Hantera externa klagomål digitalt med AM System: Från problem till förbättringar

• Upprätthålla goda relationer med intressenter – Snabb och strukturerad hantering visar att organisationen tar ansvar.
• Säkerställa efterlevnad av lagar och standarder – Både svensk miljölagstiftning och ISO-standarder kräver att externa klagomål dokumenteras och hanteras systematiskt.
• Förbättra verksamheten – Genom att analysera klagomål kan organisationen identifiera förbättringsområden och förebygga framtida problem.

Smidigare hantering av klagomål med AM System

Genom att använda AM System kan organisationen samla in, hantera och följa upp externa klagomål på ett strukturerat, effektivt och transparent sätt. Systemet gör det enkelt att implementera tydliga rutiner och säkerställer att varje klagomål hanteras enhetligt.

Några av fördelarna inkluderar:

• Tydliga rutiner och ansvarsfördelning – Systemet säkerställer att klagomål snabbt når rätt person och att varje ärende får en ansvarig.
• Standardiserad hantering – Digitala formulär säkerställer att alla klagomål registreras och behandlas enligt fastställda riktlinjer.
• Molnbaserad tillgänglighet – Medarbetarna kan hantera klagomål var de än befinner sig, via dator, surfplatta eller mobil.
• Spårbarhet och dokumentation – Alla åtgärder loggas automatiskt, vilket möjliggör uppföljning och analys och att alla kan ha samma lägesbild.

Så hanterar du klagomål i AM System

1. Registrering av klagomål

Via ett det intuitiva gränssnittet i AM System kan klagomål registreras direkt i systemet, via digitala formulär i Ärende. Fält kan exempelvis inkludera:

• Klagomålstyp (exempelvis buller, trafik, miljöpåverkan).
• Intressentens kontaktuppgifter (vid behov).
• Datum och detaljer om klagomålet.

2. Uppföljning och åtgärder

Efter registrering kan specifika åtgärder kopplas till ärendet, exempelvis:

• Utredning av klagomålet.
• Kontakt med klaganden för vidare dialog.
• Implementering av åtgärder för att minska störningen.
• Dokumentation av lösningar och kommunikation

3. Automatiska aviseringar

När aktiviteter registreras i ärendet kan AM System skicka automatiska aviseringar till rätt person eller avdelning. Påminnelser kan också ställas in för att säkerställa att ärenden inte blir liggande eller hjälpa användarna att färdigställa uppgifter i tid.

4. Arkivering och analys

När ett klagomål har hanterats sparas det i systemet, där det kan användas för analys och uppföljning. Genom att identifiera återkommande problem och trender utifrån den samlade datan kan organisationen ta proaktiva åtgärder och minska risken för framtida klagomål.

Lär av klagomålen för att förbättra verksamheten

Att hantera klagomål handlar inte bara om att lösa enstaka problem – det är också en möjlighet att utveckla verksamheten och göra den till en del av er framtida styrning. Genom att analysera insamlad data kan organisationen dra slutsatser om var förbättringar i processer behövs.

• Identifiera trender – Finns återkommande klagomål på exempelvis buller eller trafik?
• Stärka organisationens rykte – Genom att agera snabbt och professionellt på klagomål kan organisationen bygga ett starkt förtroende hos intressenter.
• Förebygga framtida problem – Genom att identifiera grundorsaker kan verksamheten vidta åtgärder innan klagomål uppstår på liknande eller andra områden.

Funktioner som gör skillnad

Molnbaserad tillgänglighet

Medarbetarna kan komma åt systemet var som helst och när som helst, vilket säkerställer att klagomål hanteras omedelbart, effektivt och professionellt.

Statistik och rapporter

AM System erbjuder kraftfulla analysverktyg för att identifiera mönster och trender i inkomna klagomål. Detta ger en tydlig bild av förbättringsområden och gör det möjligt att mäta effekten av vidtagna åtgärder.

Smidigt samarbete

Med möjligheten att enkelt kunna fördela uppgifter mellan medarbetare kan teamet arbeta effektivt tillsammans. Alla åtgärder dokumenteras på ett och samma ställe, vilket eliminerar dubbelarbete och missförstånd.

Spårbarhet och dokumentation

AM System loggar varje steg i hanteringen, från registrering till avslut. Vem har gjort vad och när. Detta säkerställer att inga klagomål “faller mellan stolarna” och möjliggör enkel uppföljning vid interna eller externa granskningar.

Automatiserade arbetsflöden

Systemet kan automatiskt skicka aviseringar till ansvariga personer om status och utförda åtgärder eller skicka påminnelser om uppföljning. Detta skapar en strukturerad och pålitlig process som säkerställer att klagomål hanteras av rätt person i rätt tid.

Sammanfattning

Externa klagomål är en naturlig del av att bedriva verksamhet, men hur de hanteras avgör hur organisationen uppfattas av sin omgivning. Med AM System kan organisationer inte bara hantera klagomål effektivt, utan också lära av dem och kontinuerligt förbättra verksamheten.

Genom att standardisera processer, kunna utföra uppgifter effektivt, analysera mönster och säkerställa att inget klagomål förbises kan organisationen inte bara möta sina krav enligt lagar och standarder – utan även stärka sitt rykte och förbättra sina relationer med intressenter.