Så visualiserar HydraSpecma sin data i Dashboards

HydraSpecma arbetar med hydrauliska system och komponenter för några av industrins mest krävande miljöer. Här behöver reklamationer, tillbud och leveranser gå att följa upp snabbt och tydligt. Tidigare byggdes mycket rapportering i Excel och externa verktyg. Idag visualiseras informationen direkt i AM System genom dashboards som ger snabb överblick för både kontor och produktion.

– Människor vill gärna fuska när det går. Om du strukturerar upp det i ett system så finns det bara ett sätt att göra det på. Då blir det likadant varje gång, säger Simon Assgård, Quality Manager.

På HydraSpecma, som utvecklar och tillverkar hydrauliska system och komponenter för industrin, hanteras stora mängder information varje dag. Reklamationer, tillbud, leveranser och kvalitetsärenden behöver gå att följa upp snabbt och på samma sätt oavsett site eller person.

Simon har arbetat med AM System sedan 2006. Först som kvalitetstekniker och senare som kvalitetschef. Under åren har allt fler processer flyttats från Excel-filer och mejltrådar in i systemet. Med lång erfarenhet i ryggen vet han att det är viktigt att hålla systemet enkelt och greppbart.

– Jag försöker bygga flöden så små som möjligt. Det som syns på skärmen ska vara viktigt att fylla i. Det ska inte finnas något brus.

Men det handlar inte bara om struktur, det handlar också om användarupplevelsen.

– Det måste se bra ut. Det måste vara kul att gå in och jobba i flödet. Ju mer användarvänligt det blir, desto fler kommer använda de.

Dashboards som gör kvalitetsdata enklare att greppa

När dashboards lanserades i AM System såg han direkt potentialen. För HydraSpecma blev dashboards ett sätt att göra den insamlade datan mer levande.

– Den funktionen fick applåder hos oss. Jag testade direkt och såg stora användningsområden.

Tidigare byggdes mycket visualiseringar i externa verktyg som Power BI eller Excel. Nu kan samma data visualiseras direkt i AM System.

Istället för att exportera data och bygga grafer manuellt går det nu att enkelt klicka fram överblicken direkt i systemet. Ett exempel är reklamationshanteringen.

– Vi har en samlingssida där vi kan se hela koncernen eller bryta ner det per site. Man ser direkt hur många reklamationer som finns och kan klicka sig vidare på en stapel för att komma till ärendena bakom.

Det gör det snabbare att hitta rätt information och enklare att agera direkt. De har också byggt dashboards för leverantörer, tillbud och inkommande artiklar.

– Tidigare låg nya artiklar i stora Excel-listor och mejltrådar. Nu kan vi istället se vilka artiklar som är på väg in, när de ska komma och om något är försenat. Det blir mycket tydligare.

Visualisering som förenklar kvalitetsledning

En av de största effekterna handlar inte bara om tid. Utan om förståelse.

– När folk såg diagrammen och förstod hur snabbt man kunde få fram information började de själva komma med idéer om fler flöden vi borde flytta in i AM System.

Istället för att söka i systemet eller bygga egna sammanställningar kan arbetsledare och medarbetare få en snabb överblick direkt.

– Till exempel kring tillbud och olyckor. Nu kan de klicka på en knapp istället för att behöva leta fram informationen manuellt.

Så vill de göra AM System enklare i verksamheten

Idag används dashboards främst i kontorsmiljö. Nästa steg är att få ut arbetssätten ännu närmare produktionen.

Planen är surfplattor ute på alla siter, där medarbetare enkelt ska kunna logga in och hantera sina ärenden, förbättringsförslag och tillbud direkt.

– Många som jobbar i produktionen vill förstå varför det blir bättre. Man måste ha ett tydligt syfte med förändringen.

Samtidigt ser han inte förändring som något dramatiskt.

– Om man implementerar ett nytt arbetssätt som mot förmodan inte fungerar så kan man alltid gå tillbaka. Det behöver inte vara så stort och komplicerat.

Nu slipper de exportera till andra system

För honom handlar dashboards om att göra data begriplig.

– Med AM System bygger du formulär som samlar in data på exakt samma sätt från alla. Med dashboards kan du sedan visualisera datan direkt istället för att exportera allt till Excel och bygga grafer där. Om något behöver förändras är det enkelt att tweaka rapporten istället för att börja om från början, avslutar Simon.

Korta frågor med Simon Assgård

Antal dashboards som byggts?

- 7 stycken globala dashboards á 77 st. dashboard-sidor. Dessa utgörs av ca. 693 st. diagram just nu.

Hur många använder dem idag?

- Ca 300 unika användare senaste veckorna

Hur ofta används dem?

- Samtliga dasboards används dagligen, både på individuell nivå men även i gruppmöten på daglig basis, gäller hela koncernen

Hur lång tid första dashboarden tog att bygga?

- Första utgåvan tog nog 30 min men sen har det filats upp mot 3h skulle jag gissa på den. Det är en kontinuerlig utveckling av dom då vi snabbt kan gå in, tweaka och sen publisera inom loppet av minuter. En utav de största säljpunkterna för systemet skulle jag säga generellt.

Hur många ärenden registreras varje månad?

- Ca 550 st. ärenden i månaden, vilket ger runt 22 st. ärenden om dagen. Detta är dock endast på de 5 största formulären vi använder, totalt har vi ca 35 st formulär

Fakta

HydraSpecmas användningsområden för dashboards idag:

• Reklamationer
• Leverantörsöversikter
• Tillbud och olyckor
• Inkommande artiklar och leveranser

Nästa steg:

• Surfplattor i produktionen

• Egna inloggningar för produktionspersonal

• Fler flöden direkt i AM System