Vad är skillnaden mellan ett ledningssystem och ett intranät?

Många organisationer använder både ett ledningssystem och ett intranät, men det är inte alltid tydligt vad som skiljer dem åt eller när det ena eller det andra är rätt verktyg. Medan båda systemen hjälper till att strukturera information och kommunikation, har de olika syften och funktioner. Här går vi igenom de viktigaste skillnaderna och likheterna.

Vad är ett ledningssystem?

Ett ledningssystem är ett strukturerat sätt att styra, följa upp och förbättra en verksamhet. Det används för att säkerställa att organisationen arbetar enligt fastställda rutiner, uppfyller krav och kontinuerligt förbättrar sina processer. Ledningssystem kan hanteras både manuellt och digitalt, men allt fler organisationer väljer att använda digitala plattformar för att effektivisera och förenkla arbetet.

Ett ledningssystem hjälper till att:

• Standardisera och dokumentera processer
• Hantera styrande dokument och policyer
• Skapa spårbarhet och uppföljning av avvikelser
• Förbättra arbetsflöden genom automation och integrationer

Kort sagt: Ett ledningssystem är verksamhetens ramverk för att styra, förbättra och följa upp arbetssätt och processer.

Vad är ett intranät?

Ett intranät är en intern plattform där anställda kan dela information, kommunicera och samarbeta. Det fungerar som en digital samlingsplats för medarbetare och kan innehålla nyheter, diskussionsforum och resurser som hänvisar till styrande dokument och processer i ledningssystemet.

Ett intranät hjälper till att:

• Dela intern information och nyheter
• Underlätta kommunikation och samarbete mellan medarbetare
• Skapa samarbetsytor och gemensamma resurser
• Underlätta intern kommunikation

Medan ett intranät är kommunikationsdrivet, är ett ledningssystem styrningsdrivet.

Ledningssystem vs. Intranät – de största skillnaderna

Trots att båda systemen hanterar information och dokumentation, har de olika roller:

Finns det några likheter?

Trots skillnaderna finns det vissa överlapp mellan systemen:

• Båda används för intern informationsdelning, men på olika sätt.
• Båda kan innehålla dokument, där ledningssystemet säkerställer spårbarhet, efterlevnad och korrekt versionering.
• Båda bidrar till en mer strukturerad organisation, men med olika primära syften.

Behöver ni både ett ledningssystem och ett intranät?

I många organisationer kompletterar systemen varandra. Ett intranät kan vara ett bra verktyg för att sprida information om ledningssystemet, men det ersätter inte behovet av ett strukturerat och spårbart system för styrning och processhantering.

Ett ledningssystem är skapat för att säkerställa effektiva arbetsprocesser, efterlevnad och kvalitetskontroll, medan intranätet underlättar kommunikation och informationsdelning i vardagen.

Om verksamheten behöver strukturerade arbetsprocesser, spårbarhet och säkerställd kvalitet, är ett ledningssystem rätt verktyg. Om behovet istället handlar om att förbättra internkommunikationen och dela nyheter, är ett intranät bättre lämpat.

Men om ni står inför att välja endast ett system, kan det vara värt att överväga om inte ett digitalt ledningssystem räcker. I praktiken går det att inkludera även informell interninformation i ledningssystemet, så länge den tydligt särskiljs från den styrande dokumentationen. Till exempel kan företagsnyheter eller personalinformation göras tillgänglig via en separat sektion eller länk i systemet – utan att påverka struktur, spårbarhet eller efterlevnad.