ISO 9001:2026 – så förbereder ni ert ledningssystem

ISO 9001:2026 publicerades i september 2026 och ersätter ISO 9001:2015. För redan certifierade organisationer innebär det en övergångsperiod fram till den 30 september 2029.

Den nya utgåvan innebär inte att ledningssystemet behöver byggas om från grunden. Processinriktning, kundfokus, riskbaserat tänkande och ständiga förbättringar ligger fast. Däremot har flera krav förtydligats och förstärkts, bland annat inom ledarskap, kvalitetskultur och etiskt agerande samt hantering av risker och möjligheter.

Ett naturligt första steg är därför att genomföra en gap-analys: Vad uppfyller vi redan, vad behöver förändras och vilka delar av verksamhetens processer och ledningssystem berörs?

Tre saker att ha koll på

1. Övergången ska vara klar senast 30 september 2029

Organisationer som är certifierade enligt ISO 9001:2015 har tre år på sig att genomföra övergången till ISO 9001:2026. Övergången kan genomföras i samband med en ordinarie uppföljnings- eller omcertifieringsrevision eller genom en separat övergångsrevision.

2. Förändringarna bygger vidare på befintlig struktur

ISO 9001:2026 behåller standardens grundläggande struktur och processinriktning. Förändringarna handlar framför allt om förtydligade och förstärkta krav, bland annat kring ledarskap, kvalitetskultur, etiskt agerande samt en tydligare hantering av risker respektive möjligheter.

3. Börja med en gap-analys

Genom att jämföra ert befintliga ledningssystem med de förändrade kraven kan ni identifiera vilka processer, arbetssätt och vilken dokumenterad information som behöver ses över. Resultatet blir ett konkret underlag för prioritering och planering av övergången.

Så kan ni genomföra en gap-analys

En gap-analys behöver inte göras mer komplicerad än nödvändigt. Utgå från standardens förändrade krav och koppla dem till de delar av verksamheten och ledningssystemet som faktiskt berörs. Gap-analysen utförs i fyra steg

1. Identifiera förändrade krav och berörda processer

Börja med att gå igenom skillnaderna mellan ISO 9001:2015 och ISO 9001:2026. Identifiera vilka klausuler som innebär förändrade eller förtydligade krav och koppla dessa till berörda processer i verksamheten.

Involvera processägare och relevanta funktioner tidigt. Kvalitetsfunktionen kan samordna arbetet, men bedömningen behöver göras tillsammans med dem som äger och arbetar i processerna.

2. Bedöm nuläget

Gå igenom respektive berörd process och bedöm hur väl dagens arbetssätt uppfyller kraven.

Utgå från hur verksamheten faktiskt arbetar, inte enbart från vad som står i en rutin. Granska processer, ansvar, styrande dokumentation, formulär och andra relevanta delar av ledningssystemet. Då blir gap-analysen samtidigt en kontroll av att ledningssystemet speglar verkligheten.

Klassificera resultatet på ett sätt som passar er verksamhet, exempelvis:

• Uppfyllt: Befintligt arbetssätt möter kravet.

• Delvis uppfyllt: Arbetssättet behöver kompletteras eller förtydligas.

• Gap: Krav eller tillämpning saknas.

• Förbättringsmöjlighet: Inget direkt gap mot standarden, men möjlighet att utveckla arbetssättet.

3. Dokumentera gap och koppla dem till ledningssystemet

När ni dokumenterar identifierade gap och förbättringsbehov, var tydliga med var i ledningssystemet det aktuella kravet eller arbetssättet hör hemma. Det kan exempelvis vara ett specifikt steg i en process, ett styrande dokument eller ett styrt formulär och arbetsflöde i Ärende.

På så sätt blir det tydligt både vad som behöver förändras och var förändringen ska genomföras. Det ger också bättre spårbarhet mellan standardens krav, verksamhetens processer och den information som styr det dagliga arbetet.

Beskriv konkret vad som saknas eller behöver utvecklas. Ett tydligt konstaterande ger ett betydligt bättre underlag för åtgärd än exempelvis ”rutinen behöver ses över”.

4. Hantera åtgärder och följ upp

Omsätt identifierade gap och förbättringsbehov i konkreta aktiviteter med ansvarig, prioritet och önskat slutdatum.

I AM System kan identifierade gap exempelvis hanteras i Ärende, genom befintliga flöden för korrigerande åtgärder och förbättringsförslag. Där kan beslutade aktiviteter fördelas, hanteras och följas upp tills de är genomförda.

Alla förändringar behöver inte genomföras samtidigt. Genom att prioritera utifrån krav, risk och verksamhetspåverkan kan organisationen genomföra övergången kontrollerat och samtidigt integrera arbetet i den ordinarie förbättringsprocessen.

Vad har förändrats i ISO 9001:2026?

ISO 9001:2026 behåller samma övergripande struktur som föregående utgåva. Förändringarna innebär framför allt att International Organization for Standardization (ISO) har förtydligat och förstärkt ett antal områden.

Klausul 4 – Organisationens förutsättningar

Klimatförändringar ska fortsatt beaktas vid analysen av organisationens förutsättningar och relevanta intressenters krav. Detta infördes redan genom tillägget till ISO 9001:2015 från 2024 och är nu en del av den nya utgåvan.

För en tillverkande verksamhet kan det exempelvis innebära att bedöma om klimatrelaterade förändringar påverkar råvarutillgång, leverantörskedjor, produktionsförutsättningar eller möjligheten att uppfylla kundkrav.

Klausul 5 – Ledarskap

Ledningens ansvar har fått större tyngd. ISO 9001:2026 lyfter tydligare fram kvalitetskultur, etiskt agerande och ledningens ansvar för att skapa förutsättningar för ett effektivt ledningssystem.

Kvalitet ska med andra ord vara en del av hur verksamheten leds och utvecklas – inte en fråga som enbart ägs av kvalitetsfunktionen.

Även kopplingen mellan kvalitetspolicy, organisationens förutsättningar och strategiska inriktning har förtydligats.

Klausul 6 – Risker och möjligheter

Standarden gör en tydligare åtskillnad mellan risker och möjligheter. Syftet är att organisationen inte bara ska arbeta med att förebygga oönskade händelser, utan också systematiskt identifiera och ta tillvara möjligheter till utveckling och förbättring.

Det innebär ett bra tillfälle att se över hur risker och möjligheter identifieras, bedöms, hanteras och följs upp i verksamhetens olika processer.

Klausul 7 – Medvetenhet

Kraven på medvetenhet har utvecklats och omfattar tydligare organisationens kvalitetskultur och etiska förhållningssätt.

Det innebär att organisationen inte enbart behöver definiera principer och förväntningar. Medarbetarna behöver också förstå vad dessa innebär i deras eget arbete och hur de bidrar till ledningssystemets effektivitet.

Bilaga A – stöd för tolkning och tillämpning

ISO 9001:2026 innehåller en utvecklad bilaga A som ger ytterligare vägledning kring begrepp och avsikten bakom vissa krav. Det kan vara ett värdefullt stöd både vid gap-analysen och i dialogen med processägare och ledning.

Använd ledningssystemet som stöd i övergången

En övergång till en ny standardutgåva handlar inte bara om att uppdatera dokument. Det handlar om att säkerställa att verksamhetens processer, ansvar och arbetssätt möter kraven – och att beslutade förändringar får genomslag i verksamheten.

I AM System Classic kan processer, styrande dokumentation och ärendeflöden samlas och knytas ihop i ett komplett kvalitetsledningssystem.

Med processkartläggning kan ni visualisera verksamhetens huvud- och stödprocesser och skapa processkartor som leder vidare till exempelvis rutiner, instruktioner och relevanta ärendeflöden. Det ger en tydlig överblick när ni ska identifiera vilka delar av verksamheten som berörs av förändrade krav.

När ett gap innebär att ett styrande dokument behöver förändras kan dokumentet revideras och hanteras enligt verksamhetens ordinarie flöde för dokumentstyrning. Om förändringen i stället berör ett arbetssätt eller formulär i Ärende kan det identifieras och hanteras där.

De gap och förbättringsbehov som identifieras kan samtidigt registreras och drivas vidare i Ärende, exempelvis som korrigerande åtgärder eller förbättringsförslag. Beslutade aktiviteter kan då tilldelas ansvariga och följas upp inom ramen för verksamhetens ordinarie förbättringsarbete.

Från gap-analys till ett bättre ledningssystem

Tre år kan kännas som gott om tid. Men för en tillverkande verksamhet med många processer, dokument, processägare och beroenden är det klokt att börja strukturerat.

Använd inte övergången enbart till att kontrollera att varje nytt eller förändrat krav är omhändertaget. Ta samtidigt tillfället att fråga:

• Speglas våra faktiska arbetssätt i ledningssystemet?

• Är ansvar och processägarskap tydliga?

• Är det enkelt för medarbetarna att hitta rätt styrande information?

• Fångar vi upp avvikelser, risker och förbättringsmöjligheter där de uppstår?

• Har vi ett fungerande arbetssätt för att styra och följa upp beslutade åtgärder?

Då blir övergången till 2026 års utgåva av ISO 9001 mer än en uppdatering inför nästa revision. Den blir ett tillfälle att säkerställa att ledningssystemet speglar verksamheten, stödjer förbättringsarbetet och gör det lätt att göra rätt.