Vissa policyer är lagstadgade, exempelvis arbetsmiljöpolicyn för företag med minst 10 anställda, medan andra är nödvändiga för att uppfylla krav i certifieringar, som ISO 9001. Policyer fungerar också som ett strategiskt verktyg för att stärka företagets profil och skapa förtroende, både internt och externt. En välformulerad policy kan vara ett konkurrensmedel och visar att företaget tar sitt ansvar på allvar.
En policy bör vara tydlig, konkret och anpassad för organisationens behov. Undvik tekniskt språk och juridiska termer – skriv istället på ett enkelt och vardagligt sätt för att säkerställa att alla förstår och följer riktlinjerna. Komplettera gärna policyn med rutiner, riktlinjer och förklaringar som hjälper medarbetarna att förstå varför vissa regler, förhållningssätt och arbetssätt finns.