Undvik olyckor med smartare tillbudshantering

Tillbud är ett ganska brett begrepp som omfattar alla händelser och incidenter som hade kunnat resultera i någon sorts skada, fysisk eller psykosocial på en person, men som inte gjorde det. Här kommer en liten lista på sådant som kan räknas som tillbud:

• Hyllan på lagret välter (någon hade kunnat skadas).
• Någon ur personalen får göra två personers jobb (denna någon riskerar att utsättas för stor påfrestning i form av stress samtidigt som risken för olyckor ökar markant).
• Någon ur personalen blir av misstag inte blir bjuden på julfesten (denna någon upplever det förmodligen som psykiskt skadligt).

Vad är en tillbudsrapport?

En tillbudsrapport ska fyllas i när något hänt på arbetet som hade kunnat leda till ohälsa eller till att någon skadar sig. En sådan incident ska alltid rapporteras till arbetsgivaren, även om ingen faktisk arbetsskada uppstod den här gången.

En tillbudsrapport innehåller ofta följande delar:

• Information om personen som noterat tillbudet eller upplevt incidenten.
• Information om omständigheterna kring själva händelsen – var, hur och när inträffade tillbudet? Vad hade det kunnat leda till?
• Information om varför tillbudet inträffade, om det har hänt förut och vad som behöver göras åt saken.
• En uppföljning av vad som gjordes för att förhindra att tillbudet inträffar igen.

Tillbudsrapporten syftar till att uppmärksamma arbetsgivaren på att något inte står rätt till på arbetsplatsen och att se till att arbetsgivaren gör en uppföljning av tillbudet. Om tillbudet till exempel varit att en kartong ramlat ned från en hylla men utan att träffa någon kan uppföljningen bestå av att undersöka varför det kunde hända, överväga åtgärder för att det inte ska hända igen och utföra den eller de åtgärder som behövs. Det kan till exempel vara att ställa kartongen på en annan plats och informera alla medarbetare om det.

Både stora och små händelser ska rapporteras, även sådana som kan kännas oviktiga i stunden. Allvarliga tillbud ska du som arbetsgivare rapportera vidare till Arbetsmiljöverket, vilket gör att det underlättar om tillbudsrapporten är överskådlig, tydlig och innehåller all information som Arbetsmiljöverket behöver.

Vilka tillbud är allvarliga?

Ett tillbud inkluderar såväl små som stora händelser och alla ska rapporteras till arbetsgivaren eller närmsta chef. Du som tar emot en tillbudsanmälan har skyldighet att rapportera vidare till Arbetsmiljöverket om tillbudet klassats som allvarligt.

Exempel på allvarliga tillbud är:

• Någon ramlar från en stege, men skadas inte.
• Rök, gas eller kemikalier som kan vara skadliga släpps ut av misstag.
• En anställd blir hotad i samband med sitt arbete.
• En container lossnar från en lyftanordning och landar där någon hade kunnat befinna sig.

Tyvärr händer det ganska ofta att tillbud som rör den psykosociala hälsan inte rapporteras – trots att de också kan vara allvarliga. Orsaken till att de inte rapporteras kan förstås vara många. Medarbetarna vet kanske inte att det räknas som tillbud om någon utsätts för utfrysning, det kan känns svårt eller jobbigt att ta upp konflikter med andra eller så är medarbetarna rädda för vad någon ska tycka om de klagar på för tung arbetsbörda.

Den psykosociala miljön är oerhört viktig för att må bra både på jobbet och på fritiden, och det viktigaste du som arbetsgivare kan göra är att informera dina anställda om att även sådana tillbud ska rapporteras och att de kommer att tas på allvar. Dessutom underlättar det förstås om medarbetaren själv kan göra rapporten från telefonen eller surfplattan i lugn och ro.

Efter tillbud kommer olyckor

När ett tillbud inträffar kan det upplevas som obehagligt. Men det finns alltid mycket att lära av ett tillbud. Om sedan olyckan visar sitt elaka ansikte beror det ofta på att organisationen inte agerat på tillbudet. Genom att ta tillbuden på allvar och systematiskt ta bort risker och förbättra kan organisationen undvika olyckor.

Så här kan din organisation jobba smartare med tillbudshantering

Nyckel till att kunna hantera tillbud och i förlängningen förhindra olyckor är att arbeta systematiskt och dra slutsatser från tillbuden. Det här ett arbete i fyra steg:

1. Skapa rätt attityd i organisationen så att alla tar tillbuden på allvar och rapporterar dem till arbetsgivaren. Att rapportera ett tillbud får aldrig kännas som att hänga ut någon eller uppfattas som pinsamt för en själv.
2. Ta fram en riktlinje eller policy som slår fast hur organisationen ska hantera tillbud. Gör dokumentet tillgängligt för berörda.
3. Skaffa ett digitalt system för att registrera och fånga upp tillbuden på ett enkelt sätt.
4. Se till att alla vet vad som gäller.

Hela tillbudshanteringen kan hanteras på ett smidigt sätt med AM Systems tjänst Ärende. Klicka på länken nedan för att läsa hur.