Vad är ett kvalitetsledningssystem?

Ett kvalitetsledningssystem (eller kvalitetssystem) är ett strukturerat sätt att arbeta med kvalitet, avvikelser och förbättringar i en verksamhet. Syftet är att uppfylla krav från ledning, kunder, branschkrav och lagstiftning, men också att skapa en mer effektiv verksamhet där det är lätt att göra rätt från början. Världens mest kända standard, ISO 9001, är ett kvalitetsledningssystem som sätter ramarna för detta arbete. 

Ledningssystem för kvalitet i praktiken

Ett kvalitetsledningssystem kan se ut på många sätt, från pärmar i bokhyllan till mappar på en server eller en molnbaserad lösning. Med ett modernt ledningssystem får ni en levande plattform där ni kan skapa och visualisera processer, hantera avvikelser, styra ansvarsfördelningen och lagra filer. 

• Ett fungerande system binder samman era:

• Processer (Hur ni gör saker)

• Resurser (Vem och vad som behövs)

• Mål (Vart ni ska)

• Uppföljning (Hur det gick)

Varför behöver vi ett kvalitetsledningssystem?

Utöver att det ofta är ett krav vid upphandlingar (genom ISO 9001-certifiering) skapar ett digitalt system ett tydligare arbetssätt och bidrar till ert interna förbättringsarbete. Det finns flera direkta affärsmässiga fördelar med ett kvalitetsledningssystem:

• Tydlig överblick & Styrning: Samla processer, dokument och ansvar på ett ställe. Det gör det enkelt att styra verksamheten och prioritera rätt.

• Regelefterlevnad: Säkra att ni uppfyller lagkrav (t.ex. inom livsmedel, industri och medicinteknik) och standarder utan administrativt krångel.

• Ökad lönsamhet: Genom att minska "slöseri", felproduktion och dubbelarbete sparar ni resurser.

• Starkare varumärke & nöjda kunder: En jämn kvalitet och leveranssäkerhet bygger förtroende och skyddar ert rykte.
  Faktabaserade beslut: Få tillgång till spårbara data och tydliga rapporter.

• Snabbare onboarding: Nyanställda kommer in i arbetet snabbare när processer och rutiner är tydliga och tillgängliga.

• Lagkrav: Inom branscher som livsmedel, industri och medicinteknik är ett dokumenterat system ofta ett lagkrav.
  

Vad som bör ingå i ert system

För att systemet ska skapa nytta behöver det utgå från era egna krav och externa krav från exempelvis lagar, föreskrifter, kunder, avtal eller ISO-certifieringar. När grunden är lagd bör kvalitetssystemets innehåll fokusera på fyra huvudområden:

Styrning: Mål, policyer och handlingsplaner som visar vart ni ska.

Processer & Arbetssätt: Processkartor, rutiner och instruktioner som beskriver hur arbetet utförs i ledning, kärnprocesser och stödfunktioner.

Stöd & Verktyg: Checklistor, mallar och IT-system som underlättar vardagen för medarbetarna.

Förbättring: Rutiner för avvikelser, revisioner och uppföljning för att ständigt utveckla verksamheten.

Kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001

ISO 9001 är en internationell standard för kvalitetsledningssystem som ger ett ramverk för systematiskt kvalitetsarbete och ständiga förbättringar. En ISO 9001-certifiering är ett kvitto på att er verksamhet har fungerande processer, tydligt ledarskap och alltid sätter kunden i fokus.

Standarden baseras på 7 grundläggande principer:

• Kundfokus

• Ledarskap

• Medarbetarnas engagemang

• Processinriktning

• Förbättring

• Faktabaserade beslut

• Relationshantering

Exempel från AM System där användaren får en visuell och klickbar översikt över centrala funktioner som förbättringsförslag, tillbud/olycka, interna avvikelser & 5S-revision