Så har Kuusakoski byggt ett levande ledningssystem med medarbetarnas engagemang

Kuusakoski Sverige AB är en ledande aktör inom återvinningsindustrin, specialiserad på hantering av skrot, metall och elektronik. Med en lång historia av hållbarhet och innovation arbetar företaget för att effektivisera sina processer och på ett säkert sätt uppnå högsta möjliga kvalitet och miljöhänsyn.

För att bland annat stärka sitt kvalitetsarbete har Kuusakoski implementerat sitt ledningssystem i AM System som de internt kallar "Kompassen". Här berättar Kristina Runsten, QEHS Manager på Kuusakoski Sverige, om hur de lyckades skapa engagemang och intern delaktighet kring systemet.

Från statisk dokumentbank till dynamiskt verktyg

Många företag brottas med att få sina ledningssystem att bli mer än en uppsättning av dokument. Utmaningen för Kuusakoski var att göra ledningssystemet till ett levande och aktivt verktyg som används dagligen av medarbetarna – inte bara vid revisioner eller interna kontroller.

Foto: Sune Grabbe

Kristina och hennes team insåg tidigt att nyckeln låg i att involvera medarbetarna på ett meningsfullt sätt. De ville skapa en känsla av ägarskap som säkerställer att systemet inte bara är en samling av regler, utan något som faktiskt underlättar i vardagen.

"Ett ledningssystem är bara värdefullt om det används. Därför ville vi på ett roligt och intuitivt sätt göra “Kompassen” till en naturlig del av vardagen och inte bara något som används vid revisioner"

En kreativ lansering som satte tonen

För att väcka intresse och skapa delaktighet redan innan systemet lanserades anordnade Kuusakoski en namntävling. Medarbetarna fick skicka in förslag och rösta fram det namn som bäst representerade systemets funktion. Det vinnande namnet blev ”Kompassen” – en symbol för ledningssystemets vägledande roll i verksamheten.

Denna enkla men effektiva metod visade direkt att systemet var något som hela organisationen hade inflytande över, vilket lade grunden för fortsatt engagemang.

Foto: Sune Grabbe

- När medarbetarna fick möjlighet att namnge vårt ledningssystem blev det genast något de kunde känna ägarskap över. 'Kompassen' blev mer än ett namn – det blev en symbol för hur vi navigerar i vårt kvalitets-, miljö-, och arbetsmiljöarbete, berättar Kristina Runsten

Utbildningar för att skapa förståelse och delaktighet

Ett av de största hindren för att implementera ett ledningssystem är brist på förståelse för dess syfte och funktioner. Kuusakoski löste detta genom att skapa utbildningar i workshop-format, där medarbetarna aktivt fick arbeta i Kompassen.

• Fysiska workshops hölls på företagets olika anläggningar där deltagarna fick lösa konkreta uppgifter direkt i AM System
• Digitala introduktioner användes som komplement, när fysiska träffar inte var möjliga. Detta säkerställde att alla fick en grundläggande förståelse.
• Anpassade utbildningar per arbetsroll och ort gjorde att systemets olika funktioner presenterades på ett sätt som var relevant för varje medarbetare.

Genom att låta medarbetarna själva testa att söka och navigera i systemet såg Kuusakoski en tydlig ökning i användandet av systemet.

- För att få medarbetarna att verkligen förstå och använda Kompassen skapade vi utbildningar där de fick testa att söka och använda systemet i praktiken. Då fick medarbetare själva uppleva hur enkelt det är att hitta den information man behöver, berättar Kristina Runsten.

Tydlig och öppen kommunikation

För att hålla medarbetarna uppdaterade om nyheter och förändringar i ledningssystemet har Kuusakoski utvecklat flera kommunikationskanaler som främjar transparens och dialog:

• Webbinarier vid lansering av nya funktioner gör att alla snabbt får koll på uppdateringar och kan ställa frågor i realtid.
• Månadsmöten där Kompassen är en fast punkt på agendan säkerställer kontinuerlig dialog och förbättring.
• Feedback & support-knapp på Kompassens startsida, där medarbetarna enkelt kan rapportera fel, ge förslag eller ställa frågor. Alla ärenden besvaras personligt, vilket stärker användarnas förtroende för systemet.

"Transparens och tydlig kommunikation är nyckeln. Med webbinarier, månadsmöten och en feedbackknapp har vi skapat en kultur där alla kan påverka och förbättra systemet"

Engagerande aktiviteter håller systemet levande

För att “Kompassen” i AM System skulle fortsätta att vara en naturlig del av verksamheten och inte bara ett verktyg för utbildningar och revisioner, har Kuusakoski infört en rad återkommande aktiviteter, som de gärna delar med sig av:

• Julkalender i ledningssystemet: Varje dag presenterades en ny medarbetare, funktion, eller tävlingsfråga med möjlighet att vinna priser.
• Quiz om hållbarhet och processer: Medarbetarna får lära sig mer om hur företagets processer bidrar till en mer hållbar framtid. För varje slutfört quiz donerade Kuusakoski pengar till en välgörenhetsorganisation som värnar om Östersjön.
• Regelbundna tävlingar: Genom roliga och interaktiva utmaningar får medarbetarna fördjupa sina kunskaper, samtidigt som de bygger en positiv relation till systemet.

– Ett ledningssystem får inte vara en statisk dokumentbank. Genom att blanda in roliga aktiviteter, quiz och tävlingar har vi skapat förutsättningar för att “Kompassen” förblir levande, intressant och relevant. För varje ny tävling eller quiz skapar vi en tillfällig förstasida, så att tävlingen blir lätt att hitta och skapar nyfikenhet, säger Kristina Runsten.

Kuusakoskis ledningssystem är en verklig förebild

Resultatet av Kuusakoskis arbete i AM System är ett ledningssystem som är långt ifrån ett dokumentarkiv, utan ett verkligt stöd i det dagliga arbetet. Medarbetarna är aktiva användare och ser Kompassen som ett verktyg för både effektivitet och engagemang.

- Genom att involvera våra medarbetare från början och kontinuerligt erbjuda interaktiva och roliga aktiviteter har vi gjort Kompassen till mer än bara ett system – det är nu en naturlig del av vårt dagliga arbete, avslutar Kristina Runsten.

Kuusakoskis resa visar hur engagemang och delaktighet kan förvandla ett ledningssystem från en passiv resurs till en dynamisk del av verksamheten. Genom att använda kreativa metoder för utbildning, kommunikation och engagemang har de skapat en förebild för andra företag som vill göra sitt ledningssystem till en verklig framgångsfaktor.