Riskanalyser: Nyckeln till att identifiera och minimera risker

Riskanalyser är ett oumbärligt verktyg för organisationer som strävar efter att minimera osäkerheter och säkerställa att deras processer, produkter och verksamhet uppfyller krav och förväntningar. Oavsett vilken bransch eller verklighet man befinner sig i, handlar riskanalyser om att identifiera, bedöma och eliminera risker för att skapa trygghet och stabilitet genom att förebygga riskerna i processerna.

Den här artikeln ger en fördjupad förståelse för varför riskanalyser är viktiga, hur de kan tillämpas och vad du bör tänka på för att genomföra en effektiv riskanalys.

Varför är riskanalyser viktiga?

Riskanalyser används för att identifiera potentiella risker och problem i ett tidigt skede, vilket gör det möjligt att vidta åtgärder innan riskerna realiseras. De fungerar också som ett sätt att analysera tidigare händelser, säkerställa att existerande riskanalyser är tillräckliga, och förbättra processer och system genom lärdomar, sk. lessons learned.

Exempel på när riskanalyser är avgörande:

• Vid design av nya produkter
• Vid utveckling av en ny produktionsprocess där potentiella felkällor behöver identifieras.
• Efter en incident, där man genom en reverse FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) bedömer om befintliga riskhanteringsåtgärder varit tillräckliga.
• För att säkerställa att organisationen uppfyller krav från standarder som ISO 9001:2015 eller IATF 16949:2016.

Genom att samla ett tvärfunktionellt team med olika kompetenser och perspektiv kan organisationen skapa en mer omfattande och effektiv riskanalys. Detta angreppssätt är särskilt viktigt inom exempelvis bilindustrin, där standarder som IATF 16949:2016 kräver en strukturerad och inkluderande riskbedömning.

Att tänka på inför en riskanalys

Definiera processen och dess mål

Första steget i en riskanalys är att tydligt definiera vilken process som ska analyseras och vad den ska uppnå. Är det en produktionsprocess, där målen ofta är kopplade till kravspecifikationer? Eller handlar det om en administrativ process, där målen kan vara mätbara KPI:er som kortare handläggningstider eller färre fel?

Exempel: En produktionsprocess kan ha som mål att producera en viss volym med minimalt antal defekter. Genom att förstå målet blir det enklare att identifiera risker som kan påverka utfallet.

Förstå sammanhanget

När processen är definierad behöver du analysera dess kontext. Vilka maskiner, material och metoder används? Vilken miljö och vilka intressenter påverkar processen? Hur ser det ut med styrande verktyg som rutiner, instruktioner och medarbetarnas kompetens?

Genom att förstå sammanhanget blir det tydligare vilka risker som kan uppstå och vad som behöver skyddas för att uppfylla intressenternas krav.

Identifiera riskerna

När du har en helhetsbild av processen och dess sammanhang kan du börja identifiera risker. Här handlar det om att tänka både brett och djupt:

• Vad kan gå fel? Detta inkluderar allt från utrustningsfel till mänskliga misstag.
• Hur sannolikt är det att detta händer? Bedöm sannolikheten för varje risk.
• Vad är konsekvenserna? Om en risk realiseras, hur allvarliga blir konsekvenserna?
• Hur svårt är det att upptäcka problemet? Bedöm hur lätt det är att identifiera att något är fel innan det leder till större skador.

Genom att involvera olika funktioner i riskidentifieringen kan organisationen fånga upp risker som annars kanske hade förbises. Olikheten mellan deltagarna är styrkan i detta arbetet!

Vanliga områden för riskanalys

Riskanalyser är användbara inom en mängd olika områden i verksamheten. Några exempel är:

• Brand: Bedöm riskerna för bränder och säkerställ att brandskyddsåtgärder är tillräckliga.
• Hackerattacker: Analysera cybersäkerheten för att identifiera potentiella hot och svaga punkter i IT-systemen.
• Kemikaliehantering: Se till att kemikalier hanteras och förvaras på ett sätt som minimerar risker för personal och miljö.
• Oplanerat produktionsstopp: Förutse och förhindra störningar i produktionen genom att analysera kritiska punkter i maskiner och utrustning.
• Fallolyckor: Identifiera arbetsmiljörisker och implementera åtgärder för att minska olycksrisken.
• Personaltillgång: Säkerställ att det finns tillräcklig bemanning och kompetens för att möta verksamhetens behov.
• Resurstillgång: Hantera risker kopplade till materialbrist eller leveransförseningar.
• Pandemihantering: Bedöm risker för avbrott i verksamheten till följd av sjukdomsutbrott och implementera kontinuitetsplaner.

Riskanalyser i standarder och krav

Riskanalyser är en central del i flera standarder, bland annat ISO 9001:2015 och IATF 16949:2016. Dessa standarder kräver att organisationer systematiskt identifierar och bedömer risker för att säkerställa att processer möter intressenternas krav.

Genom att applicera samma principer för riskanalys oavsett om det gäller kvalitet, säkerhet eller andra områden kan organisationen skapa en enhetlig och effektiv metod för riskhantering.

Från riskanalys till åtgärder

Att identifiera risker är bara första steget. Det viktigaste är att omsätta analysen i konkreta åtgärder som eliminerar eller minimerar riskerna. Här är några steg att följa:

1. Prioritera: Fokusera på de risker som har störst påverkan eller högst sannolikhet.
2. Utforma åtgärder: Skapa planer för att hantera riskerna, såsom att införa skyddsutrustning, förbättra rutiner eller uppdatera maskinstyrningar.
3. Implementera: Se till att åtgärderna genomförs och följs upp för att säkerställa att de är effektiva.
4. Övervaka och förbättra: Riskanalys är en kontinuerlig process. Följ upp regelbundet och uppdatera analysen vid behov.

Slutsats

Riskanalyser är inte bara ett krav i många standarder utan också ett ovärderligt verktyg för att stärka organisationens motståndskraft och säkerställa att den kontinuerligt levererar enligt uppsatta krav och förväntningar. 

Genom att identifiera, bedöma och hantera risker på ett systematiskt sätt kan organisationer minska osäkerheten, skydda sina resurser och skapa en tryggare och mer stabil verksamhet.

Med rätt kultur, strategi och ett tvärfunktionellt arbetssätt blir riskanalys en viktig del av organisationens framgång. Och ju fler som delar uppfattningen av att förebygga risker genom det arbetssättet desto större engagemang åstadkoms.