Pipelife sparar pengar och tid med AM System

Från manuell hantering och flera system till digitala processer och ärendeflöden. Det är resan Pipelife gjort med AM System. Internt välkomnas de nya arbetssätten och man ser tydliga effekter både i tids- och kostnadsbesparingar.

– Vi har blivit effektivare som företag och gjort stora besparingar med AM. Så införandet har lönat sig flera gånger om, säger Tommy Säll, kvalitetschef på Pipelifes fabriker i Ljung och Ölsremma.

En ledande plaströrsproducent

På Pipelife tillverkas olika typer av plaströrsystem, med extrudering och formsprutning som huvudsaklig teknik. Produkterna gör att vatten kan flöda säkert, i huvudvattenledningar till och från vattenledningsverk. Här tillverkas också produkter för att leda vatten i hemmamiljöer samt olika skyddsrör för kablage. I produktionslinjerna matas plastmaterial in i den ena änden och i den andra kommer det ut plaströr för olika behov. Kunderna är industrigrossister och slutanvändaren är allmännyttan runt om i Sverige.

Koncernen Pipelife International finns representerad i 26 länder med 26 fabriker. Sätet finns i Wien i Österrike, där beslutet kring AM System slutligen landade.

Vikten av intern förankring

Tommy hade erfarenhet av AM System från sin tidigare arbetsplats Mastec AB och jämförde det med andra system när han kom in som ny på Pipelife.

– Jag var full av entusiasm och ville komma igång snabbt, men fick omvärdera och involvera fler. Vi är ändå 250 anställda så det var bra med en tydligare förankring innan vi satte igång, berättar Tommy och fortsätter:

– Ärendehantering var vår högsta prio. Vi hade olika system, vissa på papper och behövde förbättra interna avvikelser, förbättringsförslag och reklamationer. Det sistnämnda låg i vårt CRM, vilket var bra för säljarna, men flödet behövde komma in i produktionen, där det hör hemma. Och inom koncernen fanns inget som passade våra behov.


En visualisering som visar Pipelifes rörsystem och produktområden.

AM System minskade licenskostnader i andra system

På Pipelife arbetar man enligt metodiken Lean Six Sigma. Man skapade ett projekt, beskrev vad man ville göra, varför och vilka förbättringar det skulle kunna leda till. Ett underlag som gjorde det enklare att utvärdera och få klartecken från IT-avdelningen i Wien.

– Det visade sig att AM System skulle minska våra licenskostnader i CRM-systemet med 190 tkr. Bara så där. Och på liknande sätt har vi minskat även andra licenskostnader, berättar Tommy.

Hur började Tommy och hans kollegor och hur togs det emot internt?

– Fördelen med AM är att man kan komma igång väldigt snabbt. Vi ritade upp våra tre prioriterade ärendeflöden och utbildade avdelningsansvariga, som tog det vidare i sina processer.

"Vi gick från manuellt till digitalt och medarbetarna tycker det är lätt att använda"

Förbättringsområden kommer upp till ytan

Pipelife drog igång AM System i oktober 2020 och var först ut med 6.0, den senaste versionen. Drygt ett år senare är utfallet imponerande. Man har digitaliserat 12 olika ärendeflöden, samlat styrande dokument och skapat startsidor för olika användargrupper. Totalt har de 140 licenser varav 30-40 medarbetare använder AM System dagligen.

"Ärendeflöden är nu helt digitala och utan papper. Förbättringar kommer upp till ytan, vilket sparar både tid och pengar"

Rapporteringen av ärenden har också ökat. Från 90 till 220 förbättringsförslag och från 340 till 697 avvikelser, när de jämför 2020 med 2021. Förbättringsområden kommer upp till ytan, vilket sparar både tid och pengar.

– Med allt digitalt blir statistiken tydlig och vi får en översikt att prioritera utifrån. Vi har varit tydliga med att alla interna avvikelser ska registreras, även de återkommande. Ett exempel är en felmärkning vi haft på en sorts pall, som skapat stora problem. Ett litet men kostsamt fel, som gjorde att vi fick köra tillbaka hela pallar och märka om. Det är nu fixat och vi har sparat omkring 30 arbetsdagar, enbart på den åtgärden.
Här visas en dashboard som Pipelife visualiserat i AM System, med översikt på hela förbättringsarbetet. Med klickbara genvägar till Genomförda, Pågående, Ej prioriterade samt Ej återkopplade förslag.

Tommys favoriter i AM System

• Det är enkelt att komma igång och se resultat.
• Ritverktyget i layoutdokument för att skapa processer och klickbara startsidor för olika användare. Likt 5S, det du behöver se dagligen ska du enkelt komma åt.
• Querybuildern som gör det möjligt att spara specifika sökningar och länka till dem från olika startsidor.
  

Lättare att sprida information och samarbeta

Fler användningsområden tillkommer hela tiden. Ett sånt exempel är instruktioner och handböcker som Pipelife tidigare hanterat i ett annat system.

– Nu har vi gjort en mall i AM System, som våra tekniker kan utgå ifrån för att skapa och publicera sina egna instruktioner. Det fungerar verkligen smidigt och jag skulle uppskatta att det annars hade tagit oss ett halvår att få till.

I intervjun med Tommy, betonas AM:s enkelhet och hur väl systemet har tagits emot. Så man frågar sig, hur de gått tillväga för att få till ett sånt engagemang?

– Det har inte bara varit enkelt och det gäller att hitta människor som brinner för förbättringar. Vi har några nya medarbetare och ledare med värdefulla erfarenheter från bland annat Lean, så det är ett gemensamt jobb. Men också kul. Det gäller att visa på nyttan, att det händer något med det som registreras.

Redo att föra in hela ledningssystemet

Med Lean Six Sigma har Pipelife skapat en systematik i sitt förbättringsarbete. Och genom att rapportera allt mer i AM System har det arbetet förstärkts ytterligare.
– Nu är vi redo att föra in hela ledningssystemet i AM. Det är här våra arbetssätt och flöden ska ligga. Vi tittar på strukturen för det arbetet och ska utse processägare, som blir drivande för sina respektive processer.

Så det låter onekligen som att det finns anledning att återkomma till Tommy för att höra hur arbetet fortskrider. För en sak är säker, på Pipelife vill man jobba tillsammans, för bättre styrning, digitalisering och ständiga förbättringar.

Användningsområden

Styrande dokumentation, interna avvikelser, reklamationer, förbättringsförslag, revisionsavvikelser (interna revisioner, externa revisioner, systemrevisioner, produktrevisioner), produktprovningar, FAQ, beredningsprocesser, tillbud, skyddsronder och riskhantering.

Dataimport

Från affärssystemet SAP importeras artikelnummer, benämningar och kunddata till utvalda flöden i AM System.

Mätbara resultat

• Avvikelser och förbättringsförslag har mer än fördubblats på ett år. Problem kommer upp till ytan och kan betas av successivt.
• Licenskostnader i andra system har minskat med över 190 tkr på ett år.
• Tidsbesparing på en enskild åtgärdad avvikelse: 30 arbetsdagar

Pipelife Sverige

• Fabriker: Ljung och Ölsremma i Västergötland
• Produktsortiment: Markavloppssystem inklusive brunnar, dräneringssystem, infrastruktursystem, tryckrörssystem, inomhusavloppssystem, kabelskyddssystem och infiltrationssystem