Arkivera eller återta dokument från arkivet

Alla dokument som inte är publicerade och godkända kan raderas i verktygspanelen. Alla publicerade och godkända dokument som skall raderas måste först arkiveras.

Nedan ser vi ett exempel på ett publicerat och godkänt dokument som heter 1008:3. Det är utgåva 3 av dokument 1008. Vill man radera detta dokument så väljer man arkivera i verktygspanelen. Vill man ändra dokumentet så skapar man en ny utgåva

På nedanstående bild ser vi att utgåva 1 och 2 av dokument 1008 redan ligger i arkivet.

Om man väljer Dokument – sök i menyn till vänster så finns det en blå länk längre ner på söksidan som heter sök i arkivet.

Efter att man klickat på den blå länken Sök i arkivet visas en ny sida för sökningar i arkivet. Skriv in din sökning, tex 1008. Nu visas ett sökresultat över alla arkiverade versioner av dokument nummer 1008, i detta fall samma information som visades på dokumentet dvs att utgåva 1 och 2 finns i arkivet.

Gäller inte dokumentet 1008 längre och man inte vill skapa en ny utgåva så väljer man arkivera i verktygspanelen.

Innan dokument 1008 arkiveras får man kommentera varför man väljer att arkivera dokumentet.

Söker man återigen i arkivet så ser man att samtliga utgåvor av dokument 1008 är arkiverat.

Nedan har man klickat på 1008:3 och ser då tydligt att det inte finns någon giltig utgåva.

Vill man återta dokumentet 1008:3 från arkivet så måste man skapa en ny utgåva.

Nu har systemet skapat en utgåva 4 av dokument 1008 som man nu kan ändra och sedan publicera och godkänna.