– Processkartläggningen gav oss en helhet i vårt ledningssystem. Vi har varit ISO-certifierade i 9001 och 14001 några år och med AM:s plattform har vi verkligen fått koll på både processer, dokumentation och ärendeflöden, säger Matilda Eriksson som arbetar med företagets miljö- och kvalitetsfrågor.

Matilda Eriksson på Lundby Container Service

Började kartlägga och visualisera

På Lundby Container Service använder man både Ärende och Dokument av AM, version 6.0. De var en av de första kunderna som vid årsskiftet uppgraderade till den senaste versionen och efter en introduktionsutbildning med AM System började de rita upp, kartlägga och visualisera sina processer.

– AM Systems layoutdokument, som är en av de nya funktionerna i version 6.0 är verkligen lätta och smidiga att jobba med. Vi ritade vår huvudprocess och sedan utgick allt ifrån den. Vi har illustrerat våra olika stödprocesser på ett och samma sätt, så att alla olika användare ska känna igen sig. Alla processer är klickbara så att användarna enkelt kan klicka sig vidare för att hitta rätt dokument och ärenden.

Fastnade för enkelheten

Det var efter en avvikelse från en extern revision som LCS började titta på olika plattformar för att samla hela ledningssystemet och gjorde i samband med det en utvärdering av tre olika plattformar och leverantörer.

– Vi fastnade för AM:s enkelhet. Det kändes hanterbart med stora möjligheter, men inte för stort på en gång. Här kan vi börja smått, växa successivt och samla så mycket som vi vill. Det passade oss perfekt, eftersom vi är ett relativt litet företag på ca 20 personer, förklarar Matilda.

Ledning involveras och roller tydliggörs

I arbetet med att visualisera alla delprocesser blir det ofta tydligt vem som ansvarar för vilka delar inom en verksamhet. Och det är viktigt att också ledning involveras i arbetet.

– När vi ritade upp alla processer började vi samverka mer. Nu utgår vi från något gemensamt och det blir tydligt hur vi ska jobba och vem som är ansvarig för vad. Delaktigheten ökar också när det är enkelt att dela dokument med varandra. Vi slipper mail med bifogade dokument och kan istället hjälpas åt i ett och samma dokument. Versionshanteringen i AM är tydlig och enkel och vi riskerar inte att samma dokument ligger på flera ställen.

Startsidan när arbetsdagen börjar

Idag har LCS samlat styrande dokumentation i AM samt flera ärendeflöden, som avvikelser, förbättringsförslag och riskanalyser. Allt tydligt kopplat från deras olika processer. Större avvikelser hanteras som enskilda projekt, som de byggt ett separat flöde för, direkt i AM. Just nu testar de även ett flöde för ändringshanteringslogg i AM tillsammans med två kunder.

– Idag använder 60% av medarbetarna AM och målet är att alla ska ha plattformen som sin startsida när de startar sin arbetsdag. Nu när processerna är på plats så kan vi även städa en del i vår tidigare dokumentation, samt komplettera med rutiner och ärenden där det behövs. Så arbetet fortsätter, men det är betydligt roligare och blir dessutom mycket snyggare i version 6.0, avslutar Matilda.