Papperslappar för arbetsordrar flyttar in i digitalt ärendehanteringssystem

På Sotenäs mekaniska verkstad i Kungshamn har arbetsordrarna länge följt jobbet på papper. Med ärendehantering i AM System bygger företaget nu ett digitalt arbetsorderflöde för att få en bättre överblick i verkstaden.

Sotenäs mekaniska tillverkar och bearbetar metallkomponenter för industrin. Arbetsordrarna har hanterats på papper under många år och de papperslapparna har cirkulerat i verksamheten mellan olika moment i arbetet. Det fungerade – men inte alltid friktionsfritt.

– Det märktes ganska snabbt att det blev mycket manuell hantering och mycket papper och lappar i rundgång. Arbetsordrar tappades bort och det glömdes att fylla i material och arbetssätt, säger Caroline Holmstig.

Mekanisk verkstad inom metallegoindustrin

Sotenäs mekaniska grundades på 1980-talet och arbetar idag med metallegoarbeten och andra industrirelaterade tjänster. I dag har bolaget fyra anställda och omsatte cirka 12 miljoner kronor under 2024, med ett positivt resultat samma år.

Caroline Holmstig började nyligen arbeta i familjeföretaget efter flera år i en annan verksamhet. Tillsammans med sin bror Daniel Holmstig håller hon på att ta över bolaget, och i samband med det började de också se över hur arbetet i verkstaden kan bli mer överblickbart.

Samlar arbetsordrar i ärendehanteringssystem

För att få bättre ordning i arbetsordrarna valde Sotenäs Mekaniska att införa sin ärendehantering i AM System. Lösningen används för att bygga ett digitalt flöde där arbetsordrar kan skapas, följas och avslutas utan att informationen riskerar att försvinna på vägen. Istället för lappar som cirkulerar i verkstaden samlas allt nu i ett system.

– Om vi ses igen om ett halvår vill vi att arbetsorderflödet ska vara enkelt och gå smidigt. Det ska också vara mer visuellt synligt för alla som är inblandade, säger Caroline.

Målet är att få bättre överblick över vad som är på gång i verkstaden och att arbetsordrar inte längre ska kunna tappas bort.

En förändring för hela verkstaden

Införandet innebär också en förändring i arbetssättet. Sotenäs Mekaniska går från ett pappersbaserat arbetssätt till ett digitalt arbetsorderflöde. Något som kommer att påverka alla i verkstaden.

– Alla medarbetare kommer att påverkas eftersom vi går från papper till digital form i vårt arbetsorderflöde, säger Caroline.

När informationen nu samlas i ett system blir det lättare att följa arbetet genom verkstadsflödet och se vad som är gjort, vad som pågår och vad som väntar.

Viktigt med stöd i införandet

När ett nytt arbetssätt ska sätta sig i en verksamhet spelar stödet i införandet stor roll. Något som AM System gärna ger.

– Det är viktigt för oss att få bra stöd och råd och kunna använda AM System som bollplank när det behövs, säger Caroline.