Så säkerställer NOTE effektivitet och ISO-efterlevnad med AM System

I Norrtälje driver NOTE en av sina tolv fabriker, där 170 medarbetare säkerställer hög kvalitet och spårbarhet i produktionen. Med kunder inom sjukvård, luftfart och säkerhet är det avgörande att ha ett ledningssystem som garanterar struktur och efterlevnad – här spelar AM System en nyckelroll.

På fabriken i Norrtälje är Niklas Andreasson en av dem som leder kvalitetsarbetet. Med över 25 års erfarenhet i företaget säkerställer han, tillsammans med sitt team av ingenjörer, att styrande dokumentation, avvikelsehantering och certifieringar följs.

Certifierade mot ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 och ISO 13485

– Det som är både stimulerande och utvecklande är att vi tillverkar produkter med komplexa krav för sjukvård, luftfart och säkerhet. Våra produkter måste fungera, även i utsatta miljöer. Vi hanterar vidhängande krav och är certifierade mot ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 och ISO 13485, säger Niklas Andreasson, kvalitetschef.

AM System som ledningssystem sedan många år

Med AM System har NOTE successivt byggt ett starkt och användarvänligt ledningssystem där processer, dokument och ärenden hanteras smidigt.

"Vi hade digitala lösningar tidigt, men AM System gav oss något mer – en strukturerad och användarvänlig plattform"

- Varje avdelning tar nu ansvar för sina processer, vilket har skapat ett starkt engagemang, förklarar Niklas Andreasson, Kvalitetschef på NOTE Norrtelje.

Flera ISO-certifieringar ställer höga krav på spårbarhet, revidering och kontroll – med AM System har NOTE skapat en tydlig struktur som möter dessa krav.

– AM System är vårt centrala verktyg för att säkerställa efterlevnad av våra ISO-certifieringar. Här samlar vi både styrande dokumentation och ärendehantering vilket ger oss full kontroll över våra processer. Vi kan enkelt spåra förändringar, hantera versioner och säkerställa att avvikelser och förbättringsåtgärder följs upp. Systemet gör att vi kan uppfylla våra krav och visa regelefterlevnad vid revisioner, fortsätter Niklas.

Enkelt för användarna att navigera och hitta

NOTE har skapat en strukturerad och lättöverskådlig arbetsyta över all styrande dokumentation och man har byggt grafiska processkartor som gör att användarna enkelt kan navigera och hitta den information de behöver. Funktioner som versionshistorik, revideringspåminnelser och godkännandesteg säkerställer att alla dokument är aktuella.

”Medarbetarna lär sig systemet snabbt och kan arbeta självständigt. Tack vare klickbara processkartor och tydliga arbetsflöden är det lätt att hitta rätt.”

Ärendehanteringen är också en viktig del av arbetet. Här hanteras avvikelser, ändringar, tillbud och förbättringsförslag, med tydliga arbetsflöden på status och ansvar. Andra exempel är hantering av nya projekt, industrialisering från prototyp till serieproduktion samt inköpsbegäran. Dessutom används AM System för att dokumentera och följa upp interna och externa revisioner.

Så skapas delaktighet och engagemang

Idag betraktas AM System som en naturlig del av arbetet på NOTE och genom att låta respektive process ta ansvar för sina rutiner, har de skapat delaktighet i systemet.

- Redan från början lät vi respektive avdelningsansvarig upprätta sina rutiner och processkartor, med kvalitetsavdelningen som godkännare. Det konceptet har vi behållit. Det skapas ständigt nya utgåvor vilket krävs när vi inför nya förmågor eller förbättringar, säger Niklas och fortsätter:

"Ärendehanteringens möjlighet till anpassningar är en annan del vi uppskattar"

- Behöver vi addera eller radera olika steg i ett flöde kan vi lätt göra det, för när företaget utvecklas behöver processerna i AM System följa med.

Ytterligare en aspekt som Niklas lyfter fram är att AM System också används inom NOTE-koncernen.

- Det underlättar vårt goda samarbete. Vi kan utbyta erfarenheter och dela mallar på ärenden och dokument.

Digitalisering som strategisk satsning

På NOTE är digitalisering avgörande för att säkerställa kvalitet, spårbarhet och effektivitet. De har länge legat i framkant när det gäller att använda digitala lösningar och ser det som en strategisk prioritet.

-   Genom att vi har samlat hela ledningssystemet i en plattform skapas bättre kontroll och tydligare ansvarsfördelning. Allt är uppdaterat och tillgängligt, vilket minskar risken för fel. Vi samarbetar också bättre inom organisationen och har smidiga och systematiska arbetsflöden. Allt detta gör oss effektivare.

Spårbarhet är en central del av produktionen och genom att samla data och skapa automatiserade processer säkerställs att varje steg i tillverkningen är dokumenterad och enkelt kan granskas vid behov.

-   AM System är en självklar del av vårt kvalitetsarbete. Vi hade inte behållit det om det inte fungerade för oss, avslutar Niklas Andreasson, Kvalitetschef.

AM Systems viktigaste effekter

AM System är idag en viktig del av NOTEs kvalitets- och styrningsarbete. Systemet säkerställer att verksamheten lever upp till branschkrav, bibehåller struktur och möjliggör ständiga förbättringar. Nedan sammanfattar Niklas deras tre starkaste effekter.

Tre starka effekter enligt Niklas

• Full kontroll och efterlevnad – Styrande dokument och ärenden hanteras strukturerat och spårbart
• Effektivare arbetsflöden – Färre manuella processer och bättre samarbete mellan avdelningar
• Anpassningsbart och skalbart – Ärendemallar och strukturer kan utvecklas och anpassas efter specifika behov