Fagerhult - ett lysande exempel på bra onboarding

När Fagerhult skulle göra ett omtag och samla sitt ledningssystem i en ny plattform föll valet på AM System med vägledande onboarding. Här berättar de om värdet av att kraftsamla, ta steg i rätt ordning och att jobba fokuserat.

Fagerhult är ett anrikt belysningsföretag. Historien började 1945 med entreprenören Bertil Svensson som skulle uppvakta sin mamma med en lampa. Idag arbetar runt 600 personer på fabriken utanför Habo, fördelat på produktion, labb, utveckling och kontor.

Fagerhults i världen

Genom tretton säljbolag runt om i världen förses Fagerhults kunder som är arkitekter och elinstallatörer med armaturer, helhetslösningar och speciallösningar för att passa deras behov. Som privatperson kan man ta del av Fagerhults produkter i offentliga miljöer, t.ex sjukhus, gatubelysning och ljussättning i parker.

Utvärdering av olika system

Fagerhult och Ateljé Lyktan, som båda ingår i Fagerhult Group, hade tidigare ett gemensamt specialbyggt ledningssystem. Behovet att byta ut det befintliga mot något annat tog fart hösten 2021. Företagen utvärderade flera olika plattformar och i slutändan föll valet på AM System.

– Det kändes mångsidigt och kunde ersätta flera andra system som vi hade, säger Josefine Karlsson, kvalité-och miljökoordinator.

Vägledande Onboarding

Samarbetet med AM System inleddes i februari 2022, med en vägledande digital Onboarding, där moment av förankring, utbildning och hemläxor ingick.

"Det var verkligen en jättebra struktur på Onboardingen. Med tydliga steg, deadlines och avstämningar"

- Det har handlat om allt ifrån hur vi kan tänka med processkartor och navigering, till inställningar för olika användare. Det var också bra med pauserna mellan momenten. Då kunde vi jobba på själva, slipa det vi hade gjort och sedan få vägledning på nytt av teamet på AM System, förklarar Josefine.

Stolta över resultatet

Under Onboarding momenten medverkade Josefine och hennes chef Nina Ström, som tillsammans tagit alla steg vidare in i organisationen.

"AM System har den stora fördelen att det är intuitivt och enkelt att lära sig"

- Vi har hållit i totalt fyra timmars intern utbildning och idag bidrar cirka 25 medarbetare med att bygga upp hela ledningssystemet och runt 250 personer är på olika sätt användare. På 6 månader kunde vi lära upp representanter, sortera gamla rutiner, skapa nya processkartor och lansera det nya ledningssystemet vilket känns helt otroligt snabbt, säger Josefine.

Mer visuellt för medarbetarna

Idag har Fagerhult skapat och samlat cirka 80 % av sin styrande dokumentation i dokumentmodulen och Josefine berättar att bara några dagars arbete återstår. Sedan är ju hela ledningssystemet ett levande arbete, som hela tiden förbättras och förfinas.

– Tack vare dokumentmodulen har vi fått till en bra struktur. Dokument är enkla att skapa, samarbeta i, uppdatera och versionshantera, vilket tidigare var besvärligt. Vi har också nyttjat layoutdokument till att visualisera våra processer, vilket gjort det så mycket tydligare för användarna.

"Nu kan alla enkelt klicka sig runt i våra processer och hitta det dom behöver"

– Vi ser även att våra revisioner kommer att bli mer automatiserade. Förr behövde vi lägga mycket tid på att samla in data och göra olika exporter. Nu finns allt i AM System.

Onboardingens sista moment

I januari påbörjades Onboardingens sista moment, med AM Systems Ärendemodul.

– Den delen handlar om att bygga ärendeflöden och börja hantera våra ärenden med mer systematik och automatik. Det kommer att göra oss mer effektiva och bespara oss mycket tidstjuvar med olika interna mailtrådar, säger Josefine.

Josefine Karlsson, kvalité- och miljökoordinator

Rekommenderar kraftsamling

När Josefine får sammanfatta Onboardingen betonar hon upplägget med alla moment och en tydlig projektgrupp som jobbat fokuserat.

– Vi är stolta över resultatet och glada över att vi kraftsamlade. Min roll har hela tiden varit att koordinera arbetet och involvera alla inblandade. För mig var det därför väldigt bra med det digitala upplägget, att alla sessioner skedde på video. Det gjorde att jag kunde spela in vissa moment och gå tillbaka i lugn och ro i materialet. Så här i efterhand hade vi säkert kunnat medverka några fler i Onboardingen, för att förankra ännu mer internt.

För AM Systems kundutveckling är Fagerhult ett väldigt lyckat exempel.

– Josefine och hennes kollegor har tagit till sig AM Systems plattform och våra råd på ett fantastiskt sätt. De har jobbat på bra mellan de olika stegen, varit lyhörda för vår feedback och arbetat strukturerat inom organisationen. Det blir riktigt kul att fortsätta följa deras resa, säger Victoria Abrahamsson, kundutvecklare på AM System.

Effekter och resultat

• Bättre struktur och ordning
• Vi kan samarbeta i dokument
• Mall-funktionen underlättar för alla internt
• Enkelt att söka och hitta rätt dokumentation
• Användarvänligt och intuitivt
• Bra versionshantering och dokument är enkla att uppdatera