Processkartläggning - Symboler, mall, exempel & tips

Processkartläggning i 6 enkla steg

Att visualisera hur ni arbetar är första steget mot ett effektivare arbetssätt. En genomarbetad processkartläggning skapar en tydlig bild av hur verksamhetens olika delar påverkar varandra och hjälper er att identifiera förbättringsområden. Här går vi igenom hur ni gör en processkartläggning i 6 enkla steg, med konkreta exempel, symboler och mallar.

Vad är processkartläggning?

Processkartläggning är ett sätt att visualisera hur arbetet faktiskt går till – steg för steg. Kartan visar hela flödet av er process med hjälp av symboler, pilar och beskrivningar. Ni ser tydligt vad som görs, av vem och i vilken ordning. Det hjälper er att hitta flaskhalsar, skapa samsyn och förbättra arbetssättet. I AM System kan ni enkelt rita upp, dela och följa processer visuellt – direkt i ett klickbart system.

• Identifiera och eliminera onödiga moment
• Skapa tydlighet och gemensam förståelse
• Underlätta onboarding och intern utbildning
• Effektivisera flöden och öka kvalitet
• Koppla processer till mål och resultat

Mall för processkarta

Att skapa en processkarta behöver inte vara komplicerat. Med rätt mall kommer du snabbt igång och kan börja bygga upp flöden som speglar er verklighet. AM Systems digitala ledningssystem erbjuder färdiga mallar och visuella funktioner som underlättar skapande, redigering och delning av processkartor.

6 steg för att lyckas med processkartläggning

Många gör misstaget att börja skissa i ett digitalt verktyg direkt. Men för att din processkarta ska bli användbar krävs förarbete. Följ våra tips för att se till att kartan speglar verkligheten och är förankrad i verksamheten.

Steg 1: Avgränsa och identifiera

Börja med att välja vilken process ni vill kartlägga, exempelvis fakturahantering, leverantörsstyrning eller onboarding av nya medarbetare. Definiera tydligt vad som triggar processen (input) och vad som är det färdiga resultatet (output).

Steg 2: Samla teamet

Processer sker sällan i vakuum och därför kan inte heller en enskild person rita processkartan själv. Samla de medarbetare som faktiskt utför arbetet. Det är ofta i insikter från de som jobbar på golvet som förbättringar identifieras.

Steg 3: Grovskissa flödet

Lista varje steg i processen, till exempel på fysiska eller digitala post it-lappar. Inkludera ansvariga personer eller roller och beslutspunkter. Syftet är att göra det enkelt att få en bra överblick över verksamheten, som är lätt att följa och förstå.

Steg 4: Visualisera och standardisera

Använd en mall eller ett digitalt verktyg som AM System för att rita upp processen, med stegen i rätt ordning. Dra och släpp symboler för att ordna aktiviteter, beslut och kopplingar mellan dem. Håll det visuellt rent och tydligt – kartan ska gå att förstå snabbt.

Steg 5: Förankra och förbättra

Innan ni förankrar kartan måste den valideras. Gå igenom processkartläggningen tillsammans med kollegor, låt en nyanställd försöka förstå den eller gå igenom flödet baklänges. Fånga upp synpunkter, justera och se till att alla förstår och är överens.

Steg 6: Förvalta

När processen är satt kan ni börja jobba mer strukturerat och enklare förbättra ert arbete över tid, men tänk på att en processkarta är en färskvara. Utse en processägare som ansvarar för att uppdatera kartan när ert arbetssätt förändras.

Processkarta exempel

En processkarta är en visuell översikt över hela processen på en hög nivå. Den visar vilka huvudsteg som ingår, med fokus på vem som gör vad snarare än exakt hur varje steg går till. Ett vanligt exempel är så kallade simbanor, som används för att tydligt visa vem eller vilken avdelning som ansvarar för vilken aktivitet.

• Fokuserar på huvudaktiviteter
• Visar processens början och slut
• Identifierar ansvarsområden (t.ex. med simbanor/lane charts)
  
  

 Flödesschema exempel

Ett flödesschema (flowchart) är en grafisk beskrivning av en process där ni använder symboler för att visa beslut, aktiviteter och resultat. Det är ett användbart verktyg för att dokumentera, analysera och förbättra arbetsflöden.

• Använder symboler
• Visar tydliga vägar för varje val eller steg
• Hjälper till att hitta flaskhalsar eller omvägar
• Passar både enkla och komplexa processer
• Gör det lätt att kommunicera processlogik visuellt

Flödesschema symboler

För att ert flödesschema ska kunna läsas av alla, oavsett avdelning, bör ni använda standardiserade symboler. Här är de fyra viktigaste symbolerna att känna till:

• Terminal (Oval): Markerar start och slut på processen. Varje flöde ska ha en tydlig startpunkt och slutpunkt.
• Aktivitet (Rektangel): Beskriver en handling eller uppgift som utförs, t.ex. 'Skicka faktura' eller 'Montera del A'.
• Beslut (Diamant): En punkt där processen delar sig, oftast via en Ja/Nej-fråga. T.ex. 'Är varan i lager?'.
• Flödespil (Pil): Visar i vilken ordning stegen sker och leder läsaren framåt.

Förklaring av symboler inom processkartläggning och flödesschema

När används en processkartläggning?

Processkartläggning är som mest värdefullt när verksamheten står inför förändringar, kravställningar eller kvalitetsproblem. Här är fyra vanliga situationer där en processkarta används:

1. Vid kvalitetsarbete och ISO-certifiering

För att uppfylla standarder som ISO 9001 eller ISO 14001 krävs att ni har kontroll på era flöden. En uppdaterad processkarta är grundbulten i ett lyckat kvalitetsarbete och gör det enkelt för revisorn att se hur ni styr verksamheten.

2. För att minska risker och avvikelser

Utan en tydlig bild av processen är det svårt att se var felen uppstår. Genom att visualisera flödet, till exempel i ett riskhanteringssystem, kan ni identifiera svaga punkter och arbeta proaktivt. Tydliga processer minskar också antalet misstag som leder till tidskrävande ärendehantering och reklamationshantering.

3. Vid onboarding och utbildning

Nyanställda behöver snabbt förstå hur ni arbetar. Istället för att de ska läsa långa dokument kan en visuell processkarta kopplad till rätt instruktioner i er dokumenthantering göra onboardingen snabbare och tryggare.

4. När ni ska digitalisera eller automatisera

Ska ni införa nya IT-system? En gyllene regel är att aldrig digitalisera en dålig process. Börja alltid med att kartlägga och optimera det manuella flödet innan ni sätter kravspecifikationen för den nya tekniken.

Skapa processflödesschema med AM System

Med AM System Classic blir det enkelt att gå från idé till färdig processkarta. Ni får ett digitalt verktyg där ni kan rita, ändra och dela processer direkt i systemet – visuellt och klickbart. Koppla till önskad dokumentation och data, lägg in ansvar och få full kontroll. Vill ni testa själva? Prova AM System Classic kostnadsfritt och se hur mycket enklare det blir att jobba strukturerat.