En helhet för ditt ledningssystem inom tillverkande industri
Ange revideringsdatum
Notera
Detta är en supportartikel som endast avser version 5. Är du användare av version 6, kontakta vår support
Revidering är en funktion för att påminnas om att dokument skall revideras, kontrolleras eller ses över löpande. I systemet har man en skapare, en godkännare och en som reviderar dokumentet. Då man publicerar ett dokument kan man ange att dokumentet skall revideras ett speciellt datum, samt när en påminnelse ska skickas ut och vem som skall revidera dokumentet. Man kan också söka alla dokument som skall revideras
Tips
Den användare som är ansvarig för revideringen kan ses som Dokument – processägare.
Nedan publicerar vi ett dokument och kan välja revideringsdatum och påminnelse samt vem dokumentet skall revideras av. Som standard föreslår systemet skaparen eller godkännaren som revideringsansvarig beroende på vad ni centralt ställt in under Dokument – Inställningar och Avancerade inställningar
Revidering är i grunden inaktiverat. För att aktivera revidering klicka på Dokument – Inställningar – Avancerade inställningar. Nedan ser du Avancerade inställningar. För att aktivera revidering bocka i Aktivera revidering.
Nedan har vi aktiverat revidering. Föreslå dokumentrevidering: här skriver du in antal dagar framåt i tiden som systemet skall föreslå revidering efter att dokumentet har publicerats. Exempelvis 365 dagar. Varje gång du publicerar ett dokument kommer systemet att föreslå revidering 1 år framåt från den dagen du publicerar dokumentet. Påminnelse revideringsdatum: Här sätter du in en siffra och väljer före eller efter. Då kommer systemet att föreslå ett datum x antal dagar före eller efter revideringsdatumet. Dessa datum kan ändras vid publiceringstillfället. Det är bara en grundinställning för att det skall gå lite fortare vid publiceringen. Standardvärde, vem skall revidera: Skapare eller godkännare. Detta går också välja en annan vid publicering, det behöver inte nödvändigtvis vara skaparen eller godkännaren. Det kan vara en tredje person. Systemet ger ett förslag baserat på den grundinställning ni gjort. Väljer du godkännare så kommer systemet att skicka en avisering till godkännaren när dokument är dags att revidera om du inte valt någon annan vid publiceringstillfället.
Varning
Väljer du att slå av revidering så kommer alla dokument som är publicerade och godkända att rensas på revideringsinställningar. Har man tappat strukturen kan det vara lämpligt att slå av den och slå på den igen och sedan börja om från början.
Under Dokument – Navigera och administrera uppe till höger skapar och underhåller man sin dokumentstruktur. När man skapar en ny eller ändrar en kategori så kan man även här sätta in antal dagar för just denna kategori (mapp). Detta medför att publicerar man och godkänner till denna mapp så är det den inställningen som förslås som revideringsdatum i stället för grundinställningen ovan.
