Total Quality Management (TQM)

Totalkvalitet, eller Total Quality Management (TQM), är ett helhetsorienterat arbetssätt som syftar till att skapa långsiktig kvalitet genom att involvera hela organisationen. Kvalitet ses inte bara som ett slutresultat, utan som ett sätt att arbeta, tänka och samarbeta för att ständigt förbättra processer, produkter och tjänster. TQM fokuserar inte enbart på kontroll i slutet av processen, utan på att bygga in kvalitet i varje steg, från strategi och ledarskap till dagligt operativt arbete. Målet är totalkvalitet, där alla delar av verksamheten arbetar mot samma kvalitetsinriktade vision.

Huvudprinciper

TQM bygger på ett antal principer som tillsammans skapar en stabil grund för hållbart kvalitetsarbete. Arbetssättet ligger nära internationella standarder som ISO 9001 och ISO 14001, där fokus ligger på systematik, kundfokus och ständiga förbättringar. 

1. Kundorientering

Kvalitet definieras utifrån kundens behov och förväntningar: alla processer ska i slutändan skapa värde för kunden. Deras behov och förväntningar styr kvalitetsnivån.

2. Processfokus

I stället för att endast bedöma resultatet analyseras processerna som skapar resultatet i syfte att förbättra helheten.

3. Ständiga förbättringar

TQM bygger på filosofin att alltid söka bättre sätt att arbeta och utveckla förbättringar löpande – i stora projekt och i små steg, till exempel med hjälp av Kaizen.

4. Delaktighet och kompetens

Alla medarbetare ska förstå sitt bidrag till kvalitet och få rätt förutsättningar att påverka.

5. Systematiskt ledarskap

Ledningen ansvarar för riktning, struktur, resurser och kultur som krävs för att lyckas med totalkvalitet.

6. Faktabaserade beslut

Besluten ska baseras på data, inte antaganden. Metoder som Six Sigma och processmätningar spelar stor roll för att lyckas med detta.

Fördelar

• Högre och jämnare kvalitet tack vare minskad variation och färre fel
• Förbättrad kundnöjdhet
• Lägre kostnader genom färre omarbetningar
• Ökad stolthet och delaktighet i organisationen
• Stabilare och mer förutsägbara processer
• Förbättrad konkurrenskraft

TQM som kvalitetssystem

Som kvalitetssystem handlar TQM om att samla metoder, processer och kultur i ett gemensamt sätt att arbeta. Det rör hur ni strukturerar era processer, hur beslut fattas och hur ni driver förbättringar framåt. Tre perspektiv är centrala: ett tydligt kundfokus, ett engagerat ledarskap som visar riktning och en kultur där förbättringar är en naturlig del av vardagen.

I praktiken innebär arbetet med totalkvalitet att organisationer använder sig av beprövade förbättringsmetoder som Lean och strukturerade problemlösningsmodeller som 8D-metoden.

5S och TQM - En stabil grund för kvalitet

En förutsättning för att lyckas med TQM är ordning och tydlighet i det dagliga arbetet. 5S-metoden hjälper till att skapa struktur, minska slöseri och göra avvikelser lättare att upptäcka. Den är ett naturligt komplement till TQM och ett praktiskt första steg för många organisationer. Kolla gärna in vår praktiska 5S-checklista för att komma igång snabbt.

Varför använda TQM?

Kvalitetsstyrning med totalkvalitet gör kvalitetsarbetet till en integrerad del av det dagliga arbetet, istället för ett separat projekt vid sidan av. Det kan handla om att kartlägga och standardisera nyckelprocesser, arbeta strukturerat med avvikelser och rotorsaksanalys, visualisera mål och resultat eller samla tvärfunktionella team kring problem som behöver lösas.

När arbetssättet är etablerat blir kvalitet en gemensam angelägenhet. Processer följs upp regelbundet, förbättringar dokumenteras och erfarenheter sprids i organisationen. På så sätt utvecklas verksamheten steg för steg, utan att tappa kopplingen till affärsnytta och kundvärde.

7 tips för att lyckas med TQM

Totalkvalitet byggs när kultur, struktur och verktyg samverkar. För att skapa bästa förutsättningar rekommenderas följande:

1. Sätt tydlig riktning från ledningen: Förklara varför kvalitetsarbetet är viktigt och ge det tillräcklig prioritet och resurser.
2. Involvera hela organisationen: Skapa delaktighet genom workshoppar, förbättringsarbete och rotorsaksanalyser så att engagemang och ägarskap växer.
3. Standardisera arbetssätt: Använd tydliga processbeskrivningar, rutiner och visuella stöd för att minska variation.
4. Arbeta datadrivet: Fatta beslut baserat på mätningar, nyckeltal och fakta.
5. Knyt TQM till verksamhetsmål: Fokusera på förbättringar som ger störst affärsvärde, exempelvis minskade reklamationer eller bättre leveransprecision.
6. Använd digitala verktyg: Samla processer, avvikelser och uppföljning på ett ställe för ökad delaktighet, struktur och spårbarhet.
7. Definiera KPI:er: Genom att definiera och arbeta mot effektiva KPI:er kan ni säkerställa att ni mäter det ni vill mäta och skapa verkligt värde.