Gästblogg: Från kontroll till förbättring – så får livsmedelsföretag större nytta av sitt ledningssystem

I detta gästinlägg delar Johan Mether, grundare och livsmedelskonsult på QMS Consulting, med sig av sina erfarenheter från livsmedelsindustrin. Med mångårig erfarenhet av kvalitetsledning och livsmedelssäkerhet lyfter han hur företag kan arbeta smartare med dokumentation, hygienronder och uppföljning för att få större nytta av sina ledningssystem.

Ett ledningssystem ska vara ett stöd för verksamheten under årets alla 365 dagar, inte något som främst uppmärksammas inför nästa revision. Med tydliga arbetssätt, rätt dokumentation och fungerande uppföljning kan livsmedelsföretag skapa bättre kontroll över sina risker och samtidigt minska onödig administration. Men hur får vi kontroller och dokumentation att bidra till verkliga förbättringar?

Ett ledningssystem ska skapa nytta, inte bara uppfylla krav

Genom mitt arbete med kvalitetsledning, livsmedelssäkerhet och utveckling av ledningssystem har jag fått erfarenhet av hur olika livsmedelsföretag organiserar sitt arbete. Ledningssystem med hundratals dokument är inte ovanliga inom livsmedelsindustrin, men det finns stora skillnader i hur dokumentationen är strukturerad, hur lättillgänglig den är och hur väl den stödjer det dagliga arbetet.

Det är inte mängden dokumentation som avgör hur väl systemet fungerar. Det viktiga är om det hjälper organisationen att styra verksamheten, hantera risker och säkerställa att viktiga aktiviteter genomförs.

Trots det händer det att ledningssystemet får störst uppmärksamhet inför en certifieringsrevision. Rutiner ses över, dokumentation sammanställs och ansvariga personer påminns om aktiviteter som behöver avslutas.

Det är naturligt att förbereda sig inför en revision. Men om stora delar av arbetet behöver göras just då finns det anledning att fundera över hur ledningssystemet fungerar under resten av året.

"Ett ledningssystem ska fungera 365 dagar om året. Revisionen ska granska ett redan fungerande arbetssätt, inte vara anledningen till att det börjar fungera."

Rätt dokumentation skapar struktur och kontroll

Dokumentation är en grundläggande del av ett systematiskt livsmedelssäkerhetsarbete. Rutiner, instruktioner, riskbedömningar och registreringar behövs för att säkerställa att verksamheten bedrivs under kontrollerade former.

Men dokumentationen måste också vara användbar.

En instruktion kan vara korrekt upprättad och godkänd, men om den är svår att hitta eller inte längre beskriver hur arbetet utförs blir nyttan begränsad.

Jag har sett hur ledningssystem successivt byggts ut med nya rutiner, checklistor och registreringar. Ofta har varje tillägg haft ett tydligt syfte, men med tiden kan strukturen bli onödigt omfattande. Samma information registreras på flera ställen och dokument kan finnas utspridda i olika mappar och system.

För företag som arbetar enligt exempelvis FSSC 22000, BRCGS eller IFS Food är dokumentstyrning en viktig del av ledningssystemet. Det behöver finnas kontroll över vilka dokument som gäller, hur de uppdateras och hur berörda medarbetare får tillgång till dem.

Samtidigt behöver inte varje arbetsmoment beskrivas i omfattande dokument. En bra instruktion ska vara tillräckligt tydlig för att arbetet ska utföras korrekt, men inte mer komplicerad än vad arbetsmomentet och riskerna kräver.

En genomtänkt dokumentstruktur gör det dessutom lättare att introducera nya medarbetare, genomföra förändringar och minska beroendet av enskilda personer.

"Att förenkla dokumentationen handlar inte om att sänka kraven, utan om att göra det lättare att uppfylla dem."

Hygienronder ska leda till åtgärder, inte bara dokumentation

Hygienronder är ett bra exempel på hur ledningssystemet kan bidra till bättre livsmedelssäkerhet. Genom regelbundna kontroller av lokaler, utrustning, rengöring och personalhygien kan företaget identifiera brister innan de utvecklas till större problem.

Men en genomförd hygienrond innebär inte automatiskt att företaget har fått bättre kontroll.

Ett återkommande problem inom livsmedelsindustrin är att samma brister kan identifieras vid flera hygienronder. Det kan handla om skadade golv och väggar, utrustning som är svår att rengöra eller underhållsåtgärder som inte har genomförts.

Ofta är problemen redan kända och dokumenterade vid tidigare hygienronder. Kontrollen har alltså fungerat genom att bristen har upptäckts, men hanteringen efteråt har inte gett önskat resultat.

Syftet med en hygienrond kan därför inte enbart vara att genomföra och dokumentera kontrollen. Resultatet behöver användas för att bedöma risker, prioritera åtgärder och följa upp att brister hanteras.

Alla brister behöver inte åtgärdas omedelbart. Vissa kräver planerat underhåll eller större investeringar. Men företaget behöver ha kontroll över riskerna, veta vem som ansvarar för åtgärderna och följa upp att de genomförs.

Om samma problem återkommer behöver man också undersöka varför tidigare åtgärder inte varit tillräckliga.

Det är först när resultaten används på detta sätt som hygienronden blir ett verktyg för förbättring.

Arbeta smartare med avvikelser och uppföljning

I många verksamheter finns redan den information som behövs för att följa upp livsmedelssäkerhetsarbetet. Utmaningen är att den kan vara utspridd på flera olika platser.

En brist dokumenteras vid en hygienrond, förs över till en separat avvikelselista och sammanställs därefter i en åtgärdsplan. Underhållsaktiviteter hanteras kanske i ytterligare ett system.

Det kan fungera, men innebär också dubbelarbete och gör det svårare att behålla överblicken.

Ett mer sammanhängande arbetssätt gör det enklare att följa en avvikelse från upptäckt till avslutad åtgärd. Det behöver vara tydligt vad som har identifierats, vilken risk bristen innebär, vem som ansvarar och hur resultatet ska följas upp.

Vid återkommande eller allvarligare avvikelser kan det dessutom behövas en grundorsaksanalys och korrigerande åtgärder för att förhindra att problemet uppstår igen.

Digitala ledningssystem kan vara ett värdefullt stöd genom att samla dokumentation, kontroller och åtgärder, tydliggöra ansvar och underlätta uppföljning.

Men digitalisering är inte ett mål i sig. En omfattande checklista blir inte automatiskt bättre för att den fylls i digitalt, och en otydlig dokumentstruktur blir inte mer ändamålsenlig bara för att filerna lagras i ett gemensamt system.

Det är därför viktigt att börja med arbetssätten. Vilken information behöver vi dokumentera, vem ska använda den och hur ska resultatet följas upp?

När dessa frågor är genomtänkta kan rätt verktyg bidra till att minska administrationen och ge verksamheten bättre kontroll.

Ledningssystemet är hela verksamhetens ansvar

Min erfarenhet är att ledningssystem ibland blir alltför beroende av kvalitetsavdelningen.

Det är kvalitetsansvarig som sammanställer kontroller, följer upp avvikelser, skickar påminnelser och ser till att dokumentationen hålls uppdaterad.

Kvalitetsfunktionen har en central roll i att samordna och utveckla ledningssystemet, men ansvaret för att följa rutiner och genomföra åtgärder behöver vara förankrat i hela organisationen.

Om en avvikelse gäller underhåll behöver underhållsfunktionen ta ansvar för åtgärden. Om en hygienrond visar återkommande brister i produktionen behöver produktionsledningen vara delaktig i att förstå orsakerna och säkerställa att problemen hanteras.

När ansvariga personer enkelt kan hitta information och följa upp sina aktiviteter blir arbetet mindre personberoende. Det ger också kvalitetsavdelningen bättre möjligheter att fokusera på riskbedömningar, analyser och förbättringar i stället för administration och påminnelser.

Ett väl fungerande ledningssystem ska vara en naturlig del av hur företaget styr och följer upp sin verksamhet, inte något som kvalitetschefen ensam håller ihop.

Vid revision ska företaget känna kontroll

Det är stor skillnad mellan en verksamhet där dokumentation och uppföljning fungerar löpande och en där mycket tid behöver läggas på att leta fram underlag.

När revisorn efterfrågar en rutin, en genomförd hygienrond eller uppföljningen av en tidigare avvikelse ska informationen vara enkel att ta fram.

Det betyder inte att allt måste vara perfekt eller att en revision ska vara fri från avvikelser. Ett företag kan ha god kontroll över sitt ledningssystem och ändå ha identifierade brister som behöver åtgärdas.

Det viktiga är att organisationen känner till sina risker, har kontroll över sina aktiviteter och kan visa hur arbetet bedrivs.

När ledningssystemet fungerar löpande behöver företaget inte ägna veckorna före revisionen åt att sammanställa dokumentation och skapa ordning. Revisionen blir i stället ett tillfälle att bedöma hur väl arbetssätten fungerar och identifiera möjligheter till förbättring.

Den trygghet som kommer av att ha kontroll över sin verksamhet är betydligt mer värdefull än att försöka skapa en perfekt bild inför revisionsdagen.

Jag tror att en av de viktigaste framgångsfaktorerna är att företagsledningen och medarbetarna förstår varför ledningssystemet finns.

Om det främst uppfattas som något som kvalitetsavdelningen behöver för att klara en certifieringsrevision blir engagemanget lätt begränsat.

Ett väl fungerande ledningssystem ger däremot tydligare ansvar, bättre kontroll över risker och mer konsekventa arbetssätt. Det underlättar introduktion av nya medarbetare, minskar personberoendet och ger företagsledningen bättre underlag för att prioritera resurser och fatta beslut.

När dokumentation och uppföljning fungerar blir det också enklare att upptäcka återkommande problem och se var verksamheten behöver utvecklas.

För mig handlar ett bra ledningssystem inte om att ha så många rutiner, checklistor eller registreringar som möjligt. Det handlar om att ha rätt struktur, relevant dokumentation och arbetssätt som fungerar för dem som ska använda dem.

Kraven på livsmedelssäkerhet ska alltid vara utgångspunkten, men vi behöver samtidigt våga ifrågasätta administration som inte tillför någon tydlig nytta.

Digitala lösningar, som de AM System erbjuder, kan vara ett värdefullt stöd för att skapa struktur, samla dokumentation och förenkla uppföljningen. Men oavsett vilka verktyg företaget använder är det viktigaste att ledningssystemet är anpassat efter verksamhetens behov och bidrar till ett fungerande arbetssätt.

"Ett ledningssystem ska vara ett stöd för verksamheten, inte en administrativ belastning. Det ska skapa kontroll, tydlighet och förutsättningar för förbättringar under årets alla dagar."

Om författaren

Johan Mether är grundare och livsmedelskonsult på QMS Consulting.

QMS Consulting hjälper livsmedelsföretag med ledningssystem, internrevisioner, utbildningar och utveckling av kvalitetsarbetet.