En helhet för ditt ledningssystem inom tillverkande industri
Skapa, ändra och använd mallar
Notera
Detta är en supportartikel som endast avser version 5. Är du användare av version 6, kontakta vår support
I dokument kan du skapa mallar som används som grund när man skapar nya dokument. På detta sätt får man en enhetlig stil på sina rutiner, instruktioner och policys etc.
Uppmärksamma
En mall kan vara synlig för enbart vissa användare. En mall publiceras på samma sätt som ett vanligt dokument och kan endast ändras om man skapar en ny utgåva av mallen. Vem som får skapa och ändra mallar administreras under administratör och profiler i menyn till vänster.
Skapa nya, ändra och använda mallar nås via Dokument – Mina dokument och fliken mina skapade. Välj ”Skapa dokument från mall”.
 |
| Dokument – Mina dokument |
Här kan man välja att köpa färdiga dokument eller skapa en ny egen mall. I Dokument kan du köpa färdiga policys som du kan utgå ifrån. Exempel på policys att köpa är: Kreditkortspolicy, Bemötandepolicy, Klädpolicy, Hotpolicy, Förmånsbilspolicy, Alkohol- och drogpolicy, Arbetsmiljöpolicy, och många fler. Välj ”Skapa ny mall”.
 |
| Mina dokument – Skapa dokument från mall |
Namnge din mall. Det namn du skriver nedan visas när man skapar ett dokument från mallar när mallen är publicerad.
 |
| Skapa en ny mall |
Utforma mallen, i detta fall har vi skapat en mall för att skriva en policy.
 |
| Utforma innehållet i mallen |
Tips
När ni utformar mallen använd gärna de standardformateringar ni har valt under Dokument – Inställningar – Utseende och formateringar
 |
| Formatera texten i dokumentet |
När ni är klara med mallen väljer ni ”Spara”.
 |
| Spara den nya dokumentmallen |
När ni har sparat mallen, så hittar ni den under ”Dokument – Mina dokument” och fliken ”Mina skapade”. För att mallen skall bli synlig för användarna måste mallen publiceras. Om man vill få hjälp med utformningen kan man dela mallen med en kollega och tillsammans utforma mallen.
 |
| Publicera den färdiga mallen |
Då man valt publicera så visas nedan dialog. Under revidering kan man ställa in vem som skall revidera dokument som skapas från mallen. Då blir detta valt som förval när man publicerar dokumentet.
 |
| Publiceringsinformation för en mall |
Väljer man information kan man ställa in var i er dokumentstruktur som dokument skall hamna när man senare skapat ett dokument utifrån mallen och senare publicerar dokumentet. Under ”vem som skall godkänna”föreslår man godkännare. Vilka grupper och nyckelord mallen skall innehålla. Dessa inställningar är enbart förslag och kan ändras när man senare skapar ett dokument utifrån mallen som man senare publicerar och godkänner.
 |
| Publiceringsinformation för en mall |
Vill man begränsa vilka personer (användare) som skall få skapa dokument från denna mall så kan man avgränsa behörigheten till mallen.
 |
| Behörighetsstyrning med åtkomstskydd |
Då man är klar med sina inställningar för mallen väljer man Publicera mall
 |
| Publicera mallen |
Nu är mallen publicerad och kan användas av alla om ni inte valt att begränsa behörigheten till denna mall. Välj skapa dokument från mall som du hittar under Dokument – Mina dokument och fliken Mina skapade. Klicka på miniatyrdokumentet för att skapa ett nytt dokument utifrån mallen.
 |
| Välj en mall som utgångspunkt för ett dokument |
Vill du ändra mallen går du med markören mot miniatyrdokumentet så lyser ändra. Välj ändra
 |
| Ändra mallen |
Mallens inställningar kan ändras under ändra publiceringsinformation. Innehållet kan inte ändras då måste en ny utgåva skapas av mallen.
 |
| Ändra publiceringsinformation för mallen |
Om du vill ändra mallens innehåll, välj ”Ny utgåva”. Då skapas en ny version av mallen. Den föregående versionen kan användas tills den nya versionen av mallen är publicerad.
 |
| Skapa en ny utgåva av mallen |
Vill man radera mallen så väljer man ”Arkivera dokumentet”.
 |
| Arkivera mallen |
