Varför behöver företag en policy?

Policyer är kanske inte det mest engagerande ämnet vid första anblick, men de är en grundläggande del av ett företags styrning och utveckling. När de är välformulerade skapar de tydlighet, trygghet och förutsättningar för ett effektivt och enhetligt arbetssätt.

När en företagspolicy blir för omfattande, svår att förstå eller inte känns relevant för medarbetarna uppstår problem – ingen läser den eller kommer ihåg den. En policy som samlar damm i en pärm gör ingen nytta – den måste vara lättillgänglig och praktiskt användbar för att bidra till verksamhetens mål.

I den här artikeln går vi igenom varför policys är en viktig strategisk resurs och lyfter tre centrala anledningar till varför alla företag bör ha dem.

Tre anledningar till att ha en tydlig företagspolicy

 1. Minskar risken för problem och missförstånd

Utan tydliga riktlinjer kan små misstag få stora konsekvenser. Det kan handla om allt från svaga lösenord som leder till ett dataintrång, till att fel person uttalar sig i media eller att representation uppfattas som otillbörlig.

En välformulerad policy för exempelvis IT-säkerhet, mediakontakter, klädsel, korruption och representation gör det tydligt för alla medarbetare vad som gäller. Det minskar risken för missförstånd och förebygger situationer som kan skada företagets rykte – eller bli kostsamma att hantera i efterhand.

2. Skapar trygghet för medarbetare

När alla vet vad som gäller skapas en känsla av trygghet och förutsägbarhet i organisationen. Policys ger tydliga svar på frågor som annars kan skapa osäkerhet:

• Vad gäller för klädsel på arbetsplatsen?
• Vem kontaktar jag om jag utsätts för kränkningar eller får ett obehagligt mejl
• Vad är företagets ansvar om jag behöver terminalglasögon eller stöd för arbetsmiljörelaterade problem?
• Hur ska jag agera om jag blir kontaktad av media?

3. För att uppfylla lagkrav och andra regleringar

Vissa policyer är lagstadgade, till exempel krävs en arbetsmiljöpolicy på alla företag som har 10 eller fler anställda. Det kan även finnas särskilda krav i kollektivavtal, till exempel kring jämställdhet eller diskriminering. En policy kan också användas som ett verktyg för att förklara och förtydliga lagar för medarbetarna. Till exempel för att samla all viktig information om rättigheter och skyldigheter kring ledighet. På så sätt blir er företagspolicy ett styrande dokument lika mycket som en service som skapar transparens och underlättar förståelsen för vilka regler som gäller.

Krav på policys för företag

• Personuppgiftspolicy: Företag måste informera om hur personuppgifter behandlas.
• Arbetsmiljöpolicy: Obligatorisk för företag som har 10+ anställda, men bra att implementera även tidigare.
• Policy mot kränkande särbehandling: Ska ange rutiner för hur kränkningar hanteras och var utsatta kan få stöd.
• Jämställdhetspolicy / policy mot diskriminering: Ska förhindra trakasserier och diskriminering genom tydliga riktlinjer och rutiner.
• Brandskyddspolicy: Är ett krav oavsett organisationens storlek och ansvaret ligger på ägare eller brukare av fastigheten.
• Policy för arbetsanpassning och rehabilitering: Ska beskriva rutiner för att stödja anställda vid behov av rehabilitering eller anpassning.
• Policy mot hot och våld: Arbetsgivare ska förebygga, utreda risker och vidta åtgärder.
• Alkohol- och drogpolicy: Ska ange regler för hantering av alkohol- och drogrelaterade situationer samt rutiner för rehabilitering.

Vanliga frågor

Vad är en policy?

En policy är ett styrande dokument som beskriver organisationens principer, mål och förhållningssätt inom ett specifikt område. Det ger en övergripande ram som styr hur beslut fattas och hur verksamheten ska agera i olika situationer. Policyn är ofta ett första steg i att bygga en tydlig struktur för styrande dokument, som rutiner och riktlinjer.

Är en policy tvingande?

Vissa typer av policys är lagstadgade, exempelvis arbetsmiljöpolicy och integritetspolicy enligt GDPR. Även när den inte är ett krav kan det vara starkt rekommenderat att ha en, eftersom det ger tydlighet och minskar risken för felaktiga beslut eller missförstånd.

Vad är skillnaden på policy och riktlinje?

En policy anger vad företaget står för och vilka mål och principer som gäller, medan en riktlinje beskriver hur dessa principer ska följas i praktiken, ofta mer detaljerat. Ett exempel är en miljöpolicy som uttrycker företagets övergripande hållning kring miljöfrågor, medan riktlinjerna förklarar de konkreta steg som ska tas för att nå målen.

Hur skriver man en policy?

En bra policy ska vara tydlig, enkel och relevant för verksamheten. I vår guide skapa en policy går vi igenom hur du gör för att skapa ett dokument som är tydligt och lätt att ta till sig.