Så effektiviserar du ditt protokollarbete med AM System

Protokoll är en viktig del av många organisationers dokumentation och rapportering. Från mötesprotokoll till skyddsrondsrapporter – hanteringen kan snabbt bli tidskrävande och oöverskådlig om den inte struktureras effektivt. Med AM System kan ni digitalisera och förenkla arbetet med protokoll, oavsett typ och omfattning. Här får ni en guide till hur AM System kan hjälpa er att hantera protokoll på ett smartare sätt.

Digitala protokoll: Effektivare och mer tillgängliga

Att använda digitala protokoll gör det möjligt att lämna pappershanteringen bakom sig och istället fokusera på det som är viktigt – innehållet. Med AM System får ni tillgång till molnbaserade lösningar som gör protokollen tillgängliga var ni än är och oavsett vilken enhet ni använder, från dator till mobil.

• Ingen mer pappershantering: Protokollen sparas digitalt, vilket eliminerar risken för borttappade dokument och minskar behovet av fysisk lagring.
• Flexibel åtkomst: Medarbetare kan fylla i eller läsa protokoll direkt från fältet, till exempel vid en skyddsrond, och dela information i realtid.
  
  

Två kraftfulla lösningar för effektiv protokollhantering

AM System erbjuder två flexibla lösningar som gör det möjligt att skapa, hantera och följa upp protokoll på ett smidigt och effektivt sätt: dokumenthantering och ärendehantering. Beroende på vilken typ av protokoll ni arbetar med, samt era specifika behov, kan ni välja att använda en av dessa lösningar eller kombinera dem för att få ut det bästa av båda världarna.

Skapa och hantera protokoll i dokumenthantering

Med dokumenthantering får ni en central plats för att skapa, lagra och hantera era protokoll. Lösningen erbjuder flera funktioner som underlättar både det dagliga arbetet och långsiktig dokumentation.

• Anpassade dokumentmallar: Skapa färdiga mallar för protokoll som snabbt kan anpassas för era specifika behov. Detta sparar tid och säkerställer enhetlighet i era protokoll.
• Versionshistorik och spårbarhet: Alla ändringar som görs i ett protokoll registreras i systemet. Det gör att ni kan följa vilka ändringar som gjorts, av vem och vid vilken tidpunkt. Dessutom kan ni gå tillbaka till tidigare versioner om det behövs.
• Kraftfull sökfunktionalitet: Alla protokoll och dokument blir sökbara, vilket gör det enkelt att snabbt hitta relevant information baserat på nyckelord, datum eller andra specifika parametrar.
• Behörighetsstyrning: Ni kan styra vilka personer eller grupper som har tillgång till olika protokoll. Detta säkerställer att känslig information endast är tillgänglig för rätt användare och att dokumenthanteringen förblir säker.
  
  

Exempel på protokoll i dokumenthantering:

• Mötesprotokoll: Håll koll på beslut och åtgärder från möten genom att skapa standardiserade protokoll.
• MBL-förhandlingar: Dokumentera överenskommelser och följ upp åtgärder med hjälp av versionskontroll och spårbarhet.
• Årsmötesprotokoll: Skapa, arkivera och återanvänd strukturen för återkommande årsmöten.
  
  

Hantera protokoll och uppföljning i ärendehantering

Ärendehanteringen erbjuder en dynamisk plattform för protokoll som kräver mer än bara dokumentation. Här får ni möjlighet att koppla samman protokoll med arbetsuppgifter, uppföljning och åtgärder på ett smidigt sätt.

• Dra-och-släpp-teknik: Skapa skräddarsydda formulär för protokoll med hjälp av en enkel dra-och-släpp-funktion. Placera ut textrutor, listor och checkboxar exakt där ni vill ha dem för att få ett användarvänligt flöde.
• Automatisk uppföljning: Koppla åtgärder direkt till punkter i protokollet. Till exempel kan ni identifiera en brist vid en skyddsrond, skapa en arbetsuppgift för att åtgärda den och direkt tilldela en ansvarig person.
• Påminnelser och aviseringar: Minska risken för att uppgifter faller mellan stolarna genom att låta systemet skicka påminnelser och aviseringar till berörda parter. Detta säkerställer att alla är medvetna om sina ansvarsområden och deadlines.
• Statistik och rapportering: Data som samlas in i protokollen kan visualiseras i grafer eller staplar, vilket gör det enkelt att analysera trender och rapportera resultat till ledningen eller externa parter.
  
  

Exempel på protokoll i ärendehantering:

• Skyddsrondsprotokoll: Identifiera risker och brister, koppla åtgärder till ansvarsområden och följ upp status.
• Brandsäkerhetskontroller: Dokumentera och rapportera inspektioner, samt tilldela och övervaka åtgärder för att uppfylla säkerhetsstandarder.
• Protokoll från internrevisioner: Skapa ett strukturerat flöde som integrerar revisionens resultat med konkreta förbättringsåtgärder.
  
  

När ska ni använda dokumenthantering respektive ärendehantering?

Valet mellan dokumenthantering och ärendehantering beror på vilken typ av protokoll ni arbetar med:

• Dokumenthantering passar bäst för protokoll som primärt handlar om att dokumentera information, till exempel mötesprotokoll eller årsmötesprotokoll.
• Ärendehantering är idealiskt för protokoll som kräver åtgärder eller uppföljning, som skyddsrondsrapporter eller protokoll från internrevisioner.

Kombinerar ni de två lösningarna kan ni skapa ett ännu mer kraftfullt verktyg där dokumenthantering används för långsiktig arkivering och ärendehantering för dynamisk hantering och uppföljning.

Med AM Systems kan ni ta kontroll över era arbetsflöden och säkerställa att viktiga dokument inte bara skapas och lagras, utan också används för att driva organisationen framåt.

Fördelarna med att digitalisera protokoll i AM System

Digitalisering av protokoll i AM System innebär inte bara en modernisering av arbetsflöden utan också en rad konkreta fördelar som förbättrar både kvalitet och effektivitet i organisationens arbete.

1. Tidsbesparing

Traditionell protokollhantering kan vara tidskrävande, särskilt när det gäller att manuellt skapa, distribuera och arkivera dokument. Med AM System får ni tillgång till digitala mallar som snabbt kan anpassas till era behov.

• Automatiska påminnelser: Genom att systemet skickar påminnelser till ansvariga personer om deadlines eller ofullständiga protokoll, elimineras risken för förseningar och extra administrativt arbete.
• Standardiserade arbetsflöden: Med färdiga formulär och mallar kan återkommande arbetsuppgifter utföras på betydligt kortare tid än tidigare.
  
  

Exempel: En mötessekreterare kan skapa och fylla i ett mötesprotokoll direkt under mötet, och med ett klick dela det med deltagarna, vilket sparar timmar av efterarbete.

2. Minskad risk för misstag

Att hantera protokoll manuellt innebär ofta en risk för att information förloras, missförstås eller inte dokumenteras korrekt. AM System minimerar dessa risker genom strukturerade digitala formulär:

• Tvingande fält: För att säkerställa att inga viktiga uppgifter glöms bort kan formulären anpassas med obligatoriska fält.
• Standardisering: Genom att använda samma format och struktur för alla protokoll skapas en tydlighet som gör det enklare för alla att följa.
• Versionshantering: Om ett protokoll behöver uppdateras säkerställer systemets versionshantering att äldre versioner sparas och att den senaste alltid är lättillgänglig.

Exempel: Vid en skyddsrond blir det enkelt att rapportera säkerhetsrisker genom fördefinierade checklistor och tvingande fält, vilket säkerställer att inga viktiga punkter förbises.

3. Ökad översikt och kontroll

Att hålla reda på protokoll kan vara en utmaning, särskilt i större organisationer med många användare och dokument. AM System gör det möjligt att skapa en översikt över alla protokoll på ett enkelt och överskådligt sätt:

• Molnbaserad lagring: Alla dokument sparas centralt i molnet och kan nås när som helst och var som helst. Detta gör det enkelt att organisera, söka och sortera protokoll.
• Kraftfulla sökfunktioner: Med en enkel sökning kan ni snabbt hitta relevanta protokoll, oavsett om ni söker på datum, projektnamn eller specifika nyckelord.
• Spårbarhet: Ni kan enkelt följa upp vilka som har läst och godkänt ett protokoll, vilket underlättar uppföljning och efterlevnad av interna rutiner.

Exempel: En projektledare kan med några klick få fram alla mötesprotokoll relaterade till ett specifikt projekt och säkerställa att rätt beslut har dokumenterats.

4. Smidig samverkan

En av de största fördelarna med digitala protokoll i AM System är möjligheten att samarbeta i realtid, oavsett var medarbetarna befinner sig:

• Delade arbetsytor: Flera användare kan redigera samma protokoll samtidigt, vilket gör samarbetet smidigare och eliminerar behovet av att skicka filer fram och tillbaka via e-post.
• Aviseringsfunktioner: Genom att systemet automatiskt informerar berörda parter om ändringar eller tilldelade uppgifter, kan ni säkerställa att inget faller mellan stolarna.
• Anpassad behörighet: Ni kan styra vem som har tillgång till vilka protokoll och säkerställa att känslig information endast är tillgänglig för de som behöver den.

Exempel: Vid en brandsäkerhetskontroll kan flera medarbetare arbeta parallellt med att fylla i olika delar av protokollet och samtidigt tilldela åtgärder direkt i systemet.

Genom att digitalisera protokollhanteringen i AM System får ni inte bara en modern och effektiv lösning, utan också verktyg för att förbättra kvaliteten, samarbetet och spårbarheten i hela organisationen. Oavsett om det handlar om mötesprotokoll, skyddsronder eller andra typer av dokument kan AM System hjälpa er att ta kontroll över era arbetsflöden och frigöra tid för det som verkligen betyder något.

Exempel: Så kan protokoll för skyddsronder fungera i ärendehantering

Tänk dig att ni genomför en skyddsrond och identifierar en blockerad nödutgång. Med ärendehanteringen kan ni direkt registrera problemet i protokollet och skapa en arbetsuppgift för att åtgärda det. Ni tilldelar ansvaret till rätt person, lägger till en deadline och skickar en påminnelse om åtgärden inte utförts i tid. När uppgiften är slutförd uppdateras protokollet automatiskt, vilket gör det enkelt att följa upp.

Slutsats: Gör protokoll till en del av er digitala strategi

Protokoll är en central del av många organisationers vardag och att hantera dem digitalt med AM System innebär ett stort lyft i både effektivitet och struktur. Oavsett om det gäller möten, revisioner eller kontroller gör AM System det enkelt att skapa, hantera och följa upp protokoll.

Med AM System får ni inte bara ordning på era protokoll – ni gör dem till ett värdefullt verktyg för styrning, uppföljning och utveckling.