Att välja rätt verksamhetsledningssystem

“Varför måste vi ha ett system till, vi har ju papper?”

Så lät det hos Mariette Malm på Lerøy Smögen när hon ville införa ett verksamhetsledningssystem. Men Mariette stod på sig och byggde ett system som var skräddarsytt för Lerøy Smögen – nu tar det 2 dagar i stället för 2 månader att komma igång när de vill börja sälja en ny produkt.

Men hur kan resan från insikten att ni behöver ett ledningssystem till att systemet är implementerat se ut? Vad behöver ni reda ut för att allting ska gå så smidigt som möjligt?

Bena ut vad verksamhetsledningssystemet behöver kunna göra

• Ta dig tid att bena ut vilka områden som verksamhetsledningssystemet ska omfatta, så att du inte väljer en lösning som blir dyrare och mer avancerad än nödvändigt (eller tvärtom, en lösning som är billig men inte riktigt räcker till).
• Tänk in framtiden i din kartläggning. Ta reda på om verksamhetsledningssystemen du väljer mellan fortfarande passar er om ni till exempel blir fler anställda eller öppnar en webbshop.
• Undersök vilka språk verksamhetsledningssystemet stöder. Om ni har eller planerar att skaffa avdelningar utomlands är ett system som kan hantera åtminstone engelska bra. Samma sak om ni har utländska leverantörer som ni funderar på att koppla in i systemet.
• Ta hjälp av medarbetare som har köpt in eller arbetat med verksamhetsledningssystem tidigare, särskilt om du själv är ovan vid att kravställa. Vad kan de berätta som hjälper dig att kravställa på ett bra sätt?
• Fråga medarbetarna om deras behov. De har ofta önskningar som du kan ha missat – om du vill att de ska gilla verksamhetsledningssystemet behöver du veta vad de värdesätter.

Fundera på om ni vill bygga verksamhetsledningssystemet själva eller inte

• Om du är en sån som gärna vill bygga själv, se då till att du väljer en programvara som är tillräckligt lättförståelig för att du ska kunna lämna över ansvaret utan problem. Det är inte bra om det bara är du som hittar bland funktionerna om du skulle vara på semester eller byta jobb.
• Om du är en sån som vill att en konsult ska bygga, ta då reda på hur snabbt du kan få hjälp, vad det kostar och om det finns några begränsningar.

Tänk igenom vad det kommer att kosta

• Vad ingår i priset och vad kostar extra? Du kan till exempel undersöka
• vilka funktioner som ingår och vilka du behöver betala extra för
• vad installationen kostar
• om uppdateringar kostar
• om utbildning ingår (och i så fall hur mycket)
• hur mycket och hur snabb support du kan förvänta dig utan att betala extra
• hur antalet användare påverkar priset
• hur stort lagringsutrymme som ingår och vad det kostar att köpa mer utrymme
• vad olika tillägg som ni kan tänkas behöva (nu eller i framtiden) kostar.
• Glöm inte att tänka in kringkostnader. Om verksamhetsledningssystemet kräver att ni har en egen webbserver – vilka kostnader innebär det (tänk både in hårdvara och kostnader för till exempel brand- och stöldskydd)? Om systemet är webbaserat – behöver ni göra några säkerhetsuppdateringar och vad kostar det?
• Ta med indirekta kostnader i beräkningen. Om ni behöver vänta länge på support, hur stora förluster kan det innebära? Om ni väljer ett billigare men lite krångligare alternativ, vilka kostnader kommer det innebära i form av arbetstid som slösas bort?
• Kom ihåg att räkna på vad de olika verksamhetsledningssystemen kostar om ni behöver lägga till en funktion eller ett antal användare.
• Undersök leverantörerna noga, särskilt om du själv inte känner dig så hemma på verksamhetsledningssystem, så att du inte blir lurad. Hör dig för hos branschkollegor och be att få referenser från leverantörerna.

Ha en plan för hur du får med dig ledarna

• Tänk på “ledare” som ett brett begrepp – få med både cheferna och högstatus-personerna i gruppen. Då har du bra förutsättningar för att resten av arbetsplatsen ska följa med.
• Ekonomiska argument biter ofta bra på dem som har den formella makten. Kvalitetsmagasinet tipsar om att till exempel visa hur mycket ni skulle kunna spara om kommunikationen funkade bättre eller om ni lärde av era misstag på ett mer strukturerat sätt.
• Du kommer att behöva en eller gärna ett par personer som ansvarar för förvaltningen – verksamhetsledningssystemet kommer att behöva utvecklas med tiden och nya anställda kommer att behöva få introduktioner. Varför inte se om du kan få någon som är omtyckt i gruppen att bli en sådan ambassadör?

Fundera över hur du ska få med dig alla

• De flesta av oss behöver en stund på oss för att vänja oss vid nya saker och uppskattar att vara förberedda. Berätta tidigt vad som är på gång och be om input i processen, så att alla får vara delaktiga. Ta dig tid att visa ärligt intresse – om du frågar utan att egentligen lyssna på svaren kommer det att märkas. Om människor ska orka med en stor förändring hjälper det att de får se en tydlig bild av framtiden först, så att de hinner bygga upp tillräckligt stor motivation.
• Om ni ska börja jobba enligt en ISO-standard, se då till att språket som möter medarbetarna är begripligt. Standarderna är ofta formellt skrivna och kan kännas långt ifrån vardagen – det gör det svårt att engagera sig i dem. Skicka inte ut texter från standarden rakt av, utan lägg tid på att “översätta” dem till något som blir meningsfullt i medarbetarnas vardag.
• Dra ner på belastningen på personalen under inlärningsfasen om det är möjligt, så att utbildningar och andra start-aktiviteter inte känns som en belastning.

Bestäm vem som ska importera data

• Oavsett om ni i dag jobbar med papper och pärmar eller med ett digitalt system behöver ni flytta över olika typer av data och dokument till det nya systemet. Vill ni ta hjälp med det, eller vill ni sköta det själva? Vad kostar de olika alternativen, och hur lång tid tar det?

Ha en plan för hur ni ska implementera verksamhetsledningssystemet

• Implementera på ett sätt som passar er, snabbt eller långsamt. Oftast är det smartast att ta förändringen i mindre etapper, eftersom det brukar vara lättare för alla att ta till sig en förändring i taget (men det är inga fel med en rivstart heller, det funkade bra för Mariette och Lerøy Smögen). Självklart kan du ändå köpa all programvara du ska ha redan från början (när du har bra förhandlingsläge).
• Har ni flera del-system sedan innan som ni vill integrera i ett enda verksamhetsledningssystem? Välj i så fall om ni vill göra det själva eller ta hjälp från leverantören. Om ni vill sköta integreringen på egen hand kan ni kanske ha hjälp av tipsen, idéerna och praktikfallen i SIS bok Bästa vägen till ETT verksamhetssystem – allt du behöver veta för att få ett integrerat ledningssystem.
• Samla in feedback när ni har börjat jobba med det nya systemet. Det är först i skarpt läge som det verkligen visar sig hur bra det funkar för er. Agera på feedbacken så långt det är möjligt och förändra systemet så att det passar er ännu bättre.
• Inför belöningar och sanktioner. Förändring är alltid besvärligt – vad kan du locka med som gör det lite lättare? Och omvänt: vilka konsekvenser får det om en medarbetare inte använder det nya systemet?
• Var inte rädd om arbetet verkar bli mindre effektivt i början – alla håller ju fortfarande på att lära sig.

Inspiration till tipsen har vi bland annat fått från Arbetsmiljöforskning.se, Visma, Exsitec och Solution management.

För att få en bättre grund att stå på rekommenderar vi att du antingen klämmer och känner på AM Systems verksamhetsledningssystem gratis i 30 dagar eller att du bokar in en demo där du får chansen att fråga ut en av våra kunniga medarbetare.