Avtalshantering i AM System

I en organisation hanteras en mängd olika avtal, vilket kan göra det svårt att hålla reda på giltighetstider, ansvariga och viktiga villkor. Med AM Systems ärendehantering kan ni skapa en digital avtalsdatabas som ger bättre översikt och kontroll över alla era avtal.

Oavsett om det gäller leverantörsavtal, kundavtal eller samarbetsavtal är det avgörande att de är aktuella och efterlevs. Genom att samla och hantera avtal i ett strukturerat system säkerställer ni att rätt personer har tillgång till relevant information vid rätt tidpunkt.

Bygg upp en digital avtalsdatabas i AM System

Med AM Systems ärendehantering kan ni skapa ett anpassat flöde för att registrera, hantera och följa upp avtal. Genom att digitalisera avtalshanteringen minskar risken för borttappade dokument, samtidigt som ni får en sökbar och lättillgänglig struktur. Ni kan även ställa in aviseringar för att påminna om viktiga uppdateringar eller förlängningar.

Genom att bygga upp en digital avtalsdatabas i AM System kan ni:

• Samla alla avtal på en och samma plats för ökad översikt.
• Söka fram avtal utifrån olika kriterier som leverantör, kategori eller förfallodatum.
• Ställa in automatiska påminnelser när ett avtal närmar sig sitt slutdatum.

Strukturera avtal med anpassade fält

I AM Systems ärendehantering kan ni själva bestämma vilka fält och kategorier som ska användas för att registrera och strukturera era avtal. Exempel på information som kan inkluderas i era ärendeflöden:

• Avtalets giltighetstid – Start- och slutdatum för att undvika missade förlängningar.
• Avtalsansvarig – Tydliggör vem som ansvarar för avtalet och uppföljningen.
• Kategorisering av avtal – Skapa en struktur baserad på avtalstyp, exempelvis leverantörsavtal eller kundavtal.
• Bifogade filer – Ladda upp avtalet i originalformat direkt i systemet.

Varje nytt avtal registreras i ert anpassade ärendeflöde, vilket skapar en smidig hantering där rätt information alltid finns tillgänglig. Arkiverade avtal kan enkelt sparas och granskas vid behov.

Automatiska aviseringar för uppföljning

För att säkerställa att inga avtal förfaller utan uppföljning kan ni aktivera automatiska aviseringar. Systemet skickar notiser till ansvariga personer både i AM System och via e-post när det är dags att granska eller förnya ett avtal.

• Påminnelser skickas i god tid före avtalets förfallodatum.
• Notiser skickas till ansvarig person eller team för åtgärd.
• Säkerställ att alla avtal är uppdaterade och efterlevs.

Samarbeta och dela avtal med externa parter

Om ni arbetar med externa parter, som leverantörer eller samarbetspartners, kan ni ge dem begränsad åtkomst till specifika avtal. Genom att skapa en extern användare i AM System kan ni enkelt dela relevanta dokument utan att behöva skicka känslig information via e-post.

• Dela avtal med externa parter utan att kompromissa med säkerheten.
• Styr behörighet så att endast rätt personer kan se eller redigera avtal.
• Undvik pappersbaserad hantering och mejlkedjor genom en central plattform.

Bättre överblick med digital avtalshantering

Oavsett typ av avtal är det avgörande att de finns lättillgängliga och är organiserade på ett sätt som underlättar uppföljning. Med en digital avtalsdatabas kan ni:

• Snabbt söka fram och kontrollera avtalsvillkor.
• Säkerställa att alla avtal är uppdaterade och följs enligt överenskommelse.
• Få en tydlig överblick över avtalens status och ansvarsfördelning.

Genom att hantera avtal i AM System skapar ni en smidig, strukturerad och transparent process där alla avtal är lättåtkomliga och uppdaterade vid rätt tidpunkt.