Skapa, ändra och använd mallar

I dokument kan du skapa mallar som används som grund när man skapar nya dokument. På detta sätt får man en enhetlig stil på sina rutiner, instruktioner och policys etc.

Uppmärksamma

En mall kan vara synlig för enbart vissa användare. En mall publiceras på samma sätt som ett vanligt dokument och kan endast ändras om man skapar en ny utgåva av mallen. Vem som får skapa och ändra mallar administreras under administratör och profiler i menyn till vänster.

Skapa nya, ändra och använda mallar nås via DokumentMina dokument och fliken mina skapade. Välj ”Skapa dokument från mall”.

 Dokument – Mina dokument

 

Här kan man välja att köpa färdiga dokument eller skapa en ny egen mall. I Dokument kan du köpa färdiga policys som du kan utgå ifrån. Exempel på policys att köpa är: Kreditkortspolicy, Bemötandepolicy, Klädpolicy, Hotpolicy, Förmånsbilspolicy, Alkohol- och drogpolicy, Arbetsmiljöpolicy, och många fler. Välj ”Skapa ny mall”.

 Mina dokument – Skapa dokument från mall

 

Namnge din mall. Det namn du skriver nedan visas när man skapar ett dokument från mallar när mallen är publicerad.

 Skapa en ny mall

 

Utforma mallen, i detta fall har vi skapat en mall för att skriva en policy.

 Utforma innehållet i mallen

 

Tips

När ni utformar mallen använd gärna de standardformateringar ni har valt under Dokument – Inställningar – Utseende och formateringar

 Formatera texten i dokumentet

 

När ni är klara med mallen väljer ni ”Spara”.

 Spara den nya dokumentmallen

 

När ni har sparat mallen, så hittar ni den under ”DokumentMina dokument” och fliken ”Mina skapade”. För att mallen skall bli synlig för användarna måste mallen publiceras. Om man vill få hjälp med utformningen kan man dela mallen med en kollega och tillsammans utforma mallen.

 Publicera den färdiga mallen

 

Då man valt publicera så visas nedan dialog. Under revidering kan man ställa in vem som skall revidera dokument som skapas från mallen. Då blir detta valt som förval när man publicerar dokumentet.

 Publiceringsinformation för en mall

 

Väljer man information kan man ställa in var i er dokumentstruktur som dokument skall hamna när man senare skapat ett dokument utifrån mallen och senare publicerar dokumentet. Under ”vem som skall godkänna”föreslår man godkännare. Vilka grupper och nyckelord mallen skall innehålla. Dessa inställningar är enbart förslag och kan ändras när man senare skapar ett dokument utifrån mallen som man senare publicerar och godkänner.

 Publiceringsinformation för en mall

 

Vill man begränsa vilka personer (användare) som skall få skapa dokument från denna mall så kan man avgränsa behörigheten till mallen.

 Behörighetsstyrning med åtkomstskydd

 

Då man är klar med sina inställningar för mallen väljer man Publicera mall

 Publicera mallen

 

Nu är mallen publicerad och kan användas av alla om ni inte valt att begränsa behörigheten till denna mall. Välj skapa dokument från mall som du hittar under DokumentMina dokument och fliken Mina skapade. Klicka på miniatyrdokumentet för att skapa ett nytt dokument utifrån mallen.

Välj en mall som utgångspunkt för ett dokument

 

Vill du ändra mallen går du med markören mot miniatyrdokumentet så lyser ändra. Välj ändra

 Ändra mallen

 

Mallens inställningar kan ändras under ändra publiceringsinformation. Innehållet kan inte ändras då måste en ny utgåva skapas av mallen.

 Ändra publiceringsinformation för mallen

 

Om du vill ändra mallens innehåll, välj ”Ny utgåva”. Då skapas en ny version av mallen. Den föregående versionen kan användas tills den nya versionen av mallen är publicerad.

 Skapa en ny utgåva av mallen

 

Vill man radera mallen så väljer man ”Arkivera dokumentet”.

 Arkivera mallen

 

Upplevde du den här informationen som hjälpsam?

Din data, ditt val

AM System sparar ingen data om hur du navigerar på vår webbplats. Vi behöver dock spara cookies för att vissa sidor ska fungera. Datan är alltid anonym, och vi sparar så lite vi kan.

Jag förstår
Mer information