Så fick Lundgrens en effektiv reklamationshantering och kvalitetsuppföljning

När Mark Leadley började på Lundgrens Sverige såg han genast behovet av ett systemstöd för kvalitetsstyrning och avvikelsehantering. Med sin tidigare erfarenhet av AM System blev valet enkelt och sedan ett år tillbaka använder Lundgrens AM Systems plattform.

Här berättar Mark om hur de arbetar med sin dagliga styrning och hur de förbättrat sin reklamationshantering. Områden som gett dem ökat förtroende bland kunderna.

Lundgrens Sverige har sedan starten för över 75 år sedan byggt upp ett av marknadens bredaste sortiment inom slangar och industrigummi. Företaget har genom åren ständigt strävat efter att förbättra kvalitet och effektivitet i sina processer. Genom användandet av AM System har man både höjt kvaliteten på reklamationshanteringen och skapat ett strukturerat system för intern avvikelsehantering. Detta har gett företaget bättre uppföljning och statistik men också ett stärkt kundförtroende, genom digitalisering och effektivare processer.

Mark Leadley arbetar som Plats- och Produktionschef på Lundgrens hydrauliksegment. En roll han tillträdde i november 2022. Redan från början såg Mark behovet av ett effektivare systemstöd för kvalitetsstyrning och avvikelsehantering och då var AM System det naturliga valet.

– Min första kontakt med AM System var i min tidigare roll som kvalitetschef på ett annat företag inom tillverkande industri, där vi var kunder sedan flera år tillbaka. Jag såg tidigt potentialen för systemet även hos Lundgrens och sedan hösten 2023 är AM System en integrerad del av vår verksamhet, berättar Mark Leadley.

Användning och vikten av intern förankring

Idag använder Lundgrens AM System främst för att hantera interna avvikelser och man har fått positiv respons och engagemang från medarbetarna.

– Genom att skapa skräddarsydda formulär kan vi anpassa systemet efter våra behov och enkelt registrera och följa upp avvikelser. Systemet är intuitivt, vilket gör det lätt att registrera ärenden och snabbt få fram relevant statistik för analys.

"Responsen från våra användare har varit positiv". 

– Även om vi är i ett tidigt skede så har vi lyckats skapa ett engagemang för systemet bland personalen. Denna medverkan är viktig för att säkerställa att processerna för ärendehantering fungerar smidigt och att alla har insyn i hur vi utvecklas.

Enkelhet och flexibilitet borgar för att bredda användandet

Lundgrens ser nu stor potential att bredda sitt användande och även inkludera externa avvikelser.

– Idag används AM System framförallt internt. Framöver ser vi stora möjligheter att även öppna upp för externa formulär till våra kunder och leverantörer, vilket ytterligare kan effektivisera våra processer. Det vi verkligen värdesätter med AM System är att det är enkelt och flexibelt.

"Möjligheten att skapa formulär som kan anpassas till vår specifika verksamhet gör stor skillnad."

Utöver detta har Lundgrens kreativa användande också utmynnat i en oväntad effekt. Ett morgonmöte-formulär som de byggt upp i AM System har blivit en central del i deras dagliga styrning.

– Där samlar vi all viktig information inför dagen och säkerställer att hela teamet är uppdaterade och samordnade. Formuläret fungerar som en checklista och informationscentral för allt som rör dagens aktiviteter och prioriteringar. Genom det kan vi snabbt upptäcka och lösa problem, vilket gör att vi kan hålla en hög produktivitet, förklarar Mark.

Ökat förtroende från kunder

Genom att Lundgrens har förbättrat sin reklamationshantering avsevärt, har också deras kundrelationer förbättrats. Möjligheten att samla all dokumentation kopplad till reklamationer och att få påminnelser om uppföljningar säkerställer att inget faller mellan stolarna.

– En något oväntad fördel är att även våra kunder uppskattar våra nya digitala arbetssätt, vilket ökat deras förtroende för oss, säger Mark och fortsätter:

– Den effektiva exportfunktionen hjälper oss dessutom att skapa en tydlig statistik, vilket ger en klar bild av företagets status och utvecklingsområden. Genom att snabbt identifiera och åtgärda brister stärker vi både verksamhet och leveranssäkerhet, avslutar Mark Leadley.

Exempel på användningsområden

• Avvikelser: Registrering och uppföljning av avvikelser i produktion, lager och på kontoret hjälper Lundgrens att hålla hög kvalitet i alla led.
• Reklamationshantering: Används för att hantera kundreklamationer. Man planerar även att införa detta för sina leverantörer.
  
• Tillbudshantering: Underlättar uppföljning och förebyggande åtgärder vid tillbud.
  
• Daglig styrning: Ett särskilt “Morgonmötes”-formulär samlar status och prioriteringar för dagen, vilket gör Lundgrens dagliga möten mer strukturerade och fokuserade.
  
• Ändringshantering: Implementerad sedan sex månader tillbaka.
  
• Internrevisioner: Effektiviserar vår kvalitetsuppföljning.