ANVÄNDNINGSOMRÅDE

Digitalisera och strukturera era policyer i AM System

En policy är ett viktigt verktyg för att skapa ordning, tydlighet och trygghet i en verksamhet. Oavsett om det handlar om en arbetsmiljöpolicy, IT-policy eller miljöpolicy är det avgörande att dokumenten är lätta att hitta, använda och uppdatera. Med AM System får ni en plattform som gör det enkelt att hantera era policydokument, från skapande till spridning och revidering.

Personer vid konferensbord i kontorsmiljö

AM System beskriver

Varför ska vi ha policyer och vad ska de innehålla?

Vissa policyer är lagstadgade, exempelvis arbetsmiljöpolicyn för företag med minst 10 anställda, medan andra är nödvändiga för att uppfylla krav i certifieringar, som ISO 9001. Policyer fungerar också som ett strategiskt verktyg för att stärka företagets profil och skapa förtroende, både internt och externt. En välformulerad policy kan vara ett konkurrensmedel och visar att företaget tar sitt ansvar på allvar.

En policy bör vara tydlig, konkret och anpassad för organisationens behov. Undvik tekniskt språk och juridiska termer – skriv istället på ett enkelt och vardagligt sätt för att säkerställa att alla förstår och följer riktlinjerna. Komplettera gärna policyn med rutiner, riktlinjer och förklaringar som hjälper medarbetarna att förstå varför vissa regler, förhållningssätt och arbetssätt finns.

Skapa en enhetlig och tillgänglig policystruktur

Att hantera policyer handlar inte bara om att skapa dokument – det handlar om att bygga en struktur där riktlinjer är lätta att hitta, förstå och följa. I AM System får ni ett digitalt verktyg där policydokument inte bara lagras, utan blir en del av ett levande och dynamiskt system. Genom att koppla policyer till era arbetsprocesser och göra dem lättillgängliga skapar ni en kultur där riktlinjer blir en naturlig del av det dagliga arbetet.

Exempel på arbetsmiljöpolicy skapad direkt i ledningssystemet

STEG FÖR STEG

Digital policyhantering – så fungerar det i AM System

Att hålla policydokument uppdaterade kan vara en utmaning, men AM System förenklar processen med smarta funktioner.

Dokument med utgåva och versionshantering

Hantera versioner automatiskt

Håll policydokumenten uppdaterade och tydliga genom att hantera versioner automatiskt.

  • Alla ändringar sparas som nya versioner för enkel spårbarhet.
  • Användarna ser alltid den senaste versionen för att undvika förvirring.
  • Vid behov kan man enkelt jämföra innehållet med tidigare utgåvor som förenklar transparensen och förståelse för historiken.
Granskning av dokument

Arbeta tillsammans i dokument

Underlätta samarbetet kring era policyer genom att arbeta i samma dokument i realtid.

  • Ge flera användare möjlighet att redigera och kommentera samtidigt.

  • Följ ändringshistoriken för att se vem som har gjort vad.

  • Effektivisera processerna genom att samla allt arbete i ett och samma system.
Kvinna och man med dator i industrimiljö

Kom åt policyn överallt

AM Systems molnbaserade lösning gör era policyer tillgängliga var ni än befinner er.

  • Arbeta från dator, surfplatta eller mobiltelefon med samma funktionalitet.
  • Gör det enkelt att granska och uppdatera policyer på resande fot.
  • Säkerställ att alla har tillgång till rätt information, oavsett plats.

 

Samarbeta och dela dokument med andra

Skicka ut påminnelser automatiskt

Automatisera revideringen av policyer genom att standardisera påminnelser i systemet.

  • Skicka aviseringar till ansvariga personer när det är dags att revidera.
  • Säkerställ att inga viktiga deadlines missas.
  • Effektivisera granskningsprocessen och håll policydokumenten aktuella.
Se och kontroller läskvittens av styrande dokument

Sprid policydokumentet enkelt

Gör det smidigt att dela era policyer med hela organisationen eller externa parter.

  • Använd läskvittens för att säkerställa att alla har tagit del av viktiga uppdateringar.
  • Lägg upp publika länkar på er webbplats för extern tillgång.
  • Gör informationen tillgänglig för alla relevanta intressenter snabbt och säkert.

En modern och effektiv policyhantering

Med AM System blir policyhantering en strategisk tillgång snarare än en administrativ börda. Genom att digitalisera era policyer får ni:

  • Ett centralt och strukturerat system: Alla policydokument hanteras på ett ställe.
  • Effektiv hantering och uppföljning: Versionskontroll, automatiserade påminnelser och läskvittenser.
  • Sömlös integration i verksamheten: Policyer kan kopplas till processer, utbildningar och ärendeflöden.

Genom att samla policyhanteringen i AM System får ni en enkel, uppdaterad och transparent lösning som säkerställer efterlevnad och gör informationen lättillgänglig för alla.

Exempel på arbetsmiljöpolicy skapad direkt i ledningssystemet

Testa gratis

Redo att göra jobbet enklare och roligare?

Vill du se med egen ögon hur AM System kan göra skillnad för er? Prova vårt kostnadsfria demokonto och upptäck hur enkelt det är att skapa struktur, effektivitet och flyt i vardagen.
Testa-AM-System-gratis-1