Digital personalhandbok - tillgängligt för medarbetarna

I AM System kan ni skapa en personalhandbok som inte bara innehåller textdokument utan även interaktiva layoutdokument. Genom att bygga en klickbar startsida med tydliga ikoner och länkar kan ni guida medarbetarna direkt till relevanta avsnitt, exempelvis:

• Introduktion för nya medarbetare: En tydlig onboardingsektion med information om företagets rutiner och förväntningar.

• Arbetsmiljö och säkerhet: Koppla till relevanta policys och säkerhetsinstruktioner.

• Företagskultur och värderingar: Presentera företagets vision och mission på ett visuellt sätt.

• Organisationsstruktur och kontaktuppgifter: Skapa en översikt över företagets avdelningar och länka till HR och chefer för snabb åtkomst till rätt person.

En personalhandbok blir ännu mer användbar när den inte bara beskriver riktlinjer utan också ger direkt tillgång till relevanta funktioner och processer. I AM System kan ni koppla dokument till ärendeflöden för att göra det enkelt att exempelvis:

• Ansöka om ledighet: Länka direkt till ledighetsansökan, där medarbetare kan skicka in sin begäran och få den hanterad digitalt.
• Rapportera arbetsmiljöincidenter: Integrera ett formulär för att anmäla tillbud och arbetsmiljörisker, vilket gör det enklare att säkerställa en trygg arbetsmiljö.
• Beställa arbetskläder och utrustning: Skapa ett smidigt flöde där medarbetare kan skicka in sina behov och få dem godkända av rätt person.

Dessa funktioner gör att personalhandboken blir mer än bara en informationskälla – den blir en aktiv del av företagets dagliga arbete.

För att en personalhandbok ska förbli aktuell och relevant behöver den ses över regelbundet. AM System gör detta enkelt genom att:

• Skicka påminnelser när en policy eller rutin behöver uppdateras: Exempelvis vid förändringar i lagstiftning eller interna riktlinjer.
• Hålla koll på historik med versionshantering: Medarbetarna ser alltid den senaste versionen, men äldre versioner kan enkelt granskas vid behov.
• Säkerställa att medarbetarna läst uppdateringar : Genom läskvittens kan HR få bekräftelse på att viktiga förändringar tagits del av.

Eftersom AM System är molnbaserat kan personalhandboken nås från både dator, surfplatta och mobil. Det gör att produktionspersonal, distansarbetare och kontorsanställda har samma tillgång till viktig information, oavsett var de befinner sig.

• Mobilanpassning: Användare kan enkelt söka och läsa dokument direkt i mobilen.
• Alltid uppdaterad information: HR och ledning kan göra justeringar direkt i systemet utan att behöva skicka ut nya versioner manuellt.
• Sökbarhet och snabb navigering: Hitta rätt information snabbt med smarta sökfunktioner och klickbara länkar.

Till skillnad från en traditionell personalhandbok i PDF- eller pärmformat kan ni i AM System skapa en levande handbok som växer och förändras med verksamheten. 

• Involvera medarbetarna: Samla in feedback och förslag på förbättringar via en digital ärendehantering.
• Länka till utbildningsmaterial: Koppla personalhandboken till interna utbildningar, onboardingprogram och e-learning
• Integrera checklistor och självstudier: Exempelvis en guide för nya medarbetare där de kan följa en tydlig onboardingprocess direkt i systemet.