Fokus på snabb nytta under första året med AM System på Sundsvalls Hamn

“Plocka något enkelt” svarar Anita Lindholm, Sundsvalls Hamn, på frågan om hennes bästa tips för hur en organisation kommer igång med ett nytt systemstöd. Anita som är ansvarig för kvalitet, miljö och arbetsmiljö har tillsammans med sina kollegor använt AM i ungefär ett år när vi når henne på telefon i april 2020. 

– Hitta det som ni redan gör regelbundet ute på verksamheten, som ni ser en möjlighet att förenkla och förbättra genom systemet. Börja inte med sånt som ni gör sällan eller som bara någon som sitter på kontoret håller på med, fortsätter hon. 

Även om resan med AM bara har börjat har Anita mångårig erfarenhet av att jobba med ledningssystem. Hon har dels jobbat nära den här typen av system i större organisationer, dels certifierat ledningssystem ute i landet under ett tiotal år som revisor. 

– Det handlar om att bygga upp systemet så att det blir enkelt att använda, att börja där det finns störst chans att skapa en positiv upplevelse för medarbetarna. Ingen ska i längden behöva känna att de bara har fått en extra arbetsbörda på sig, förklarar hon. Självklart är det initialt en del arbete med att bygga upp systemet, men alla måste snabbt kunna se hur systemet kan vara till nytta.

Samtidigt poängterar Anita vikten av att varje medarbetare får rätt tekniska förutsättningar direkt. Det håller inte att ha ett fantastiskt ledningssystem samtidigt som människor springer runt med block och penna.

– Om du till exempel vill komma bort från excel-listan som många använder idag när de genomför sina ronder är det bra att se till att den som ska göra ronden har en smartphone eller en läsplatta. Annars kommer folk fortsätta springa runt med block och penna för att sedan behöva sätta sig framför datorn och fylla i allting, vilket bara blir dubbelarbete, förklarar Anita.

Att välja rätt system 

Första tiden med det nya ledningssystemet är viktig, men kanske ännu viktigare är att välja rätt system från första början. Sundsvalls Hamn visste att de behövde ett systemstöd. Framförallt var de intresserade av att kunna hantera sina ärenden och sitt underhåll, men de var också nyfikna på en lösning för att organisera arbetet med sina dokument. 

– Det som var viktigt för oss var att hitta ett system som var lagomt. Lagom stort, lagom komplext och tillräckligt kompetent för att vi skulle kunna göra det vi ville. Jag har sett många olika system genom åren men AM kändes lättarbetat. Vi insåg att vi skulle kunna göra mycket själva i systemet utan att behöva bli beroende av externa konsulter, berättar Anita.

En positiv ingång i systemet

När Sundsvalls Hamn väl valt AM som systemstöd var det viktigt för Anita att få en positiv ingång till systemet. Hennes erfarenhet sa att allting skulle bli enklare om bara starten blev bra. 

– Vi började med Ärende, förklarar Anita. Jag såg snabbt att vi kunde ta saker som vi gjorde i Excel och stoppa in det i systemet. Där fick vi direkt en snabb vinst för alla inblandade som gav en positiv ingång i systemet. Det gör allting som kommer sen enklare. Så vi började med ett antal ronderingar som vi behöver göra. Eftersom vi jobbar med infrastruktur har vi tekniker som vid olika tider gör ronder på olika delar av hamnen. Genom att lägga in ronderna i systemet kan teknikerna nu göra dem direkt på sin telefon eller i en läsplatta, vilket snabbt har fått dem att se nyttan med systemet. 

Efter den initiala vinsten har Sundsvalls Hamn lagt in mer och mer i systemet, såsom tillbud, olycksfall, avvikelsehantering och skyddsronder. Ju mer de lägger in i systemet, desto mer av ett arbetsredskap blir systemet. 

– Efter att vi kommit igång med Ärende började vi bygga upp Underhåll i AM System. Här har vi redan lagt in en hel del, men arbetar fortfarande med att fylla på systemet. När vi nu för tiden har en arbetsorder i systemet glömmer vi inte längre bort någonting. Har vi det däremot i Excel är det lätt att tappa bort så fort det händer någonting annat som kräver vår uppmärksamhet, förklarar Anita. 

Anita berättar vidare att Sundsvalls Hamn nu arbetar mot att ha AM som det primära sättet att dela information. Saker och ting ska inte längre ligga i en specifik persons mapp, utan i ett öppet system där rätt personer kan hitta det. 

– På så sätt behöver vi inte längre leta om vi undrar när en besiktning var gjord eller vad det stod på en vattenmätare senast den avlästes. Allting finns där. Det blir ett system för att dela information. I semestertider och vid frånvaro är det lätt att behålla samma arbetssätt eftersom systemet talar om för oss vad som ska göras, oavsett vem som gör det. Det blir helt enkelt lättare att täcka upp för varandra. 

Efter ett år med AM har Sundsvalls Hamn hunnit landa i hur de vill använda systemet, som är på väg att bli ett nödvändigt stöd i det dagliga arbetet.  

– Målet är att våra tekniker ska ha sina att göra-listor i systemet. Jag vill att de ska kunna starta upp AM, se vad de ska göra och planera sitt arbete efter det. Systemet ska kunna bli ett stöd både i planeringen och utförandet av arbetet.

AM som naturlig startsida för arbetet

Ett av de senaste stora stegen i att använda systemet tog Anita efter AM:s kundträff i Skellefteå den 3 oktober 2019 efter att ha lyssnat på en inspirationsföreläsning om hur man kan bygga upp en portal i AM.

– I dag när vi loggar in i systemet har vi det som vår startsida, som en portal. Därifrån kan vi göra det viktigaste, som att registrera nya ärenden och navigera till mina aktuella ärenden och underhåll med ett knapptryck. Vi har också lagt upp externa länkar som är viktiga för oss till sådant som kemikaliedatasystem. Resultatet är att vi inte behöver hålla reda på var i systemet saker finns, allt det viktigaste når vi med ett klick från startsidan, avslutar Anita.