Hur skriver du en policy som någon vill läsa?

Policyer finns av en anledning, sa vi i artikeln om varför ni behöver policyer. Men de ska ju inte bara ligga där, längst ner i mappstrukturen eller i arkivskåpets mörkaste hörn. De ska tas fram, läsas, användas. Hur åstadkommer man det?

Tre fallgropar med policyer

1. Policyn är luddig

Verksamheten ska aktivt verka för att skapa en socialt, fysiskt och psykiskt sund arbetsplats för alla medarbetare genom att förebygga risken för arbetsskador och arbetsrelaterad ohälsa.

Känner du igen dig? Det beror på att det här är en väldigt vanlig formulering i arbetsmiljöpolicyer. Och det är egentligen inget fel på den. Det är fina mål. Problemet är att det inte finns något konkret i formuleringen. Hur skapar vi en socialt, fysiskt och psykiskt sund arbetsplats? Och hur aktiva ska vi vara för att arbetet ska räknas som aktivt? Hur vet vi att vi lyckas? Många policyer har tillkommit ”bara för att”. De finns bara för att de ska finnas, och ingen har lagt ner energi på att de ska ge någon effekt.

2. Policyn är krånglig

Som allmän princip skall en begränsad hållning intas avseende finansiellt risktagande inom företaget.

Alla i företaget ska medverka till ett positivt samspel anställda emellan eftersom detta påverkar stämningen på arbetsplatsen vilket i sin tur påverkar hur vi bemöter kunder, samarbetspartners, leverantörer och andra affärskontakter.

Givaren av en otillbörlig förmån gör sig skyldig till bestickning. Det ligger på varje medarbetares ansvar att noga utreda om risk finns för att bestickning föreligger.

Det här är tre exempel på hur det ser ut i riktiga policyer. Visst, det går att förstå vad det står. Men är det inte onödigt krångligt och byråkrat-tråkigt skrivet?

3. Policyn förblir oläst

Det här är ofta en direkt följd av 1 och 2. Ingen läser policyn, eftersom alla redan vet att den finns där mest för att den ska finnas, att den inte egentligen säger någonting konkret och att den dessutom är svårbegriplig. Lägg till att den dessutom kanske är 20 sidor lång. Ingen orkar läsa 20 sidor komplicerat fluff.

Tre stegar som hjälper dig upp ur gropen

1. Komplettera policyn med en strategi

Motverka luddigheten med en konkret handlingsplan, en strategi. Komplettera de övergripande målen i arbetsmiljöpolicyn med en lista över vad som ska göras under året, när och av vem (antingen i policyn eller i ett separat dokument). Se till att sätta mätbara mål. ”Vi ska bli bättre på att kontrollera att andra mår bra” går inte att mäta – det säger inget om när vi har klarat målet. ”Vi ska ha en må-runda på varje veckomöte” är däremot mätbart – har vi haft en må-runda på varje veckomöte har vi klarat målet. Kom ihåg att skriva in i policyn att strategin ska utvärderas och uppdateras en viss månad varje år.

Våga utmana normen! En policy måste inte vara snustorr och byråkratisk.

2. Skriv en enkel policy

Som allmän princip skall en begränsad hållning intas avseende finansiellt risktagande inom företaget.

Som vi sa förut så är det här svårare att förstå än det behöver vara, och låter dessutom väldigt tråkigt och byråkratiskt. Det finns ingen anledning att skriva så här. Vår grundinställning är att vi på Företaget AB ska vara försiktiga med att ta ekonomiska risker säger samma sak, fast mycket enklare.

3. Skriv en läsvärd policy

Våga utmana normen. En policy måste inte vara snustorr och byråkratisk. Vad händer om du inleder en policy så här …

Under ditt yrkesliv kommer du hinna ha många olika skäl till att behöva ha ledigt – några roliga och några tråkiga. Här kan du läsa mer om vilka lagar som gäller, och också om ett av de vanligaste skälen till ledighet: att vänta eller att ha fått barn.

… i stället för så här?

Företagets ledighetspolicy beskriver företagets syn på föräldraledighet, ledighet för vård av barn/närstående och andra former av ledighet samt hur reglerna i företaget är utformade kring detta.

Vilken skulle du helst vilja läsa?

Alltså: kombinera en lite lättsammare inledning med enkelhet och konkreta handlingsplaner, skriv inte 20 sidor – och vips har du en policy som någon faktiskt kan tänka sig att läsa.