ANVÄNDNINGSOMRÅDE

Digital personalhandbok - tillgängligt för medarbetarna

Att ha en välstrukturerad och lättillgänglig personalhandbok ger medarbetarna tydliga riktlinjer och skapar en enhetlig företagskultur. Med AM System kan ni digitalisera er personalhandbok och göra den interaktiv och enkel att navigera. Genom att kombinera dokumenthantering, processkartläggning och ärendehantering kan ni skapa en personalhandbok som är lätt att uppdatera och använda, oavsett om era medarbetare arbetar på kontoret, i produktion eller på distans.

Exempel på personalhandbok i AM Systems ledningssystem

AM System beskriver

Vad är en personalhandbok och varför är den viktig?

En personalhandbok samlar företagets riktlinjer, policyer och arbetsrutiner på ett strukturerat och lättillgängligt sätt. Den fungerar som en vägledning för både medarbetare och arbetsgivare genom att ge tydliga svar på frågor om exempelvis anställningsvillkor, arbetsmiljö, företagets värderingar och interna processer.

En välgjord personalhandbok skapar enhetlighet inom organisationen och ser till att alla medarbetare har samma information, oavsett avdelning, arbetsort eller anställningsform. Den ger inte bara stöd i vardagen utan säkerställer också att företaget följer lagkrav och interna riktlinjer.

 

Vad ska den innehålla?

  • Arbetstider och närvaro: Regler för flextid, distansarbete, övertid samt rutiner vid sjukfrånvaro och vård av barn (VAB).
  • Ledighet och semester: Riktlinjer för semesteransökan, föräldraledighet, tjänstledighet och permission vid särskilda händelser.
  • Förmåner och hälsa: Information om friskvårdsbidrag, tjänstepension, försäkringar och företagshälsovård.
  • IT-policy och säkerhet: Regler för användning av hårdvara, behörigheter, lösenord samt hantering av verksamhetsdata och personuppgifter.
  • Arbetsmiljö och likabehandling: Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet, incidentrapportering, krisstöd och åtgärder mot diskriminering.
  • Ersättningar och utlägg: Principer för löneutbetalning, traktamenten, milersättning och utläggshantering.
Personalhandbok med riktlinjer och förmåner - i AM System

En aktiv del av verksamheten

Att digitalisera personalhandboken i AM System gör den till en tydlig del av verksamhetens kvalitets- och personalarbete. Med smarta funktioner som interaktiva layoutdokument, versionshantering och kopplingar till ärendeflöden blir den lättillgänglig, aktuell och integrerad i verksamhetens processer.

  • Interaktiv och lättnavigerad: Klickbara layoutdokument och länkar gör det enkelt att hitta rätt information.

  • Alltid uppdaterad: Versionshantering och automatiska påminnelser ser till att inga inaktuella dokument används.

  • Integrerad med företagets processer: Koppling till ärendeflöden gör det enkelt att hantera exempelvis ledighetsansökningar och arbetsmiljöärenden direkt från personalhandboken.

 

Personalhandbok med riktlinjer och förmåner - i AM System

STEG FÖR STEG

Skapa din personalhandbok i AM System

I AM System kan ni skapa en personalhandbok som innehåller textdokument och interaktiva layoutdokument. Genom att bygga en klickbar startsida med tydliga ikoner och länkar kan ni guida medarbetarna direkt till relevanta avsnitt, exempelvis:

Exempel på personalhandbok i AM Systems ledningssystem

Använd layoutdokument för en mer intuitiv navigering

I AM System kan ni skapa en personalhandbok som inte bara innehåller textdokument utan även interaktiva layoutdokument. Genom att bygga en klickbar startsida med tydliga ikoner och länkar kan ni guida medarbetarna direkt till relevanta avsnitt, exempelvis:

  • Introduktion för nya medarbetare: En tydlig onboardingsektion med information om företagets rutiner och förväntningar.

  • Arbetsmiljö och säkerhet: Koppla till relevanta policys och säkerhetsinstruktioner.

  • Företagskultur och värderingar: Presentera företagets vision och mission på ett visuellt sätt.

  • Organisationsstruktur och kontaktuppgifter: Skapa en översikt över företagets avdelningar och länka till HR och chefer för snabb åtkomst till rätt person.

Ärende och formulär för ledighetsansökan - exempel

Koppla personalhandboken till viktiga ärendeflöden

En personalhandbok blir ännu mer användbar när den inte bara beskriver riktlinjer utan också ger direkt tillgång till relevanta funktioner och processer. I AM System kan ni koppla dokument till ärendeflöden för att göra det enkelt att exempelvis:

  • Ansöka om ledighet: Länka direkt till ledighetsansökan, där medarbetare kan skicka in sin begäran och få den hanterad digitalt.
  • Rapportera arbetsmiljöincidenter: Integrera ett formulär för att anmäla tillbud och arbetsmiljörisker, vilket gör det enklare att säkerställa en trygg arbetsmiljö.
  • Beställa arbetskläder och utrustning: Skapa ett smidigt flöde där medarbetare kan skicka in sina behov och få dem godkända av rätt person.

Dessa funktioner gör att personalhandboken blir mer än bara en informationskälla – den blir en aktiv del av företagets dagliga arbete.

Dokument med utgåva och versionshantering

Automatiska påminnelser och versionshantering

För att en personalhandbok ska förbli aktuell och relevant behöver den ses över regelbundet. AM System gör detta enkelt genom att:

  • Skicka påminnelser när en policy eller rutin behöver uppdateras: Exempelvis vid förändringar i lagstiftning eller interna riktlinjer.
  • Hålla koll på historik med versionshantering: Medarbetarna ser alltid den senaste versionen, men äldre versioner kan enkelt granskas vid behov.
  • Säkerställa att medarbetarna läst uppdateringar : Genom läskvittens kan HR få bekräftelse på att viktiga förändringar tagits del av.
Personalhandbok och personalpolicy i ledningssystem från AM System

Gör personalhandboken tillgänglig överallt

Eftersom AM System är molnbaserat kan personalhandboken nås från både dator, surfplatta och mobil. Det gör att produktionspersonal, distansarbetare och kontorsanställda har samma tillgång till viktig information, oavsett var de befinner sig.

  • Mobilanpassning: Användare kan enkelt söka och läsa dokument direkt i mobilen.
  • Alltid uppdaterad information: HR och ledning kan göra justeringar direkt i systemet utan att behöva skicka ut nya versioner manuellt.
  • Sökbarhet och snabb navigering: Hitta rätt information snabbt med smarta sökfunktioner och klickbara länkar.
Personalhandbok med klickbara länkar till ärendeflöden

Skapa en dynamisk och levande personalhandbok

Till skillnad från en traditionell personalhandbok i PDF- eller pärmformat kan ni i AM System skapa en levande handbok som växer och förändras med verksamheten. 

  • Involvera medarbetarna: Samla in feedback och förslag på förbättringar via en digital ärendehantering.
  • Länka till utbildningsmaterial: Koppla personalhandboken till interna utbildningar, onboardingprogram och e-learning
  • Integrera checklistor och självstudier: Exempelvis en guide för nya medarbetare där de kan följa en tydlig onboardingprocess direkt i systemet.

En digital personalhandbok som gör skillnad

Genom att använda AM System för att bygga en personalhandbok skapar ni en interaktiv, användarvänlig och uppdaterad informationskälla som är lätt att använda. Tack vare kopplingar till ärendeflöden, layoutdokument och automatiska påminnelser blir den en viktig del av verksamhetens kvalitets- och personalarbete. 

 

Exempel på personalhandbok i AM Systems ledningssystem

Boka demo av Classic

Upptäck ledningssystemet som faktiskt hjälper

Vill du se med egna ögon hur AM System Classic kan göra skillnad för er? Boka en demo och upptäck hur enkelt det är att skapa struktur, effektivitet och flyt i vardagen.