Vad är ett ärendehanteringssystem?

Ett ärendehanteringssystem hjälper företag att styra aktiviteter och processer inom verksamheten så att alla vet vad som förväntas. Det kan hantera kritiska processer som reklamationer, avvikelser och förbättringsinitiativ. Genom att använda ett digitalt ärendehanteringssystem kan ni samla alla era ärenden och flöden på ett och samma ställe.

Fördelar

• Snabbare hantering av ärenden
• Högre spårbarhet och ansvarsfördelning
• Standardiserade arbetsflöden för alla roller
• Bättre datagrund för analys och förbättring
• Mindre manuellt arbete och färre fel
• Ökad transparens i hela organisationen
• Stöd för certifiering och efterlevnad

Ett ärendehanteringssystem skapar struktur genom att samla alla ärenden på ett ställe. Det effektiviserar arbetet, minskar administrationen och gör det enklare att följa upp ansvar, kvalitet och resultat i hela verksamheten.

Vilka funktioner ska ett ärendehanteringssystem innehålla?

Ett bra ärendehanteringssystem skapar struktur, tydlighet och kontroll i hela processen. För att effektivisera arbetet krävs funktioner som stödjer samarbete, automatisering och anpassning efter verksamhetens behov, till exempel avvikelsehantering. 

 Arbetsflöden och processtyrning

Med tydliga, digitala flöden kan ni skapa struktur från start, tilldela ansvar, sätta deadlines och följa ärendets status i realtid. Varje steg blir spårbart, vilket gör det enkelt att se vem som gjort vad och när. På så sätt säkerställs att inget faller mellan stolarna och att rätt information alltid når rätt person. Målet är att skapa effektiva flöden där rätt data och beslut hanteras på rätt plats, vilket leder till bättre samarbete, kortare ledtider och tydligare ansvarsfördelning. Resultatet blir ett mer effektivt arbetssätt och snabbare beslutsvägar.

Anpassningsbara formulär och mallar

Med AM System Classics drag-and-drop-funktion kan ni enkelt bygga egna formulär och anpassa fält, kategorier och flöden efter verksamhetens behov. Samtidigt finns färdiga mallar för vanliga ärendetyper som reklamationshantering eller avvikelser. Funktionen gör det möjligt att samla rätt information från början, minska manuella moment och säkerställa att ärenden hanteras på ett enhetligt sätt i hela organisationen.

 Automatisering och rapportering

Med smarta triggers kan aviseringar, påminnelser och registrering av nya ärenden ske helt automatiskt, vilket frigör tid för mer värdeskapande arbete. All data samlas i en central databas där ni kan följa status, analysera trender och skapa rapporter som stödjer uppföljning och beslutsfattande. Automatiseringen höjer kvaliteten genom att minimera risken för mänskliga misstag och förbättra spårbarheten i varje steg.

Uppnå ISO-certifieringar

Ett systematiskt och digitalt ärendehanteringssystem gör det enklare att leva upp till krav från standarder som ISO 9001. Genom dokumentering av ärenden, tydliggörande av processer och säkerställd spårbarhet blir arbetet med revisioner och certifiering mer tillförlitligt. Ett exempel är arbetet med leverantörsbedömning, där digital struktur och uppföljning behövs för att uppfylla krav på kvalitet och efterlevnad.  

• Kartlägg nuvarande processer och identifiera förbättringsområden
• Följ upp och utvärdera resultatet med regelbundna interna revisioner
• Presentera tydliga bevis och uppföljningsdata vid extern revision

Jobba smart med AM System Classic

Med ärendehantering i AM System Classic samlar ni alla ärenden, processer och dess utfall på ett ställe för ökad struktur, spårbarhet och kvalitet. Systemet är molnbaserat, enkelt att anpassa och tillgängligt var ni än arbetar. Med stöd från vårt erfarna team får ni en smidig implementering och ett verktyg som växer med verksamheten.