Publicera och godkänna dokument

För att ett dokument skall visas under navigera så måste dokumentet publiceras och godkännas.

Nedan ser du ett skapat dokument som är sparat. Klicka på publicera – organisationen i verktygspanelen.

Nu visas nedanstående dialog. Här kan du förhandsgranska genom att klicka på förstoringsglaset som visas på miniatyrdokumentet. Välja om dokumentet skall revideras. Revidering är i grunden inaktiverat men kan aktiveras under Dokument – Inställningar – Avancerade inställningar menyn till vänster.

När du klickat på förhandsgranska ser du hur dokumentet ser ut med sidhuvud och sidfot. Du kan också förhandsgranska som PDF och då ser du hur det kommer att se ut vid en eventuell utskrift.

Efter du har ställt in revidering och granskat dokumentet kan du välja var i dokumentstrukturen (navigera) du vill publicera dokumentet. Klicka på välj under kategori.

Vid publiceringstillfället kan du välja att skapa en ny kategori genom att klicka på skapa nya kategori då visas samma dialog som då du står på Dokument – Navigera – Administrera – skapa ny kategori.

Då du valt kategori eller skapat en ny kategori väljer du vem som skall godkänna dokumentet. Vem i er organisation som får godkänna bestämmer du på användaren eller via Dokument – Inställningar och Godkännare. Väljer du dig själv så kommer dokumentet att godkännas och publiceras direkt.

Efter att du valt vem som skall godkänna så kan du välja in nyckelord. Med hjälp av nyckelord kan du enklare söka och hitta dokument. Nyckelord kan vara exemplvis produkt, kund, personalrelaterat eller relaterade till olika standarder eller avsnitt.

Dokument berör = distribution, vem bör läsa och ta del av dokumentet. Ett dokument kan kopplas till grupper och eller användare. En grupp kan bestå av flera användare. På nedanstående bild ser ni att vi valt att koppla in gruppen försäljning och marknad som vi anser berörs av detta dokument. På (?) till höger om gruppnamnet ser man vilka personer (användare) som finns i gruppen. När du valt vilka grupper som skall ta del av dokumentet väljer du Lägg till grupper

Har du inga grupper så kan du välja på Hantera grupper och skapa dessa direkt vid publiceringstillfället. Grupper kan också administreras via menyn till vänster under Dokument – Inställningar – Grupper

Nu är du klar med valen förhandsgranska, revidering, kategori, godkännare, nyckelord och distribution. Om du valt in fel nyckelord, grupper eller användare så kan du radera dessa genom att gå med markören mot den invalda gruppen i detta fall ”försäljning”. Nu visas en soptunna. Klicka på soptunnan för att ta bort en grupp och på + för att lägga till fler grupper. Välj sedan skicka för godkännande

När du valt skicka för godkännande visas en ny dialogruta. Väljer du dela med godkännare så kan den som godkänner dokumentet ändra dokumentet och slutligen godkänna det. Väljer du dela inte så kan den som godkänner dokumentet enbart välja godkänn eller godkänn ej. Väljer godkännaren att inte godkänna så får godkännaren skriva in en anledning varför hen inte valde att godkänna. Skaparen får då tillbaka dokumentet via en avisering och e-post.

I nedanstående fall valde jag dela med godkännaren. Det kan jag se längst nere till höger på nedanstående skärmbild. Nu visas ett sidhuvud. Sidhuvudet som visas kan ställas in under Dokument – Inställningar – Utseende och formeringar. Nu har en avisering skickats till godkännaren. Aviseringen visas för godkännaren uppe till vänster under klockan. Förutom aviseringen så skickas ett e-postmeddelande innehållande en länk som dirigerar godkännaren till dokumentet.

Dokumentet som skickats för godkännande hittar skaparen under Dokument – Mina dokument och fliken mina skapade

För godkännaren hamnar dokument under Dokument – Mina dokument i menyn till vänster och under fliken Att göra.

Godkännaren kan antingen klicka på länken i mailet eller på aviseringar i systemet för att gå till dokument som hen fått aviserat och skall godkänna.

Efter att godkännaren har klickat på aviseringen så visas dokumentet som skall godkännas. Här kan godkännaren välja att bli påmind av systemet vid ett annat tillfälle genom att använda snooze. Här har nu godkännaren två val, (1) godkänna eller (2) ej godkänna dokumentet.

(1) Om godkännaren väljer (grön bock) enligt ovan så visas de publiceringsinställningar enligt nedan som skaparen föreslog. Här kan godkännaren välja att ändra dessa och sedan välja att publicera. Då publiceras dokumentet.

(2) Om godkännaren väljer rött kryss så får godkännaren notera varför godkännaren inte väljer att godkänna dokumentet. Godkännaren skriver in en anledning och klickar på godkänn inte då skickas en avisering till skaparen att dokumentet inte blev godkänt samt medföljande anledning. Dokumentet ligger fortfarande kvar hos både skapare och godkännare under Dokument – Mina dokument eftersom det är delat mellan dessa två personer.

När godkännaren har fyllt i anledning till varför dokumentet inte blev godkänt så kan godkännaren välja att ändra dokumentet och sedan publicera. I verktygspanelen under ikonen dela och längst ner till höger på nedanstående bild ser man att dokumentet är delat.

Godkännaren väljer att göra ändringar i dokumentet genom att klicka på ändra dokumentinnehållet i ovan bild. Dokumentet öppnas och kan ändras. När godkännaren sedan sparar dokument kan godkännaren välja publicera i verktygspanelen. Publiceringsförslaget som skaparen föreslog ligger kvar som förval. Godkännaren väljer publicera

Dokumentet är nu publicerat med sidhuvud och sidfot. En dialog dyker upp pga att man kopplat in distrubitionsgrupper till dokumentet. Här kan godkännaren välja att skriva ett meddelande till dessa. Är man osäker vem som kommer att få denna avisering kan man välja att klicka på blå länken Vilka berörs av detta dokument. Då visas alla personer som ingår i de grupper man kopplat in mot dokumentet vid publiceringstillfället. Aviseringen skickas som e-post och visas i systemet uppe till vänster under klockan om man väljer Skicka meddelande.

Godkännaren har automatiskt läskvitterat dokumentet. Detta ser man uppe till höger på dokumentet med en grön bock.