filer, säkerställa versionskontroll och underlätta samarbeten. Med en digital lösning blir det enkelt att hitta, dela och uppdatera dokument i realtid, vilket minskar risken för fel och informationsförlust. Automatiserade behörigheter och säker lagring ser till att rätt person har tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt.

Ärendehantering

Via ett ärendehanteringssystem blir det enkelt att skapa, följa upp och lösa ärenden på ett systematiskt sätt. Oavsett om det gäller avvikelser, förbättringsförslag eller reklamationer ger systemet en tydlig överblick och en strukturerad arbetsprocess, vilket minimerar risken för att något faller mellan stolarna. 

Processkartläggning

Ett system för processkartläggning gör det enkelt att visualisera och optimera arbetsflöden. Genom att skapa tydliga processkartor kan företag identifiera flaskhalsar, förbättra effektiviteten och säkerställa att alla medarbetare arbetar enligt samma riktlinjer. 

Ledningssystem för kvalitet 

ISO 9001 är en internationell standard för ledningssystem som används av företag världen över för att säkerställa kvalitet och effektivitet. Att uppnå en ISO 9001-certifiering visar att verksamheten håller en hög standard och uppfyller krav som bland annat:

• Tydlig dokumentation av processer och rutiner
• System för att hantera risker och möjligheter
• Uppföljning av kundnöjdhet och kvalitetsmål
• Ledningens engagemang i kvalitetsarbetet
• Kontinuerlig förbättring och uppföljning

Att uppnå en ISO 9001-certifiering visar att verksamheten håller en hög standard och arbetar systematiskt med kvalitet. Det stärker varumärkets trovärdighet, förenklar samarbeten och kan öppna upp för nya affärsmöjligheter genom att uppfylla krav från kunder och leverantörer.

Ledningssystem för miljö

ISO 14001 hjälper organisationer att systematisera sitt miljöarbete och minska sin negativa miljöpåverkan. Genom en ISO 14001-certifiering visar ni att ni tar ansvar för en hållbar framtid och uppfyller krav som bland annat:

• Kartläggning och hantering av betydande miljöaspekter
• Säkerställande av att miljölagar och bindande krav följs
• Tydliga mål för hållbarhet och resursanvändning
• Livscykelperspektiv på produkter och tjänster
• Ständig förbättring av miljöprestandan

Öka effektiviteten med AM System

Ett ledningssystem från AM System används av ledningsgrupper, kvalitetsansvariga och medarbetare för att skapa struktur och säkerställa att rutiner och krav följs. Genom en digital plattform får hela teamet en gemensam plats för dokumentation, processer och ärendehantering. Med vår molnbaserade plattform är informationen dessutom alltid uppdaterad och tillgänglig, oavsett var och när du arbetar.