Från processkartor till systemtänkande: Ett nytt perspektiv på organisationens helhet

Många organisationer strävar efter att förbättra sina arbetsmetoder och öka sin produktivitet genom verktyg som processkartor och flödesscheman. Dessa metoder är värdefulla för att visualisera och optimera arbetsflöden, men de har sina begränsningar.

För att nå en djupare förståelse och göra långsiktiga förbättringar krävs ett bredare perspektiv – här kommer systemtänkande in i bilden.

Systemtänkande erbjuder en helhetssyn på organisationen genom att analysera hur olika delar samspelar, vilka resurser som påverkar resultaten och hur förändringar i en del av organisationen kan få effekt på andra. Det är ett kraftfullt verktyg för att skapa hållbara förbättringar och optimera hela systemet istället för enskilda delar.

Vad är systemtänkande?

Systemtänkande innebär att se organisationen som ett komplext nätverk av resurser, flöden och relationer som tillsammans skapar värde. Till skillnad från traditionella processkartor, som fokuserar på sekventiella steg i en arbetsprocess, hjälper systemtänkande dig att förstå hur olika delar av organisationen påverkar varandra över tid.

Ett system består av tre grundläggande komponenter:

1. Saker: De element som utgör systemet, såsom personal, teknologi eller kapital.
2. Kopplingar: De processer och relationer som binder samman sakerna, till exempel arbetsflöden, informationsutbyte eller ekonomiska transaktioner.
3. Syfte eller funktion: Det övergripande målet med systemet, som ofta framträder genom observation snarare än explicit formulerade mål.

Exempelvis kan en organisation betraktas som ett system där personalen, verktygen och resurserna är sakerna; arbetsprocesserna och kommunikationsvägarna är kopplingarna; och syftet är att leverera värde till kunderna.

Systemtänkande vs traditionella metoder

Aktivitetsfokus: Effektivitet i det dagliga arbetet

När organisationer arbetar på aktivitetsnivå handlar det om att optimera enskilda uppgifter och moment. Det kan innebära att förbättra en maskins prestanda, utbilda personalen eller införa nya verktyg som effektiviserar arbetsflödet. Aktivitetsfokus kan vara effektivt för kortsiktiga vinster men riskerar att missa hur förändringarna påverkar andra delar av organisationen.

Processfokus: Förbättra arbetsflöden

Processfokus innebär att organisationen ser arbetsflöden från ett övergripande perspektiv och kartlägger hur olika steg hänger samman. Processkartor och flödesscheman är vanliga verktyg här. Genom att visualisera processerna kan organisationen identifiera flaskhalsar och ineffektiviteter. Processfokus ger en bättre helhetssyn än aktivitetsfokus men saknar ofta insikt i
hur processerna påverkar andra delar av systemet över tid.

Systemtänkande: Förstå helheten och skapa långsiktiga lösningar

Systemtänkande går längre än processkartor genom att analysera hur resurser och flöden samverkar och påverkar organisationens övergripande syfte. Det låter dig identifiera rotorsaker till problem, förutse oavsiktliga konsekvenser av förändringar och skapa strategier som förbättrar hela organisationen. Systemtänkande tar hänsyn till dynamiken i organisationen och hjälper dig att balansera kortsiktiga åtgärder med långsiktiga mål.

Resurser och flöden: Grunden i systemtänkande

I systemtänkande är resurser och flöden de grundläggande byggstenarna.

• Resurser är de saker som organisationen förvaltar och använder för att skapa värde. Det kan vara personal, kundnöjdhet, kapital, lager eller teknologi.
• Flöden är de processer som fyller på eller tömmer resurserna över tid. Inflöden kan exempelvis vara nyrekrytering eller försäljning, medan utflöden kan vara personalomsättning eller kundförluster.

Tänk dig en resurs som “kompetent personal.” Inflöden kan vara rekrytering och internutbildning, medan utflöden kan vara personalomsättning eller pensionering. Att analysera både inflöden och utflöden hjälper dig att förstå hur resursnivåerna förändras och vad du kan göra för att påverka dem.

Hur du börjar med systemtänkande: En enkel systemkarta

Steg 1: Identifiera resurserna

Börja med att lista de viktigaste resurserna i din organisation. Det kan vara:

• Personal.
• Kundnöjdhet.
• Kapital.
• Varumärkeskännedom.

Steg 2: Kartlägg flödena

Analysera vilka inflöden och utflöden som påverkar resurserna. För “kompetent personal” kan inflöden vara nyrekrytering och vidareutbildning, medan utflöden kan vara personalomsättning eller sjukskrivningar.

Steg 3: Analysera kopplingarna

Titta på hur resurser och flöden påverkar varandra. Till exempel: Om personalens kompetens påverkas av utbildningsinsatser, hur påverkar det i sin tur kundnöjdheten och företagets försäljning?

Praktiska exempel på systemtänkande

Exempel 1: Kompetent personal

Ett företag märker att de har svårt att behålla personal. Genom att analysera systemet ser de att utflödena (omsättning) beror på bristande utvecklingsmöjligheter och konkurrerande arbetsgivares högre löner. Istället för att enbart fokusera på rekrytering väljer de att stärka inflödena genom att förbättra utbildningsmöjligheter och skapa en tydligare karriärväg.

Exempel 2: Kundnöjdhet

En organisation upptäcker att kundnöjdheten sjunker. Genom att analysera systemet inser de att en ökande arbetsbelastning på supportpersonalen leder till längre svarstider. För att förbättra kundnöjdheten satsar de både på att anställa fler supportmedarbetare (inflöde) och effektivisera arbetsflödena för att minska utflödet av missnöjda kunder.

Fördelarna med systemtänkande

Att använda systemtänkande som ett verktyg i organisationen innebär att du tar ett steg tillbaka och ser den större bilden. Detta tankesätt ger flera konkreta fördelar som inte bara förbättrar processerna utan också stärker organisationens långsiktiga förmåga att hantera förändringar och utmaningar.

Helhetssyn: Förstå hur allt hänger ihop

Systemtänkande ger dig ett helikopterperspektiv på organisationen, vilket gör det möjligt att se hur olika delar samverkar och påverkar varandra. Istället för att bara analysera en enskild process eller funktion ser du organisationen som ett nätverk av resurser och kopplingar.

Exempelvis kan en förändring i produktionsprocessen inte bara påverka produktionskostnaderna utan även kundnöjdheten, leveranskedjan och medarbetarnas arbetsbelastning. Genom att förstå hur dessa delar hänger ihop kan du fatta beslut som förbättrar helheten istället för att skapa obalans.

Långsiktiga lösningar: Gå till rotorsakerna

En av de största styrkorna med systemtänkande är dess fokus på att identifiera och adressera rotorsaker snarare än symtom. Det innebär att du kan skapa åtgärder som verkligen löser problemet istället för att bara hantera dess konsekvenser.

Till exempel, om din organisation upplever hög personalomsättning kan ett systemtänkande angreppssätt visa att orsaken inte bara handlar om löner utan om bristande karriärmöjligheter eller en obalanserad arbetsbelastning. Genom att åtgärda dessa rotorsaker kan du minska omsättningen på ett hållbart sätt.

Förutse konsekvenser: Undvik nya problem

När du ser organisationen som ett system kan du analysera hur förändringar i en del av systemet påverkar andra delar. Detta gör det möjligt att förutse och undvika oönskade konsekvenser som kan uppstå vid förbättringsinitiativ.

Exempel: Om du beslutar att öka produktionshastigheten kan det påverka kvalitetskontrollen negativt, vilket i sin tur leder till fler defekter och reklamationer. Genom systemtänkande kan du identifiera och hantera sådana kopplingar innan förändringen implementeras, vilket säkerställer att förbättringen inte skapar nya problem.

Effektiv resursanvändning: Maximera värdet av dina insatser

Systemtänkande hjälper dig att analysera inflöden och utflöden i organisationen, vilket gör det möjligt att prioritera insatser som har störst påverkan på resurserna. Istället för att enbart fokusera på att öka inflödet, som att rekrytera fler medarbetare eller sälja fler produkter, kan du också identifiera sätt att minska utflödena – exempelvis genom att förbättra medarbetartrivseln eller minska produktionssvinn.

Genom att använda resurser mer effektivt kan du förbättra organisationens produktivitet och lönsamhet utan att behöva öka kostnaderna eller arbetsbelastningen. Detta ger en mer balanserad och hållbar utveckling över tid.

Slutsats: Från processkarta till systemtänkande

Att gå från processkartor till systemtänkande innebär att ta ett steg tillbaka och se helheten. Med systemtänkande kan du inte bara optimera enskilda delar av organisationen utan också förstå och förbättra samspelet mellan dem. Det är ett kraftfullt verktyg för att skapa en organisation som inte bara klarar dagens utmaningar utan också är rustad för framtiden.

Om du vill fördjupa dig i systemtänkande rekommenderar vi boken Thinking in Systems: A Primer av Donella H. Meadows – en utmärkt resurs för att lära sig mer om detta tankesätt.