Utgåva (versionshantering)

Dokument erbjuder versionshantering. Vi kallar det utgåvor. När ett dokument publiceras och godkänns för första gången så visas ett dokumentnummer som avslutas med :1. I nedanstående fall är dokumentnumret 1008 och utgåvan är 1. Nummerserien före :1 ställer ni in under Dokument – Inställningar – Avancerade inställningar.

I verktygspanelen på dokumentet kan den som har behörighet till arkivet se alla utgåvor. I nedanstående fall så har vi enbart en utgåva av dokumentet.

Om innehållet i dokumentet skall ändras så måste man skapa en ny utgåva. Vill man enbart ändra placering, nyckelord, revidering etc så väljer man publiceringsinformationen. För att skapa en ny utgåva så välj skapa ny utgåva. Alla som har rättigheten ”publicera till organisationen” på sin profil har rätt att skapa nya utgåvor av dokument. Profilerna nås via Administratör – Profiler i menyn till vänster.

Nu har den nya utgåvan skapats och :2 av dokumentet visas och kan ändras. Utgåva 1 gäller och kan läsas av alla tills utgåva 2 är publicerad och godkänd. Utgåva 2 kan nu ändras. Spara dokumentet.

Efter att jag sparat dokumentet hamnar dokumentet på Dokument – Mina dokument och under fliken Mina skapade. På nedan bild ser man att ett av dokumenten har en portfölj framför sig. Detta betyder att det är ett organisationsdokument som är tidigare publicerat.

När man är klar med sina ändringar så väljer att dela eller skicka för granskning eller publicera dokumentet.

Då man publicerar en ny utgåva så följer alla publiceringsinställningar med sedan föregående utgåva. Det som skiljer från version 1 är: ”Är ändringen så stor att det krävs ny läskvittering?” samt ändringar i utgåvan. Svarar man ja på ”läskvittens” visas detta dokument på Dokument – Mina dokument under fliken att göra under listan Dokument att läskvittera för alla användare som berörs av dokumentet.

Om ovan stämmer så väljer skaparen att skicka för godkännande till förvald godkännare eller byter godkännare. När godkännaren valt att godkänna den nya utgåvan visas nedan dialog som medför att godkännaren kan avisera alla som berörs av dokumentet.

När dokumentet är godkänt och publicerat så visas ändringarna samt den nya versionen för alla som har rättighet till kategorin (mappen) som dokumentet publicerats till.

Den gamla utgåvan arkiveras automatiskt men kan öppnas direkt från dokument om användaren har rättighet till arkivet utifrån den profil användaren är kopplad till.